Anlegen von Benutzern in ASV

Nach erfolgreicher Altdatenübernahme sind alle Lehrkräfte in der ASV vorhanden. Diese sind dadurch jedoch noch keine ASV-Benutzer.
Im Folgenden wird beschrieben, wie eine vorhandene Lehrkraft, Sekretariatskraft oder ein sonstiger Benutzer als ASV-Benutzer eingerichtet wird.

1. Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten
2. Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten an mehreren Schulen unter einer Leitung
3. Anlegen einer Sekretariatskraft als ASV-Benutzer
4. Anlegen einer schulübergreifenden Sekretariatskraft als ASV-Benutzer
5. Anlegen einer Lehrkraft als ASV-Benutzer
6. Anlegen eines „sonstigen Benutzers“

Zwar wird für die Ersteinrichtung der Benutzer schulNNNNSS angelegt (NNNN ist Ihre vierstellige Schulnummer, SS Ihre Schulart (RS, GY, VS, …)), es sind jedoch unbedingt „echte“ Lehrkräfte mit ihrer eigenen Kennung als ASV-Benutzer einzurichten. Dies ist Aufgabe des ASV-Administrators. Melden Sie sich als ASV-Administrator (Kennung: adminNNNNSS) an der ASV an und öffnen Sie die Benutzerverwaltung:

Da der Schulleiter wie alle Lehrkräfte bereits in der Datenbank vorhanden ist, muss er über den Dialog „mögliche Benutzer finden und einrichten“ als ASV-Benutzer eingerichtet werden.
Klicken Sie hierzu auf das Icon oder wählen Sie im Menü Modulbezogene Funktionen → Benutzerfunktionen → Mögliche Benutzer finden und einrichten.

Im Beispiel spielt die Lehrkraft Geier, Angela(Testdaten) die Rolle des Schulleiters, der als ASV-Benutzer eingerichtet und mit Schulleitungsrechten versehen werden soll.
Suchen Sie in der Liste die Lehrkraft Geier und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“.

Im folgenden Dialog können Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene Benutzerkennung ändern.
Als initiales Passwort ist das Geburtsdatum der Lehrkraft mit vorangestellten und nachfolgenden Ausrufungszeichen eingestellt (z.B. „!13.02.1956!“).

Dieses Passwort sollte der jeweilige Benutzer bei seiner Erstanmeldung an der ASV ändern. Um Änderungen an dem Datensatz vorzunehmen, muss man zuerst in den sogenannten Bearbeitungssmodus wechseln. Die ursprünglich gegrauten Felder werden nun editierbar.

DIe Änderungen müssen durch Klick auf das Speichersymbol (Diskette) gespeichert werden. Beachten Sie, dass nach dem Anlegen rechts im Navigator nun der geänderte Benutzer erscheint.

Die ASV verfügt über ein ausgefeiltes Rechtesystem. Die vielen einzelnen Benutzerrechte werden zu sogenannten „Rollen“ zusammengefasst.
Der neu eingerichtete Benutzer verfügt zunächst über die Rolle „Lehrkraft“. Um ihn mit Schulleitungsrechten auszustatten klicken Sie auf den Reiter „Rollen“:

In der Liste „Rollen des Benutzers“ sehen Sie die momentan zugewiesene Rolle (Lehrkraft), darunter die Liste mit den jeweiligen Einzelrechten, die zu dieser Rolle gehören.
Um der Lehrkraft zusätzlich die Rolle „Schulleitung“ zuzuordnen, klicken Sie in der Spalte Schulnummer in die graue Zeile in der oberen Liste und wählen Sie aus dem Dialog Ihre Schulnummer (sollte keine Schulnummer angeboten werden, aktualisieren Sie bitte den Datensatz mit Klick auf ). Wählen Sie anschließend bei „Rollenname“ die Rolle „Schulleitung“ sowie die Rolle „ASV-Betreuer“. Letztere ermöglicht dem Schulleiter das Durchführen einer schulscharfen Sicherung.

Nach Speichern des Datensatzes kann sich die Lehrkraft mit Schulleitungsrechten an der ASV anmelden.

Um die individuellen Gegebenheiten an den Schulen in der ASV abzubilden, ist es möglich, auf Grundlage der vordefinierten Rollen zusätzliche eigene Rollen zu definieren.

Bei mehreren Schulen unter einer gemeinsamen Leitung soll ein Benutzer mit Schulleitungsrechten angelegt werden, der auf die Daten von zwei oder mehreren Schulen im Datenbestand Zugriff und Bearbeitungsrechte haben soll. (Voraussetzung: Als Administrator für die betreffenden Schulen angemeldet)

• Fall 1: Lehrkraft ist an allen Schulen geführt
  
  Bitte orientieren Sie sich an der Beschreibung Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten. Bei „Mögliche Benutzer finden und einrichten“ müssen im Navigator bei Schulnummer und Schulart alle Schulen ausgewählt werden für die der Benutzer eingerichtet werden soll.
  
  
  
  

  Die Lehrkraft muss in jeder Datenbank der angewählten Schulen vorhanden sein. Entsprechend der Anzahl der angewählten Schulen erscheint die Lehrkraft mehrfach.

  Markieren Sie die Lehrkraft an allen Schulen, an denen Sie eingerichtet werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anlegen“.
  
  Nach dem Anlegen erscheint rechts im Navigator der Benutzer für jede der ausgewählten Schulen. Änderungen am Passwort sowie der Benutzerkennung werden immer gleichzeitig für alle eingerichteten Schulen des Benutzers geändert.
  
  Um den neu eingerichteten Benutzer mit Schulleitungsrechten auszustatten, müssen Sie ihm über den Reiter „Rollen“ die Rolle Schulleitung in allen eingerichteten Schulen zuweisen.
  
  
  
  Nach Speichern des Datensatzes kann sich die Lehrkraft mit Schulleitungsrechten für alle eingerichteten Schulen an ASV anmelden.
  
  

• Fall 2: Lehrkraft ist nur an einer Schule geführt
  
  Eine Lehrkraft soll an mehreren Schulen unter einer gemeinsamen Leitung mit Schulleitungsrechten eingerichtet werden. In den Altdaten wurde die Lehrkraft nur bei einer Schule geführt. Nach der Altdatenübernahme kann deshalb das Anlegen des Benutzers vorerst nur an einer Schule erfolgen. Im Beispiel soll Herr Butz Jürgen als Schulleiter für beide Schulen angelegt werden.
  
  
  
  Richten Sie den gewünschten Benutzer an der geführten Schule mit Schulleitungsrechten ein. Orientieren Sie sich dabei an der Beschreibung Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten.
  
  Melden Sie sich danach als Benutzer mit Schulleitungsrechten an ASV an und wechseln Sie zum Bereich Lehrkräfte (1) und gehen Sie in den Bearbeitungsmodus.
  
  
  
  Wählen Sie die Lehrkraft aus, für die die Schulleitungsrechte auch an der zweiten Schule eingerichtet werden sollen (2). Wechseln Sie zum Reiter „Einsatz XX/YY“ (3). Fügen Sie für die Lehrkraft die neue Einsatzschule hinzu. Klicken Sie dazu auf den Button „Neue Einsatzschule“.
  
  

  Um eine neue Einsatzschule hinzufügen zu können, müssen Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden! Der Button „Neue Einsatzschule“ ist sonst inaktiv!

  
  
  
  Wählen Sie im Fenster Einsatzschule die entsprechende Einsatzschule aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Anklicken des Buttons „Neue Einsatzschule anlegen“.
  
  Die neue Einsatzschule wird angelegt, ist aber noch inaktiv.
  
  
  
  Melden Sie sich in ASV ab. Nun ist eine erneute Anmeldung als ASV-Administrator erforderlich. Wechseln Sie in die Benutzerverwaltung. Hier können Sie nun die entsprechende Lehrkraft auch an der zweiten Schule als Benutzer mit Schulleitungsrechten anlegen.
  
  
  
  In der Auswahl wird auch bei allen markierten Schulen nur noch der Datensatz der Schule angezeigt, für die noch kein Benutzer angelegt wurde. Beim Anlegen der Lehrkraft an der zweiten Schule werden der bereits angelegte Benutzername sowie das Passwort automatisch übernommen. Die Lehrkraft ist nun an beiden Schulen als Benutzer eingerichtet.
  
  
  
  Sie können sich nun mit diesem Benutzer an ASV anmelden.
  

  Im Anschluss an die Einrichtung einer Lehrkraft als Schulleitung müssen Sie dieser die Funktion der Schulleitung zuordnen! Um eine US an ASD zu liefern, ist hier ein Eintrag zwingend erforderlich!

Bevor eine Sekretariatskraft, die sich noch nicht in der Datenbank befindet, als ASV-Benutzer angelegt werden kann, muss sie zunächst als Verwaltungskraft in der ASV angelegt werden. Dies geschieht durch einen Benutzer mit Schulleitungsrechten, also z.B. durch oben angelegten Schulleiter oder mit Hilfe des vordefinierten Schulleiterzugangs.

Melden Sie sich also zunächst als Benutzer mit Schulleitungsrechten an der ASV an und wählen sie im Menü Datei → Personal → Verwaltungspersonal. Klicken Sie anschließend auf (Neuen Datensatz hinzufügen), geben sie die persönlichen Daten der Verwaltungskraft (Sekretärin, Schulkanzler) ein und speichern Sie den Datensatz .

Die Sekretärin Gabi Müller ist nun im Datenbestand vorhanden, jedoch noch nicht als ASV-Benutzer eingerichtet. Dies geschieht analog zum Einrichten des Schulleiters oben beschrieben.

Melden Sie sich als adminNNNNSS (NNNN ist Ihre vierstellige Schulnummer, SS Ihre Schulart (RS, GY, VS, …)) an der ASV an, wählen Sie im Menü Datei → Verwaltung → Benutzerverwaltung → Benutzer und klicken Sie auf das Icon („Mögliche Benutzer finden und einrichten“).
Im Unterschied zum Anlegen des Schulleiters wählen Sie jedoch die Benutzergruppe „Verwaltungspersonal“, selektieren anschließend die Verwaltungskraft (im Beispiel Müller, Gabi) und klicken auf die Schaltfläche „Anlegen“.

Ändern Sie anschließend die Vorbelegungen (Anmeldename, Passwort) nach Wunsch und klicken Sie auf den Reiter „Rollen“. Weisen Sie nun analog zum Vorgehen beim Anlegen des Schulleiters (siehe oben), hier aber ausschließlich die Rolle „Sekretariatskraft“ zu.

Die Sekretariatskraft Gabi Müller kann sich nun mit der Kennung GaMüll an der ASV anmelden. Das erstmals ausgegebene Passwort ist hier allerdings nicht automatisch das in Ausrufungszeichen stehende Geburtsdatum von Gabi Müller. Im Gegensatz zu den als Benutzer angelegten Lehrkräften muss der Administrator tatsächlich ein Passwort eintragen und es Gabi Müller zur Erstanmeldung mitteilen.

Es soll eine Sekretariatskraft angelegt werden, die auf die Daten von zwei oder mehreren Schulen im Datenbestand Zugriff und Bearbeitungsrechte haben soll.

1. Alle betroffenen Schulen müssen sich im Datenbestand des DSS befinden.
2. Sie benötigen zwei ASV-Administratoren, die jeweils für ihre Schule zuständig sind. Dies wird in der Regel bereits so eingerichtet sein.

Die schulübergreifende Sekretariatskraft ist zunächst vom „sys“ als zentraler Benutzer einzurichten. Dieser Benutzer hat zunächst noch keine Rechte an irgendeiner Schule, er kann jedoch von den schuleigenen ASV-Administratoren zum Benutzer mit geeigneten Rollenberechtigungen gemacht werden.

1. Melden Sie sich als „sys“ an
2. Menü Datei → Verwaltung → Benutzerverwaltung → Schulunabhängige Benutzer
   Geben Sie hier die Zugangsdaten für die schulübergreifende Sekretariatskraft ein.
   
   Die Rollenberechtigungen können Sie nicht verändern! Dies ist den Administratoren der jeweiligen Schule vorbehalten.
3. Übermitteln Sie diese Daten (Anmeldename und Passwort) der schulübergreifenden Sekretariatskraft (oder den ASV-Administratoren der beteiligten Schule, damit diese die Daten weiter geben).

1. Melden Sie sich als ASV-Administrator Ihrer Schule an.
2. Menü Datei → Benutzerverwaltung → Benutzer
3. Klicken Sie auf das Icon (Mögliche Benutzer finden und anlegen)
4. Wählen Sie den Datenbereich Zentraler Benutzer. Darauf hin sollte in der Liste gefundene Personen die vom sys angelegte schulübergreifende Sekretariatskraft erscheinen. Wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Anlegen.
   
5. Wechseln Sie auf den Reiter Rollen und vergeben Sie die für Ihre Schule benötigte Rolle.
   
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Wenn dies geschehen ist, kann sich die Sekretariatskraft mit ihrer Benutzerkennung anmelden und es stehen ihr im Navigator beide Schulen zur Verfügung. Sie kann in jedem Modul auswählen, welche Daten sie sehen möchte: Schule 9321, 9310 oder beide:

Gehen sie dabei wie beim Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten vor, ohne jedoch der Lehrkraft die Rolle „Schulleitung“ zuzuweisen.

Diese Option ist reserviert für besondere Fälle und sollte nur nach Rücksprache mit Ihrem Multiplikator erfolgen.