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BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - VUÜ
Video für VUÜ und UP-Bericht, Stand 05.03.2026 Video 10 Schnittstellen (VUÜ, UP-Bericht)
0) Vorbereitung der Amtlichen Vorlage
Die Amtliche Vorlage enthält Makros. Sie müssen diese Datei in Windows vorbereiten, da sonst kein Schreibzugriff erfolgen kann.
1) Voraussetzungen
Um die Schnittstelle erfolgreich nutzen zu können, muss Folgendes erfüllt sein:
- Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus
- das Planungsschuljahr wurde angelegt und mit den Daten für die Unterrichtsplanung befüllt
- die Anwendungsdaten sind auf dem aktuellen Stand
- die aktuelle Version der Vorlagedatei 2026-02-23 KMS FOSBOS UP 2026-27 Anlage 2 VUÜ (Original).xlsm wurde heruntergeladen (wurde am 23.2.26 per OWA verschickt)
2) Ausführung der Schnittstelle
Die VUÜ liest Daten von verschiedenen Zeitabschnitten der ASV aus. In der aktuellen Version werden Felder aus dem laufenden Schuljahr 2025/26 und dem Planungsschuljahr 2026/27 genutzt. Beachten Sie den zweiten Abschnitt über die Datenquellen.
Das Planungsschuljahr setzt die Anlage des nächsten Schuljahres zwingend voraus. Bitte beachten Sie, dass Änderungen im Planungsschuljahr nur möglich sind, solange die Planungsphase noch nicht abgeschlossen wurde.
Sie können die VUÜ aus dem laufenden oder Planungsschuljahr starten.
Vor der Nutzung der Schnittstelle ist ein Update der Anwendungsdaten empfehlenswert, da es zu dynamischen Nachlieferungen außerhalb der regulären ASV-Updates kommen kann.
Um die Schnittstelle zur Erstellung der Vorläufige Unterrichtsübersicht (VUÜ) nutzen zu können, müssen Sie die aktuelle Version der Vorlagedatei 2026-02-23 KMS FOSBOS UP 2026-27 Anlage 2 VUÜ (Original).xlsm heruntergeladen haben.
Um die Schnittstelle auszuführen, bedarf es Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus. Der Aufruf der Tools erfolgt über Datei > Verwaltung > Schnittstellen.
Wählen Sie nun die zugehörige Schulnummer für Ihre FOS oder BOS aus. Starten Sie die Schnittstelle „BERS - Tools für Statistik“ über „Starten…“.
Es erscheint das folgende Fenster.
Klicken Sie im Menü „FOSBOS“ auf „Vorläufige Unterrichtsübersicht (VUÜ).
Klicken Sie nun auf Durchsuchen.
Wählen die amtliche Vorlage aus und klicken auf Speichern.
Durch klicken auf Exportvorgang starten beginnt die Erstellung der VUÜ.
Während der Erstellung läuft der Fortschrittsbalken kontinuierlich weiter. Je nach Rechenleistung kann die Erstellung mehrere Minuten dauern.
Bei erfolgreicher Erstellung erscheint das folgende Fenster und folgende Ansicht im Schnittstellenfenster.
Im Verzeichnis der Amtlichen Vorlage finden Sie eine zweite Datei, welche die ausgefüllte VUÜ enthält. Bitte prüfen Sie die Eintragungen nach und ändern keinesfalls den Dateinamen.
Kommt es während der Erstellung zu Fehlern, erscheinen Hinweise im Dialogfenster.
3) Datenquellen und Datenziel der VUÜ
Im folgenden Abschnitt werden die Datenquellen und Datenziele zur Erstellung der VUÜ mittels der Schnittstelle beschrieben. Datenquellen sind Ihre Eintragungen in Felder der ASV; Datenziele sind die beschriebenen Zellen der Amtlichen Vorlage zur VUÜ.
Wählen Sie zunächst das Planungsschuljahr 2026/27 aus. Falls Sie noch kein Planungsschuljahr angelegt haben, können Sie dies aus dem laufenden Schuljahr 2025/26 erstellen. Wählen Sie dann über Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung aus.
Im Modul Unterrichtsplanung, öffnen Sie den Reiter Schülerzahlen. Sollten Sie mehrere Schulnummern in der ASV hinterlegt haben, müssen Sie zuvor die passende Schulnummer zu Ihrer FOS oder BOS auswählen.
Die grün Markierten Bereiche werden aus der ASV an die entsprechende Stelle der Excel-Datei übertragen.
Im gleichen Reiter können Sie auch die fpT-Daten für das Schuljahr 2026/27 eintragen sowie Informationen zu Vorkursen und andere Kennzahlen.
Bleiben Sie im Planungsschuljahr 2026/27 und wechseln in das Modul Unterrichtssituation über Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation. Im Reiter Schülerzahlen können Sie die fpT-Daten für das Schuljahr 2025/26 eintragen.
4) Methodik zur Auszählung
Die Schnittstelle zählt die tatsächlichen Schüler- und Klassenzahlen im laufenden Schuljahr aus. Dafür benutzt sie die folgenden Methodiken:
- Für Bereich Z11) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
- Für Bereich Z8) der amtlichen Vorlage: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs.
- Für Bereich Z9) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
- Projektion Sport: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs, des belegten Unterrichts und des Geschlechts. Es werden die Fächer Sm, Sw und Smw ausgewertet. Im Fach Smw erfolgt die Unterscheidung anhand des Geschlechts. Diverse sowie nicht-binäre Schüler*Innen werden zusammen mit Schülerinnen erfasst.
- Projektion Religion und Ethik: Alle FOS- und BOS-Schüler*Innen, außer in den Vorklassen und -kursen, werden anhand der eingetragenen Religionszugehörigkeit (Rk, Ev oder Eth) in der jeweiligen Kategorie gezählt. Schüler*Innen ohne Religionsunterricht sowie sonstiger Religionszugehörigkeit werden nicht berücksichtigt.
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