Das vorliegende Konsistenzprüfungs-Modul beinhaltet inzwischen ein relativ mächtiges Bündel an Maßnahmen, um den ASV-Datenbestand im Bereich Schüler-Anschriften/-Kommunikationsdaten zu prüfen und automatisiert zu korrigieren.

Führen Sie diese Funktion aus, wenn Sie ein oder mehrere Problem(e) folgender Art haben:

• Bei den Schüleranschriften ist auf dem Reiter 2 (Weitere/r Erziehungsberechtigte/r) bzw. Reiter 3 (Schüler/in) teilweise keiner der zwei (Reiter 2) bzw. vier (Reiter 3) angebotenen Radio-Buttons gesetzt;
• in diesem Fall - aber auch, wenn einer der Radio-Buttons gesetzt ist - „verschwinden“ bei der Anwahl eines anderen Radio-Buttons und anschließendem Speichern (bzw. Reiterwechsel) die eingegebenen Kommunikationsdaten (Telefonnummern, E-Mail-Adressen, …);
• Sie sehen bei den „Grunddaten“ mehr Kommunikationsdaten als „hinten“ auf den einzelnen Reitern und können dementsprechend die „Phantom-Datensätze“ auch nur sehen und nicht bearbeiten oder löschen;
• die Anreden für Reiter 1 (Erziehungsberechtigte/r) und/oder Reiter 2 (Weitere/r Erziehungsberechtigte/r) sind falsch (im Sinne von unvollständig oder zu umfangreich) und lassen sich über die Oberfläche nicht in Ordnung bringen;
• Sie finden nach Erstellung eines Berichts darin eine (veraltete) Schüleranschrift vor, welche über das Schülermodul nicht (mehr) zu sehen ist (sog. „Phantom-Anschrift“);
• bei einem/r Schüler/in ist der/die weitere Erziehungsberechtigte verstorben, weshalb der Reiter 2 (aus Pietätsgründen) gänzlich aus der Datenbank gelöscht werden soll, damit er nicht mehr auf Berichten, Karteikarten, Briefen etc. erscheint.

Dieses Werkzeug kann prinzipbedingt leider nur Ungereimtheiten im bereits vorhandenen Datenbestand bestmöglich in Ordnung bringen.

Zugleich haben die falsch gesetzten Anschriftstypen freilich eine Quelle - konkret sogar mehrere potentielle Quellen. Vom ASV-Kernteam im StMUK werden derzeit sämtliche Import-Schnittstellen (z. B. Excel-Import, Meldedaten-Import, XML-Import, …, aber auch die ASD-Schnittstelle) dahingehend untersucht. Anschließend werden die nötigen Änderungen vorgenommen bzw. bei den Entwicklungspartnern beauftragt. Erst dann ist sichergestellt, dass falsche Anschriftstypen der Vergangenheit angehören. Das Ziel ist erreicht, wenn das vorliegende Reparatur-Werkzeug eines (hoffentlich baldigen) Tages überflüssig wird.

Aus technischer Sicht werden folgende Operationen (in dieser Reihenfolge) durchgeführt:

1. Alle Reiter: Schüler-Anschriften ohne Anschrift werden entfernt;
2. Reiter 1 und 2: Schüler-Anschriften ohne Person werden entfernt;
3. Reitertypen, die für die jeweilige Schulart, Klassenart und Jahrgangsstufe nicht vorgesehen sind, werden entfernt;
4. mehrfach vorkommende Reiter des gleichen Typs werden zu einem Reiter zusammengeführt - damit kann es nicht mehr vorkommen, dass Kommunikationsdaten zwar in der Übersicht angezeigt werden, auf den einzelnen Reitern aber nicht zur Bearbeitung zur Verfügung stehen (Kommunikationsdaten, die durch diese Reparatur überhaupt erst bearbeitbar werden, erhalten den Prüfvermerk * bitte ueberpruefen! * in der Bemerkung);
5. bei Schülern mit mehr als einem Hauptansprechpartner wird deren Anzahl auf 1 reduziert;
6. es wird sichergestellt, dass zwischen Anschrift- und SchuelerAnschrift-Objekten eine 1:1-Beziehung besteht (nur so kann der Anschriftstyp sicher und konsistent gesetzt werden);
7. Reiter 2, die „leer“ sind (damit ist gemeint: alle Felder im Bereich „Zur Person des/der Erziehungsberechtigten“ sind leer; sämtliche Kommunikationsdaten wurden bereits entfernt), werden aus der Datenbank gelöscht (dies ist über die Oberfläche derzeit leider nur mit komplizierten Tricks bzw. Klick-Reihenfolgen möglich);
8. an den Schularten, an denen dies so vorgesehen ist, wird die Existenz des Reiters 1 (Erziehungsberechtigte/r) garantiert (durch Verschiebung von Reiter 2 an die Stelle von Reiter 1 bzw. durch Neuerstellung des Reiters 1, falls es auch keinen Reiter 2 gibt);
9. bei minderjährigen Schülern, die derzeit ohne Hauptansprechpartner sind, wird der Ansprechpartner auf Reiter 1 als „Hauptansprechpartner“ gesetzt;
10. steht der „Hauptansprechpartner“ nicht auf Reiter 1, sondern auf Reiter 2, so werden die Inhalte der beiden Reiter getauscht (die Durchführung dieser Aktion kann bei der anfänglichen Nachfrage abgelehnt werden);
11. sämtliche ungültigen Anschriftstypen auf allen Reitern werden durch intelligente Vergleiche auf zulässige Werte gesetzt - dies hat insbesondere zur Folge, dass auf den Reitern 2 und 3 die Radio-Buttons anschließend (in aller Regel korrekt - bitte nachprüfen!) angewählt sind;
12. aufgrund der sich im vorangegangenen Schritt für die Reiter 1 und 2 ergebenden Änderungen werden die Anreden (Anrede bei Anschrift sowie Briefanrede) automatisch neu berechnet;
13. eine sich eventuell hinter dem Reiter 2 bzw. 3 verbergende „Phantom-Anschrift“ wird korrigiert;
14. bei korrespondierenden SchuelerAnschrift- und Anschrift-Objekten werden die Anschriftstypen Letzterer in einen Zustand überführt, welcher den Anforderungen an der ASD-Schnittstelle für die Übermittlung nach ASD entspricht (: an dieser Stelle besteht noch letzter Klärungsbedarf);
15. direkte Referenzen von Kommunikationseinträgen zur Anschrift werden entfernt; dies hat zur Folge, dass durch das Umsetzen der Radio-Buttons keine Kommunikationsdaten mehr verloren gehen;
16. SchuelerKommunikation-Einträge werden nachgerüstet, wo dies nötig ist; behebt das Problem, dass auf dem Unterreiter „Schüler/in“ Kommunikationsdaten angezeigt werden, welche auf den vorderen Reitern („Info“ bzw. „Grunddaten“) fehlen;
17. bestehen auf einzelnen Reitern mehrfach vorhandene, identische Kommunikationsdaten, so werden die Dubletten bereinigt; inhaltsleere Kommunikationsdaten werden entfernt („Komfortfunktion“);
18. die Sortierschlüssel der Kommunikationsdaten werden neu berechnet, so dass keine Lücken in der Nummerierung mehr bestehen (à la 1, 2, 4).

Führen Sie eine schulscharfe Sicherung Ihres Datenbestands durch, starten Sie die Schnittstelle Konsistenzprüfung 2.1 (Datei - Verwaltung - Schnittstellen) und wählen Sie über das Menü der Konsistenzprüfung das gewünschte Modul:

Klicken Sie zum Start auf die Schaltfläche Bereinige Daten:

Beantworten Sie anschließend noch die Nachfrage, ob in den Fällen, wo sich der Hauptansprechpartner auf Reiter 2 befindet, dieser auf den Reiter 1 gebracht werden darf (diese Nachfrage können Sie verneinen, ohne dass dies negative Auswirkungen hätte):

Nun startet der Arbeitsprozess.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an leonhard.fellermayr@stmuk.bayern.de. Bitte melden Sie sich insbesondere, wenn Sie eine der oben beschriebenen Symptomatiken beobachten, diese aber durch das vorliegende Werkzeug nicht behoben wird. Wir helfen Ihnen gerne weiter und analysieren Ihre individuelle Datenlage.