Eine fachliche Dublette in ASD sind zwei Datensätze in ASD, welche dieselbe real existierende Peron beschreiben, sich aber in den Stammmerkmalen (möglicherweise minimal) unterscheiden.
Stammmerkmale in ASD sind der Vorname und Nachname sowie Geburtsort und Geburtsdatum. Im unten gezeigten Beispiel wurden zwei Datensätze für eine Schülerin erfasst, in denen sich die Schreibweisen des Vornamens unterscheiden: Margarete Hanni und Margarete-Hanni (3). Die anderen Stammmerkmale – Familienname, Geschlecht und Geburtsdatum – sind jedoch identisch (2 und 4).
Es wird beim abgebildeten Treffer der Schülersuche auch angezeigt, dass die Schülerin Margarete Hanni im lokalen ASV-Datenbestand in diesem Schuljahr bereits in der Klasse 8a erfasst ist (5).

Dieser Effekt der Doppelerfassung in ASD entsteht etwa, wenn eine Schule einen bereits erfassten Schüler in der Schülersuche nicht findet und diesen daraufhin aktiv ein zweites Mal anlegt. Die konkrete Ursache dafür ist meist, dass eine der beiden Schulen eine nicht korrekte Schreibweise eines Namens verwendet oder ein anderes Stammmerkmal nicht exakt angibt. Wir erläutern dies nun anhand des obigen Beispiels:

1. Eine erste Schule erfasst die Schülerin Margarete-Hanni Herold: Da die Schülerin (auch als real existierende) Person bei ASD noch nicht bekannt ist, ist das Suchergebnis leer. Margarete-Hanni Herold wird jetzt zunächst in ASD angelegt und dann anschließend in ASV übernommen.
2. Eine zweite Schule will nun ebenfalls Margarete-Hanni Herold erfassen (etwa aufgrund eines Schulwechsels). Doch sie sucht jetzt nach Margarete Hanni Herold, also ohne Bindestrich (siehe Screenshot unten). Aufgrund dieser unterschiedlichen Schreibweise wird bei ASD kein Datensatz gefunden, obwohl bereits ein Datensatz existiert, der die real existierende Person beschreibt.
3. Somit legt nun die zweite Schule einen zweiten Satz mit der unterschiedlichen Schreibeweise (also ohne Bindestrich) an.

Anmerkung: Im obigen Bespiel ist es für das Entstehen der Dublette irrelevant, welche der beiden Schulen die richtige Schreibweise verwendet hat. Hätten beide Schulen die richtige Schreibweise verwendet, hätte man natürlich auch keine Dublette erhalten.

ASD-Dubletten können von ASV-Seite aus in dem Sinn nicht bereinigt werden, dass in ASD vorhandene Datensätze nicht gelöscht werden können, so dass es insbesondere keine Möglichkeit gibt, die Dublette in ASD aktiv zu entfernen.

Zudem stellt sich die Frage, welcher der Datensätze in ASD der für Sie richtige ist: Hier ist grundlegend zu prüfen, ob die richtigen Stammmerkmale die für Sie relevanten Informationen sind oder etwa die korrekten Adressdaten. Dabei ist zudem zu beachten, dass Sie die Daten nach dem Abholen in Ihrem Sinn modifizieren und die geänderten Daten über die ASD-Schnittstelle an ASD zurückmelden können, indem Sie dort den Schülerdaten-Button betätigen.

Generell werden Schülerdaten, die eine bestimmte Zeit nicht mehr in ASD angefragt wurden, aus dem System gelöscht. Dies bedeutet für Sie, dass der andere (falsche) Schüler, nachdem Sie sich für den einen Schüler entschieden haben, nach der Löschfrist automatisch aus dem System entfernt wird und nur noch der Datensatz vorhanden ist, den Sie in der Zwischenzeit gepflegt haben.

Die Entscheidung, welchen Schüler Sie in einer bestimmten Situation abholen sollen, ist also nicht pauschal eindeutig zu beantworten. Es ist hier zu empfehlen, sich bei Fragen an Ihren Multiplikator zu wenden, der Sie gerne tatkräftig unterstützen wird: Multiplikatoren nach Regierungsbezirken