Regelfall (nicht zulässige Doppelmeldung)

Beispiel: Die Ausgangssituation ist ein Schüler, der korrekt in ASD als ein Datensatz erfasst ist. Hierzu korrespondieren in ASV zwei Datensätze (möglicherweise an zwei DSSen). Aufgrund eines Schulwechsels ist die Existenz dieser zwei Datensätze im ASV-Gesamtsystem völlig korrekt.
Das Problem entsteht nun dadurch, dass die ursprüngliche Schule vergessen hat, den Austritt des betroffenen Schülers einzutragen. Dies führt dazu, dass dieser versehentlich von der Schule übermittelt wird, obwohl er sich gar nicht mehr an der Schule befindet.

Eine weitere, häufig auftretende, unberechtigte Schülerdoppelmeldung entsteht bei Schüleranmeldungen, die nicht wahrgenommen werden, d. h. ein Schüler meldet sich zwar an einer Schule an, tritt aber seinen Schulbesuch nicht an, ohne sich wieder explizit abzumelden.

Wird im Zuge der US-Übermittlung der zweiten Schule nach ASD eine Dublette festgestellt, so erhalten die beteiligten Schulen eine vom System generierte OWA-Mail mit den Daten der doppelt gemeldeten Schüler. Darin enthalten sind die meldenden Schulen, die Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum sowie die besuchte Jahrgangsstufe der Schüler.Bitte folgen Sie den Anweisungen in der OWA-Nachricht. Diese Fälle lassen sich in der Regel in Zusammenarbeit der beiden Schulen lösen.

Die Schulen müssen eine Klärung herbeiführen, damit der betroffene Schüler nur von der Schule gemeldet wird, an der er am Stichtag auch wirklich den Unterricht besucht.

Können sich die Schulen nicht einigen, so muss die Schulaufsicht eine Klärung herbeiführen.

Ausnahmen (zulässige Doppelmeldungen)

1. Besucht ein Schüler am 01.10. eine allgemeinbildende Schule und wechselt noch vor dem 20.10. an eine berufliche Schule, so dürfen beide Schulen den Schüler zur US melden, obwohl ein gleichzeitiger Besuch von allgemeinbildender Schule und beruflicher Schule grundsätzlich nicht möglich ist. Es ist geplant (ab 20.10.2024), dass eine berechtigte Schülerdoppelmeldung möglich ist, sofern das Austrittdatum an der allgemeinbildenden Schule und das Eintrittsdatum an der beruflichen Schule korrekt gesetzt wurden. In diesem Fall sollte es dann zu keiner Fehlermeldung mehr kommen.
2. Ein Schüler erkrankt in den ersten Schultagen derart, dass ein längerer Klinikaufenthalt notwendig wird. In dieser Zeit, die insbesondere den Stichtag umfasst, wird er an einer Schule für Kranke unterrichtet.
   Da der Besuch einer Schule für Kranke parallel zu einer weiteren Schule grundsätzlich rechtlich zulässig ist, ist dies von der „Dublettenabwehr“ in ASD ausgenommen. Es sollte zu keiner Fehlermeldung kommen.