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Nachträgliche Schülerübernahme: Import der nachträglichen Schülereintritte in ASV
Achtung!
Diese Methode wurde nicht für den Produktivbetrieb konzipiert. Insbesondere ist diese Methode nicht dafür gedacht, einzelne Schüler nachträglich zu importieren. Vielmehr werden alle Schüler, die ab einem bestimmten Datum neu eingetreten sind, importiert.
Bei einer falschen Anlage des Suchformats werden möglicherweise Schüler aus WinSD exportiert, die bereits in ASV vorhanden sind. Dies führt beim anschließenden Importvorgang in ASV zu einer Dopplung der betroffenen Schüler in ASV, welche nur sehr mühsam zu beheben ist!
Nutzung im Produktivbetrieb auf eigene Gefahr!
Hinweis
Vor dem Import der Daten sollten Sie unbedingt eine Sicherung der ASV-Datenbank erstellen!
Nach dem Export der nachträglichen Schülereintritte aus WinSV können diese in ASV wie folgt importiert werden:
- Start von ASV
- Starten Sie ASV und melden Sie sich mit der Kennung „schul####XX“ oder einem anderen Zugang mit Schulleitungsrechten an. (Zugänge, die nur Admin-Rechte besitzen, reichen hier nicht aus.)
(#### = Ihre Schulnummer (vierstellig), XX = Ihre Schulart (zwei oder drei Großbuchstaben): zB. schul0455RS (Realschule), schul0064GY (Gymnasium), schul9876ARS (Abendrealschule))
Die folgenden Arbeiten müssen in ASV in dem Schuljahr stattfinden, aus dem auch die Daten der WinSD stammen!
Beispiel: Wenn Sie die Daten aus der WinSD im Schuljahr 13/14 exportiert haben, müssen Sie die „NEU“-Klasse sowie den Datenimport in ASV ebenfalls im Schuljahr 2013/14 durchführen.
- Anlage einer Organisationsklasse
- Wählen Sie „Datei - Schulische Daten - Klassen“
- Vergewissern Sie sich, dass die während des Exports der Schülerdaten in WinSV verwendetete Organisationsklasse 'neu' existiert.
Wenn diese noch nicht vorhanden ist, muss sie wie folgt angelegt werden:- Klicken Sie auf das Symbol „neu“ (ganz links).
- Wählen Sie „Keine Vorbelegung“ und Klicken Sie auf „OK“.
- Vergeben Sie den Klassennamen 'neu' (bzw. den in WinSV gewählten Namen! Achten Sie auf die korrekte Schreibweise! Groß-/Kleinschreibung!)
- Wählen Sie bei Klasseart „ORG = Organisationsklasse“
- Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol. (Diskette)
- Schließen Sie das Modul „Klassen/Klassengruppen“.
- Melden Sie sich bei ASV ab.
- Import der Daten aus WinSV
- Starten Sie ASV und melden Sie sich mit der Kennung „admin####XX“ an oder einem anderen Zugang mit Admin-Rechten.
(#### = Ihre Schulnummer (vierstellig), XX = Ihre Schulart (zwei oder drei Großbuchstaben): zB. admin0455RS (Realschule), admin0064GY (Gymnasium), admin9876ARS (Abendrealschule)) - Wählen Sie „Datei - Verwaltung - Neuzugänge übernehmen“.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit „OK“.
- Wählen Sie den Ordner „ASV_ALTDATEN“ aus, der die Daten mit den Schülerneuzugängen enthält. (Hinweis: Sie dürfen nicht den Unterordner „SCHUELER_13_14“ wählen!) und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Die Daten der betreffenden Schüler werden in ASV eingelesen und in der Klasse 'neu' (bzw. der von Ihnen gewählte Klassenname) abgelegt.
- Falls am Ende des Prozesses eine Fehlermeldung mit einem leeren Detailfenster erscheint, können Sie diese ignorieren. Dies ist darauf zurückzuführen, dass im Anschluss an den erfolgten Schülerdatenimport keine Lehrerdaten etc wie bei einer normalen ADÜ zum Import vorhanden sind.
Wenn Sie auf die beschriebene Weise Schüler für das Planungsschuljahr importieren möchten, müssen die importierten Schüler anschließend noch in das Planungsschuljahr „gehoben“ werde. Nutzen Sie hierfür die jahresübergreifende Sammelversetzung. Stellen Sie dabei – abweichend von der Anleitung – im rechten Fenster das Planungsschuljahr ein.
Die nachträglich eingetretenen Schüler sollten sich nun in der Klasse 'neu' in ASV befinden. Von hier aus müssen diese noch auf die korrekten Klassen verteilt werden.