Import der FZ-Rucksackdaten in die Exceldatei

Um die exportierten Daten in übersichtlicher Form anzeigen und kontrollieren zu können, benötigen Sie die Excel Datei: “RucksackReader.xlsm”.

Nach dem Download öffnen Sie die Exceldatei und müssen gegebenenfalls die Bearbeitung aktivieren, da Sie die Datei aus dem Internet heruntergeladen haben. Die Aktivierung der Bearbeitung ist notwendig, da sonst die umfangreichen Makros, die eine benutzerfreundliche Visualisierung der Daten ermöglichen, nicht ausgeführt werden können.

Anschließend können Sie auf den Reiter “Add-Ins” klicken, um zum Rucksack-Reiter zu gelangen:

In diesem Reiter sind verschiedene rucksackspezifische Steuerelemente vorhanden. Zum Einlesen eines neuen Rucksacks klicken Sie bitte auf das Steuerelement: Rucksack einlesen. Daraufhin öffnet sich eine Dateiauswahl, in der Sie zum Speicherort der aus ASV exportierten Textdatei navigieren und diese öffnen. Es werden immer drei Dateien über die Schnittstelle exportiert.

Die richtige Datei fängt mit den Buchstaben „UV“ an, gefolgt von der Schulnummer und ist auch daran zu erkennen, dass sie die größte Dateigröße besitzt:

Nachdem die Datei in Excel eingelesen wurde, stehen die Daten zur Auswahl im Add-Ins-Reiter zur Verfügung:

Durch Anklicken der weiteren, rucksackspezifischen Checkboxen öffnet sich für jede Auswahl ein neues Arbeitsblatt mit den dazugehörigen Informationen:

Wenn Sie ein Arbeitsblatt nicht mehr benötigen, klicken Sie bitte abermals auf die entsprechende Checkbox, sodass diese nicht mehr ausgewählt ist.

Rucksäcke können aus der Exceldatei wieder entfernt werden, wenn sie das Steuerelement Rucksack löschen betätigen und dann die zu löschende Schulnummer des Rucksacks eingeben:

Die Exceldatei kann mehrere ASV Schnittstellen Exportdateien aufnehmen und zusammen oder einzeln anzeigen. Wenn mehrere Dateien mit Hilfe des Rucksack einlesen Steuerelements importiert wurden, kann man die gewünschten Schulen mittels Checkbox auswählen und die entsprechenden Informationen werden für jede Schule in einem eigenen Arbeitsblatt dargestellt:

Um eine Gesamtübersicht aller importierten Schulen zu bekommen, wählt man die Checkbox Alle und bekommt folgendes Arbeitsblatt:

In der ersten Spalte wird die jeweilige Schulnummer angezeigt. Alle Schulen werden in dem Alle – Arbeitsblatt untereinander aufgelistet.

Sie können die Exceldatei mit den importierten Daten speichern und später wieder daran weiterarbeiten.