B5 Saldo importieren

1. Rufen Sie unter Import der Stammdaten den Menüpunkt Saldo importieren auf.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie im Dialogfenster Importdatei auswählen die Datei mit den Saldos im xlsx-Format aus und betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Open.
3. Die Datenprüfung startet und zeigt ggf. Fehler an, die in der Importdatei korrigiert werden müssen.
4. Hinweise zur Schaltfläche Spaltenköpfe generieren:

• Alle Spalten ausgeben: Alle Spaltenüberschriften, die für den Import zur Verfügung stehen, werden angezeigt.
• Pflichtfelder ausgeben: Lediglich die zwei notwendigen Spaltenüberschriften werden angezeigt (familienname, vorname)
  

5.
Das Saldo eines Lehrers werden aus dem Stundenplanprogramm ermittelt. Für einen Lehrer können mehrere Einträge vorhanden sein, die sich im Grund (Vertretung, Entfallstunden und Korr. d. verpl. JStd) der MM unterscheiden. Die Einträge für einen Lehrer erhalten Sortiernummern (1..n). Die Art ist 'N' (Ausgleich nächstes Schuljahr). Existiert bereits ein SchuljahrSchule für das nächste Schuljahr (Planungsschuljahr vorhanden) wird die Summe der Werte mit entgegengesetztem Vorzeichen im Reiter bei Einsatz Schuljahr in Mehrung / Minderung des Folgejahres in das linke Fenster (Ausgleich voriges Schuljahr) gezeigt. Wichtig ist, dass die Sortiernummern der Einträge von 1 aufsteigend für eine LK eingetragen sind und dass die Einträge für eine LK untereinander gelistet sind (siehe Musterdatei).

6.
Hinweise für den Import:
Das Importieren der Saldozahlen zur ASV klappt sehr gut, wenn die XLSX-Datei richtig vorbereitet ist (siehe Musterdatei). Wichtig ist dabei:
* Datumsspalten („Geburtsdatum“, „von“, „bis“) müssen auf „Datum“ formatiert sein
* Die Spalte „Umfang“ auf „Standard“ lassen
* Alle anderen Spalten auf „Text“ formatieren (auch leere, wie z. B. Bemerkung)
* Eingaben in irgendwelche andere Zellen außerhalb des Datenbereichs vermeiden. Auch wenn diese Daten wieder gelöscht werden, werden diese Zellen beim Einlesen in die ASV als aktive Zelle erkannt und es kommt die Fehlermeldung (In Zeile xy nur 1 Zelle von 11). Lösung: Zeilen und Spalten mit solchen aktiven Zellen löschen.

Beim Einlesen in der ASV das Schuljahr wählen, in dem die Stundendifferenz aufgetreten ist und „Saldo importieren“ starten. Die richtige Datei wählen und den Import bestätigen. Die Stundensaldos werden unter „Ausgleich in diesem oder nächsten Schuljahr“ eingetragen. Als Grund wird „V“ (Vertretungsstunden) eingefügt.

Die Daten für dieses Tabellenblatt müssen auf einem anderen Tabellenblatt erzeugt und dann kopiert werden. Im Regelfall sind es die Spalten „Name“, „Vorname“, „Geburtsdatum“ und „Umfang“. Wichtig ist dabei, dass nur Werte (ohne Formatierung) eingefügt werden. In den anderen Spalten sollten die Werte aus der 1. Zeile in alle weiteren Zeilen kopiert werden.

7. Musterdatei:

Die Excel Tabelle ist mit 3 Tabellenblättern angelegt. In einem Blatt wird aus Excel importiert und der Saldo berechnet. Im zweiten Blatt wird das Saldo dem Namen zugeordnet und von da aus (per Hand) die Spalten in das tatsächlich benötigte Blatt kopiert.

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