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Vorbereitung: Zeugnis-Schablonen an Beruflichen Schulen
Eine Zeugnisschablone ist eine Datei, mit der ein oder mehrere Zeugnisse gedruckt werden. Die Zeugnis-Schablonen werden vom ASV-Team gepflegt und aktualisiert. Änderung, fachlich wie rechtlich, werden eingepflegt und an die ASD-Server übertragen.
Was kann mit Zeugnis-Schablonen getan werden?
- Zeugnisse ausdrucken
- Zeugnis-Schablonen müssen, bevor man sie nutzen kann, über die über die Anwendungsdaten abgeholt werden.
- Zeugnis-Schablonen können ausgetauscht werden.
Warum müssen Zeugnis-Schablonen manchmal ausgetauscht werden?
Es ist möglich, dass für eine Zeugnisart (z.B. Jahreszeugnis) mehrere verschiedene Zeugnis-Formulare existieren. Im Zeugnis-Druck kann aber immer nur eine Zeugnis-Schablone „gezogen“ werden, um damit die Zeugnisse zu drucken. Mehrere Zeugnis-Formulare = Zeugnis-Schablonen existieren z.B. bei
- BFS-Abschlusszeugnis (Variante mit 12 Fächern und 18 Fächer)
- BFS-Jahreszeugnisse (Variante mit 12 Fächern und 18 Fächer)
- Bescheinigungen (unterschiedlicher Inhalt)
Die aktuell ausgewählte = „gezogene“ Schablone steht im Zeugnisdruck oben mittig bei „Formular …“
Die Schablone kann im Zeugnis-Editor über „Modulbezogene Funktionen“ ausgetauscht werden.
Zum Modul Zeugnisschablonen gelangen Sie über die Menüfolge Datei / Verwaltung / Zeugnisschablonen. Hier können Zeugnisschablonen erstellt und verändert werden.
Aufbau des Moduls
- Im Bereich Navigator kann die gewünschte Schule ausgewählt werden.
- Im unteren Bereich des Navigators sind die Zeugnisarten mit ihren Schablonennamen für die betreffende Schule aufgelistet.
- Im Hauptfenster wird nach Wahl der Voreinstellungen im Navigator die Zeugnisschablone angezeigt.
Individuelle Anpassungen an einer bestehenden Zeugnisschablone
Zunächst wird der Datensatz einer bestehenden Zeugnisschablone kopiert.
In dem sich neu öffnenden Fenster mit der Bezeichnung Zeugnisschablone einrichten gibt man der kopierten Zeugnisschablone (1) einen Schablonennamen, wählt (2) die Zeugnisart aus und ergänzt (3) den Bildungsgang mit den dazugehörigen Jahrgangsstufen.
Die Einstellungen der Bildungsgänge sind nach dem Speichern über das Menü Modulbezogene Funktionen / Zeugnisschablone einrichten zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen, denn die Einträge werden beim Kopieren nicht unbedingt übernommen.
- In der kopierten Zeugnisschablone können nun verschiedene Bereiche geändert werden.
- Nach Speichern der selbst erstellten Zeugnisschablone erscheint die die neue Zeugnisschablone im Navigator.
- Alle Zeugnisschablonen können über das Menü Modulbezogene Funktionen / Import / Export exportiert und an anderen Installationen importiert werden.
Austausch der Zeugnisschablone
Sind mehrere Zeugnisschablonen vorhanden, so entscheidet die in der Zeugnisschablone hinterlegte Zuordnung von Bildungsgang und Jahrgangsstufe.
Die offiziell ausgelieferten Zeugnisschablonen enthalten hier nur eine sehr unspezifische Zuordnung nach Jahrgangsstufen.
Sobald eine von der Schule selbst erstellt Schablone verfügbar ist, verwendet ASV diese vorrangig. Aus diesem Grund sollte man in den selbst erstellten (oder durch Kopie entstandenen) Schablonen eine gezielte Zuordnung vornehmen.
Im Modul „Zeugnisse erfassen/drucken“ öffnet sich nach Aufruf des Menüs Modulbezogene Funktionen / Zeugnisschablone austauschen ein neues Fenster mit der Bezeichnung Zeugnisschablone austauschen.
Im dargestellten Beispiel werden sechs neu erstellte Zeugnisschablonen angeboten, die eine entsprechende Zuordnung nach Bildungsgang und Jahrgangsstufe haben. Nach Austausch der Zeugnisschablone kann mit dieser Vorlage im Modul „Zeugnisse erfassen/drucken“ gearbeitet werden.