Import von Schülergrunddaten über Exceltabellen

Sie möchten neue Schüler aus anderen EDV-Verfahren in ASV aufnehmen? Komfortabel ist das Einlesen von Schülerdaten über eine Exceldatei. Sie können auch aus einer bestehenden ASV-Installation Schüler-Stammdaten exportieren und in einer anderen Installation wie hier beschrieben wieder importieren.

ASV kann über die Funktion Schüler importieren Schülerdaten einlesen, wenn sie im Excelformat vorliegen. Hierbei ist zu beachten, dass die Exceldatei zwingend die Endung .xlsx benötigt, da sonst ein Import scheitert. Zudem darf keine Passwortverschlüsselung der Excel-Datei vorliegen.

Bei diesem Vorgehen können die Daten der abgebenden Schule nicht aus dem ASD Zentralverfahren übernommen werden.

Prüfen Sie ggf. die weiteren Möglichkeiten zum Import von Schülerdaten.

• Die Schülerdaten liegen in elektronischer Form vor.
• Der Datenumfang der Exceldatei ist ausreichend.
• Bei den beschriebenen Merkmalen können die Daten aus Ihrer Quelle auf die Wertelisten aus ASV/ASD abgebildet werden.
• Das richtige Schuljahr, in das die Daten importiert werden sollen, muss gewählt sein.

Es kann eine Auswahl von Datenfeldern zu Schülerdaten, Ansprechpartnern, Telekommunikation, Laufbahn, Fremdsprachen und Ausbildungsberufen importiert werden. Eine Übersicht aller Datenfelder, die importiert werden können, finden Sie im nachfolgenden PDF-Dokument.
Das Mapping der Inhalte der Spalten zu den Datenfeldern erfolgt anhand des Spaltenkopfes. In der ersten Zeile stehen fest definierte Bezeichnungen, denen ein Datenbankfeld in der Anwendung zugeordnet wird. Im PDF-Dokument ist das Mapping beschrieben zwischen den Spaltenköpfen und den entsprechenden Datenbankfeldern.

Es werden hier zwei Dateien zum Download angeboten. Diese beinhalten die gebräuchlichsten Datenfelder. Alle für den Import zur Verfügung stehenden Datenfelder sind dem o.g. PDF-Dokument zu entnehmen.
In der zweiten Datei stehen die Wertelisteneinträge als Dropdownmenü auf dem ersten Tabellenblatt zur Verfügung, so dass bei einer manuellen Erfassung immer nur gültige Werte verwendet werden. Datensätze können natürlich in die Exceltabelle kopiert werden. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Schüler auf einmal erfasst werden. Beim Kopieren können allerdings auch ungültige Werte in die Tabelle geschrieben werden, so dass eine manuelle Überprüfung vor dem Import immer zu empfehlen ist.

• In der Exceltabelle müssen folgende Pflichtfelder mit roter Markierung bei jedem Schülerdatensatz befüllt sein:
  1. Klasse
  2. Name
  3. Vorname
  4. Geburtstag
  5. Geschlecht
  6. Staatsangehörigkeit (Land)
• Ausbildungsbetriebe werden bei den Schülern nur übernommen, wenn sie bereits in ASV erfasst sind. Die Zuordnung kann nur erfolgen, wenn in der Importdatei entweder das Betriebekürzel oder der Betriebename Zeile 1 angegeben wurde.
• Die Spaltenüberschriften dürfen nicht verändert werden. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.
• Bei einigen Spalten (blau markiert) dürfen nur Werte (Kurzform) aus den Wertelisten von ASD verwendet werden. Diese Wertelisten befinden sich auf dem zweiten Tabellenblatt. Diese Werte sind momentan:
  1. Geburtsdatum Gültigkeit
  2. Geburtsland
  3. Geschlecht
  4. Konfession
  5. Teilnahme Religionsunterricht (RU)
  6. Staatsangehörigkeit (Land)
  7. weitere Staatsangehörigkeit (Land2)
  8. Staat
  9. Muttersprache
  10. Art des Erziehungsberechtigten (Erz1Art)
  11. Anrede des Erziehungsberechtigten (Erz1Anrede)
  12. Art des weiteren Erziehungsberechtigten (Erz2Art)
  13. Anrede des weiteren Erziehungsberechtigten (Erz2Anrede)
  14. Fremdsprache1, Fremdsprache2, Fremdsprache3, Fremdsprache4
  15. Zuzugsart
  16. Ausbildung: Beruf_ID
  17. Ausbildung: Beschäftigungsart
  18. Vorbildung: Höchster allgemeinbildender Abschluss
  19. Vorbildung: Vor dem höchsten allgemeinbildenden Abschluss besuchte Schulart
  20. Schulbesuch am Stichtag
  21. Unterbringung
  22. Gastschülerstatus
  23. Beruflicher Abschluss
• Wenn die Zielklasse in ASV noch nicht existiert, muss sie zunächst im Modul Klassen angelegt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Bezeichnung identisch mit der in der Excelliste ist, Groß- und Kleinschreibung werden hier unterschieden!
• Importiert wird immer in die erste Klassengruppe einer Klasse.
• Format für Datumsangaben ist immer: TT.MM.JJJJ
• Bei fehlender Angabe der Namen der Erziehungsberechtigten werden deren Kommunikationsdaten und Adressen nicht übernommen.

Öffnen Sie das Modul Schüler (1), wählen Sie das Schuljahr (2) und die Klasse aus, in das Schüler importiert werden sollen. Nun können Sie die Funktion Schüler importieren (3) unter Modulbezogene Funktionen aufrufen. Wurde zuvor bei Offline-Erfassung (4) kein Haken gesetzt, werden importierte Schüler automatisch bei ASD angemeldet (siehe unten).

Nachdem der Import erfolgreich durchgeführt wurde (1) öffnet sich sofort die Verbindung zum ZSS. Hier wird eine Authentifizierung benötigt (2), um die neu importierten Schüler an ASD anzumelden. Die Authentifizierung durch die Eingabe des Passwortes entfällt nur, wenn der Client bereits nach der Anmeldung Kontakt mit dem ZSS hatte (z.B. beim Aktualisieren der Anwendungsdaten). Anschließend sehen Sie den importierten Schüler im Navigator (3).

• Die importierten Schüler werden immer in die erste Klassengruppe einer Klasse gesetzt. Diese Zuordnung ist zu prüfen und ggf. sind die Schüler zu versetzen.
• Wenn bei Erziehungsberechtigten der Name fehlt, dann müssen die Namen und deren Kommunikationsdaten manuell übernommen werden.
• Ist bei Schülern die Gültigkeit des Geburtsdatums nicht angegeben, so muss dies manuell nachgetragen werden.
• Ist bei einer Adresse der Ort nicht eindeutig, so muss die Gemeindekennziffer (GKZ) manuell nachgetragen werden. Dazu drücken Sie den Button PLZ,Ort und wählen aus der aufgehenden Liste den richtigen Ort aus, die GKZ wird dann automatisch eingetragen.
• Es müssen bei allen Erziehungsberechtigten
  1. die Art und
  2. die Anrede nachgetragen werden, ebenso,
  3. wer Hauptansprechpartner, auskunftsberechtigt und im Schriftverkehrverteiler ist.

Beim Anmelden der neuen Schüler am ZSS erhalten Sie möglicherweise folgenden Hinweis:

Bitte prüfen Sie in diesem Fall, ob die aus der Exceltabelle importierten Daten wirklich korrekt nachgepflegt wurden. Anhaltspunkte für möglicherweise fehlerhafte oder fehlende Einträge (z.B. Gültigkeit des Geburtsdatums) bieten die Datenprüfungen zum Modul Schüler für UP/US unter DATEI / VERWALTUNG / DATENPRÜFUNG.

Durch Angabe des lokalen Differenzierungsmerkmals (DM) in der Importdatei besteht die Möglichkeit Schülerdaten in der ASV zu aktualisieren. Eine Aktualisierung von Daten ist nur für die Adressdaten des Schülers, des Erziehungsberechtigten und des weiteren Erziehungsberechtigten vorgesehen.

Folgende Schritte sind für eine Aktualisierung notwendig:

1. Die Importdatei enthält pro Schüler das lokalen Differenzierungsmerkmal (Spaltenname: Lokales_DM) und die zu aktualisierenden Daten.

2. Beim Starten des Importvorganges wurde der Haken „Schüler mit gleichem lokalem DM aktualisieren“ gesetzt.

Bei der Aktualisierung des vorhandenen Schülers werden die folgenden Daten in der Datenbank gelöscht und mit den Daten aus der Importdatei neu angelegt:

• Alle Merkmale des Anschriftenreiters „Schüler/-in“

• Alle Merkmale des Anschriftenreiters „Erziehungsberechtigte/r“

• Alle Merkmale des Anschriftenreiters „weitere/r Erziehungsberechtigte/r“