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Schülerdaten übernehmen
Der Abgleich von Schülerdaten der ASV mit Schülerdaten, die in ASD vorliegen, ist über die Funktion Schülerdaten übernehmen möglich, die unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung aus ASD zur Verfügung steht.
Es wird eine Abgleichmaske aufgerufen. Dort werden alle Schülerinnen und Schüler der ausgewählten Schule aufgelistet, die noch nicht bei ASD angemeldet wurden. Für Schülerinnen und Schüler, die bereits bei ASD angemeldet wurden, ist ein Datenabgleich nicht mehr möglich!
Nach Auswahl eines Schülers bzw. einer Schülerin im Navigator (1) öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem alle Datensätze aus ASD angezeigt werden, die zum eigenen Datensatz passen könnten (2).
Bei der Auswahl der Schüler bzw. der Schülerin aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Die Funktion neuen Schüler in ASD anlegen sollte nur dann ausgeführt werden, wenn sicher ist, dass es keinen passenden Datensatz in ASD geben kann (z. B. bei Erstklässlerinnen und Erstklässlern, die bei keiner bayerischen Schule angemeldet waren, oder Schülerinnen und Schülern, die aus anderen Bundesländern zugezogen sind und erstmals in Bayern unterrichtet werden).
Nach Markieren eines passenden Datensatzes (3), wird mit der Schaltfläche Schüler übernehmen festgelegt, dass der Datenabgleich auf der Basis der getätigten Auswahl gestartet werden soll. Schüler übernehmen bedeutet an dieser Stelle also nicht, dass sofort alle in ASD vorliegenden Daten in die eigene ASV übernommen werden. Stattdessen befüllen sich die Reiter Einzeländerungen, Ansprechpartner und Blockänderungen:
Nun kann ausgewählt werden, welche Daten aus ASD übernommen werden sollen. Liegt beispielsweise in der ASV die korrekte Schreibweise des Familiennamens vor, während in ASD eine nicht-korrekte Abwandlung hinterlegt ist, kann der Haken beim Attribut Familienname entfernt werden.
Reiter Einzeländerungen
Hier werden alle Attribute aufgelistet, für die isoliert entschieden werden kann, ob der Wert übernommen werden soll. Die Spalten beinhalten:
- Datengruppe: die definierte Datengruppe zum übermittelten Attribut
- Feld: übermitteltes Attribut
- ASV-Wert: lokaler Wert in ASV
- ASD-Wert: von ASD erhaltener Wert
- Letzte Spalte: dient der Markierung der zu übernehmenden Attribute
Es muss mindestens ein Wert aus ASD übernommen werden, damit der Schüler bzw. die Schülerin übernommen werden kann.
Reiter Ansprechpartner
Auf dem Reiter Ansprechpartner ist es möglich, Ansprechpartnerinnen und -partner des ausgewählten Schülers bzw. der ausgewählten Schülerin in ASV durch bereits in ASD vorliegende zu ersetzen. Die Daten des jeweiligen Ansprechpartners bzw. der jeweiligen Ansprechpartnerin können dabei nur im Block übernommen werden. Die Übernahme bezieht sich nur auf die Personen Erziehungsberechtigte/r bzw. weitere/r Erziehungsberechtigte/r. Die Hauptansprechpartner sind durch den fett gedruckten Text erkennbar. Ist eine Übernahme aus ASD erwünscht, wird dies durch Eintrag der Buchstaben A bzw. B beim passenden Datensatz ausgedrückt (1):
Bei der Übernahme der Ansprechpartnerinnen und -partner gelten folgende Regelungen:
- Der Anschriftstyp des neuen Ansprechpartners bzw. der neuen Ansprechpartnerin wird immer auf Eigene Anschrift gesetzt.
- Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD in ASV übernommen werden soll, nimmt der neue Datensatz aus ASD den Hauptansprechpartnerstatus aus ASV an. Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD mit Auskunftssperre dadurch zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin werden sollte, wird stattdessen der zweiten Ansprechpartner bzw. die zweite Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Sofern kein zweiter auskunftsberechtigter Ansprechpartner bzw. keine zweite auskunftsberechtigte Ansprechpartnerin vorhanden ist, wird kein Ansprechpartner bzw. keine Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Der Anwender bzw. die Anwenderin erhält einen entsprechenden Hinweis.
Reiter Blockänderungen
Hier werden komplexe Datensatzbestandteile angezeigt. Es wird empfohlen, die ASV-Datensätze beizubehalten, also den automatisch gesetzten Haken nicht zu entfernen.
Nach eingehender Prüfung und sorgfältiger Auswahl können alle Änderungen aus allen Tabs übernommen werden. Dabei werden nur die markierten Attribute aus ASD in ASV übernommen. Bei der Übernahme werden die bisher vorhandenen Informationen überschrieben.