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BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Märzstatistik
Hinweis für das Einschwingjahr FOSBOS. Die Schnittstelle benötigt zur Differenzierung der Vorklassen und -kurse Schülerdaten aus dem vorangegangenem Schuljahr (hier Schuljahr 2024/2025). Diese Informationen liegen in der Regel für das Einschwingjahr (2025/2026) noch nicht vor. Die betreffenden Zeilen in der Excelvorlage können somit nicht automatisiert befüllt werden und müssen manuell nachgetragen werden. Ab dem kommenden Schuljahr können die genannten Bereiche automatisiert ausgefüllt werden. Die Schnittstelle hat diese Funktion bereits implementiert.
Um die Schnittstelle zur Erstellung der Märzstatistik nutzen zu können, müssen Sie die aktuelle Version der Vorlagedatei tp_nnnn_maerzstatistik_JJJJ heruntergeladen haben. Die Schnittstelle muss zwingend aus dem laufenden Schuljahr ausgeführt werden. Die Anwendungsdaten sollten vor der Schnittstellennutzung aktualisiert worden sein, da es zu dynamischen Nachlieferungen kommen kann.
Schüler*innen, welche im letzten Schuljahr die Vorklasse oder den Vorkurs an einer anderen Schule besucht haben, benötigen zur korrekten Zählung Eintragungen in den Feldern „Schulbesuch am…“ und „besuchte Jahrgangstufe am…“. Beide Felder finden Sie im Schüler-Modul unter dem Reiter „Ein-/Austritt“.
0) Vorbereitung der Amtlichen Vorlage
Die Amtliche Vorlage enthält Makros. Sie müssen diese Datei in Windows vorbereiten, da sonst kein Schreibzugriff erfolgen kann.
1) Ausführung der Schnittstelle
Der Aufruf der Tools erfolgt über Datei > Verwaltung > Schnittstellen > „BERS - Tools für Statistik“ > “Start …“. Um die Tools auszuführen, bedarf es Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus.
Beachten Sie dabei, dass Sie die zugehörige Schulnummer ausgewählt haben. Es erscheint das folgende Fenster.
Wählen Sie nun den Reiter FOSBOS und klicken auf Märzstatistik.
Klicken Sie nun auf Durchsuchen.
Wählen Sie die amtliche Vorlage aus und klicken auf Speichern. Die amtliche Vorlage wird durch die Schnittstelle nicht verändert oder überschrieben. Es entsteht eine neue Zieldatei, welche im Dateinamen auf Ihre Schulnummer angepasst ist.
Durch Klicken auf Exportvorgang starten beginnt die Erstellung der Märzstatistik. Aufgrund der hohen Anzahl an Datenbankabfragen benötigt die Schnittstelle mehrere Minuten zur Erstellung der Zieldatei. Nach erfolgreicher Erstellung der Märzstatistik ist der Fortschrittsbalken durchgelaufen und es erscheint folgender Text im Dialogfenster.
Die Schnittstelle führt eine Vorabprüfung der Schülerdaten aus. Fehlende Informationen erscheinen im Ausgabetext – siehe rote Umrandung in der oberen Abbildung. Die genannten Schüler*innen werden nicht für die Märzstatistik berücksichtig. Zur leichteren Korrektur der fehlenden Daten, werden die betroffen Schüler*innen und die fehlenden Merkmale zusätzlich im Reiter „Unvollständige Schülerdaten“ der Zieldatei aufgeführt.
Kommt es während der Erstellung zu Fehlern, erscheinen Hinweise im Dialogfenster.
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