Tipps zur Neuaufnahme von Schülern in ASV

10.05.2017 16:35

Aufgrund von mehrfachen Anfragen bezüglich der Neuaufnahme von Schülern in ASV möchten wir ergänzend folgende Informationen an Sie weitergeben:

Neuaufnahme direkt in ASV
Werden in ASV Schüler im Zentralsystem gesucht, sollte bei der Suche zunächst möglich unscharf gesucht werden, um den Schüler in einer größeren Treffermenge finden zu können.Beispiele dafür sind:

* Familienname bzw. Vornamen mit Asterix verkürzen (statt Anna-Maria nur Ana*)

* Einstellung „Jahr gültig“ beim Geburtsdatum setzen

* ohne Geburtsort suchen

Durch dieses Vorgehen werden auch Schüler bei der Suche angezeigt, bei denen beispielsweise Schreib- bzw. Tippfehler im Namen im Zentralsystem (oder auch bei den Anmeldedaten) vorliegen. Werden Ihnen mehrere Treffer angezeigt, wählen Sie bitte den fachlich besten Treffer aus.

Neuaufnahme über externe Verfahren
Werden Schüler zunächst außerhalb von ASV erfasst und anschließend nach ASV übernommen, gehen Sie bitte wie folgt vor (siehe Importschnittstelle für Schülerstammdaten#bedienung_der_schnittstelle):

* Kontrollieren Sie die importierten Schülerdatensätze in ASV nochmals (beispielsweise auf offensichtliche Fehler im Namen oder bei Geschlecht)

* Melden Sie die Schüler bei ASD an. Rufen Sie dazu das Modul „Übermittlung an ASD“, Reiter „Übermittlung an ASD“ auf und drücken Sie den Button „Schüler bei ASD anmelden“.

* Mit diesem Schritt werden die Schülerdatensätze am Zentralsystem angemeldet, eine Übermittlung von Informationen aus dem Zentralsystem an ASV geschieht dabei nicht mehr (da Schüler bereits in ASV vorhanden)

* Die Anmeldung der Schüler sollte aus organisatorischen Gründen möglichst bald durchgeführt werden (ist aber kein Muss im Rahmen der Unterrichtsplanung)

Die Aufnahme von Schülern in ASV ist jederzeit und unabhängig von anderen Schulen (beispielsweise einer Grundschule) möglich. Es ist nicht erforderlich, dass eine andere Schule zunächst ein Austrittsdatum setzt, bevor ein Schüler an einer anderen Schule aufgenommen werden kann. Achten Sie aber bereits zum jetzigen Zeitpunkt darauf, dass im Planungsschuljahr das korrekte Datum für die Anmeldung und den Eintritt gesetzt sind. Manuell müssen auch die Einträge für Erziehungsberechtigte (Hauptansprechpartner, im Schriftverkehr, auskunftsberechtigt) sowie Anschriften (auch für den Schüler!) gesetzt werden, da die Informationen nur verlässlich an der Schule vorliegen.

Hinweis: ein Schüler, der trotz Anmeldung nicht an der Schule eintritt, kann aus ASV wieder gelöscht werden

Ihr ASV-Team