Die Präsenzfortbildung ist wegen Corona als Präsenzfortbildung ausgefallen. Die Fortbildung fand daher als eSessions für uns statt. Dabei gng es vor allem um technische Punkte. Diese haben keine Auswirkungen auf die UP.
Unser immer wiederholter Appell:
Sicherungen (am Besten sprechend) anfertigen;
RSS-Feeds lesen bzw. die aktuellen Informationen nachlesen unter export
Die Schülerstammdaten können in eine Exceldatei exportiert werden und mit dieser können die entsprechenden Stammdaten von einer Grundschule exportiert und in eine Mittelschule (hausintern oder hausextern) importiert werden. (Datenschutz beachten!)
Natürlich können so auch SuS von einer MS zur anderen MS transportiert werden. Den Datentransport unbedingt über OWA oder einen schreibgeschützten Datenträger bewerkstelligen;
Diese Funktionalität kann ich auch bei zurückgestellten SuS verwenden und diese im kommenden Schuljahr bequem in eine erste Klasse importieren;
Vorgehensweise: Komplette Daten vom Einwohnermeldeamt in eine ORG-Klasse einlesen; SuS in die ersten Klassen versetzen; „Übrig“ gebliebene SuS der ORG-Klasse auf einen externen Datenträger exportieren und sicher verwahren (Datenschutz); Leere ORG-Klasse löschen; (ist zum jetztigen Zeitpunkt noch nicht erfoderlich; Rückstellung und ESK kann ja noch teilweise offen sein) Schülermodul, Medulbezogene Funktionen, Stammdatenexport –> entsprechende Schüler auswählen und nach rechts verschieben Export starten
Vor einem Import in jedem Fall die Datei mit Excel öffnen und das erste Feld „Klasse“ anpassen. Beispiel: Die Grundschule liefert eine 4. Klasse, in der MS werden die Schüler in eine 5. Klasse importiert; Logischerweise die SuS im Planungsschuljahr sofort in die gewünschte Klasse importieren.
Import von Schülern
SuS, die nicht über das oben genannte Verfahren in ASV eingelesen werden könne, holen Sie über das gewohnte Verfahren: Schüler neu erfassen oder erfassen Sie die SuS neu, falls diese noch nicht in ASD bekannt sind.
Benötigt werden Planungszahlen - keine IST-Zahlen (Klassenmodul, Klassengruppen)
Meldungen der Religionsgruppen sind relevant und müssen genau gemeldet werden
WG/WTG, Technik, Wirtschaft und Soziales muss gemeldet werden
Benötigte kirchliche Religionslehrkräfte müssen angefordert werden
Andere Fächer können in der Matrix schon eingepflegt werden. Sie müssen auch noch nicht genau stimmen und werden von der Schulaufsicht noch nicht geprüft
Vorarbeiten
Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen
Kontrolle, dass in der Matrix zum jetzigen Zeitpunkt keine Abweichungen eingetragen sind.
Ausnahme: Einträge für Kürzungen beim Religionsunterricht
Überpüfen Sie auf jeden Fall die Richtigkeit der Schlüssel, da sich die Werte teilweise geändert haben.
Besonderen Unterricht löschen: Wer beim Anlegen des neuen Schuljahres unsere Anweisungen befolgt hat, dürfte keinen Besonderen Unterricht und keine Wahlfächer im neuen Schuljahr haben. Dennoch bitte Überprüfen und gegebenenfalls löschen. Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Besonderer Unterricht –> auf das Fach gehen und löschen
Gegebenenfalls Klassen einsparen oder mehren
Müssen Klassen eingespart werden, so sind evtl. bestehende Schüler über Datei, Schüler, Sammelversetzungen in andere Klassen bzw. Klassengruppen zu versetzen.
Nun muss in der Matrix der Unterricht aus der zu wegfallenden Klasse gelöscht werden (Rechtsklick auf betreffende Matrixzeile, Matrixzeile leeren).
Erst jetzt können unnötige Klassen und Klassengruppen im Klassenmodul gelöscht werden.
Werden zusätzliche Klassen geplant, werden diese über das Klassenmodul angelegt und gegebenenfalls betreffende Schüler per Sammelversetzung hineinversetzt.
im Klassenmodul, Plus Klassenname eingeben –> bei Klassenbesonderheiten, Jahrgangsstufe und Ausbildungsgr./Bildungsgr. eintragen
Hier werden auch die Klassengruppen über Modulbezogene Funktionen angelegt –> Klassengruppe, Neue Klassengruppe anlegen
Matrix übersichtlicher gestalten:
Anordnen der Fächerspalten: Im Fächermodul, Modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Fächer Matrix Anklicken und an die richtige Stelle ziehen
Überflüssige Spalten löschen: Fächermodul, Reiter Einstellungen, richtiger Reiter Hauptschule oder Grundschule richtiges Fach auswählen –> nach dem Häckchen schauen, ob in der Matrix verwendet gesetzt ist –> Anzahl anpassen
Stundentafel eintragen: Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellungen, Stunden wie Stundentafel
Reiter Klassengruppen (unten); Schülerzahlen (PLAN) aktualisieren
Die Schülerzahlen (IST) sind für die UP nicht von Bedeutung; sie werden erst für die Unterrichtssituation (US) im Oktober 2020 benötigt.
Beim erstmaligen Auszählen kann dies automatisch mit der Schaltfläche Schülerzahl berechnen ausgelesen werden.
Aber ACHTUNG: Händisch veränderte Zahlen werden überschrieben!
Wichtig auch bei Klassenteilungen (z.B. aus zwei Klassen werden drei Gruppen); in der Matrix einpflegen bzw. kontrollieren
Sind Veränderungen der Schülerzahlen bekannt, werden diese händisch nachgepflegt
Listenpunkt „insgesamt“ errechnet sich automatisch aus der Summe von w und m
Bitte überprüfen Sie genau, ob die Summe der Religions-/ Ethikschüler identisch mit der Klassenstärke ist Anmerkung: Wird vom Programm nicht geprüft; (Erfahrung im neuen Schuljahr wurden die kath. Religionskinder nicht automatisch eingepflegt)
Achtung: Bei mehreren Klassengruppen ist natürlich ein Eintrag bei jeder Gruppe nötig.
schulscharfe sprechende Sicherung anlegen
Berichte, die zur Ermittlung der Zahlen helfen können: Im Bereich „Schüler“:
„Schülerliste nach Jahrgangsstufe und Religionszugehörigkeit“ und „Schülerklassenliste Migrationshintergrund“
Schülerzahlen in Matrix aktualisieren
Es gelten auch hier bei der UP nur die PLAN-Zahlen
Diese können händisch eingetragen werden, aber auch automatisch aktualisiert werden. (Voraussetzung: Die Planzahlen sind im Klassenmodul gepflegt.) Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Schülerzahlen aktualisieren –> empfohlen: „In allen Unterrichtselementen der Schule“ und „geplante Schülerzahlen so weit möglich aktualisieren ansosonsten auf 0 zurücksetzen“
Dieses Vorgehen empfiehlt sich beim ersten Eintragen der Schülerzahlen, in den weiteren Planungsschritten aber nur noch in Ausnahmefällen, da die Zahlen überschrieben werden; sprich händisch nachgepflegte Zahlen, werden wieder zurückgesetzt.
Überprüfen Sie auf jeden Fall die Zahlen noch einmal auf Stimmigkeit (Klassenstärke, Summenzahl der Religionsgruppen)
Ist nur eine Klasse von einer Religionsgruppe betroffen, reicht es die Stundenzahl und die Planzahl einzutragen bzw. zu kontrollieren
ansonsten Koppeln setzen; dabei ist zu beachten
Koppelnamen müssen in jedem Koppelelement gleich sein
Auch die Abweichungen müssen in jedem Koppelelement eingetragen werden und gleich sein
Wichtig: Koppeln nur in der entsprechenden Klasse bzw. Klassengruppe setzen
Bei Koppeln mit unterschiedlichen Stundentafeln in den einzelnen Jahrgangsstufen muss eine zusätzliche Spalte aingetragen werden. An die Planzahlen denken!
Wird die zusätzliche Stunde in einer anderen Jahrgangsstufe wegen geringer Gruppengröße nicht gehalten, muss eine zusätzliche Spalte angelegt werden. Stundenanzahl (1) eintragen –> Abweichungsgrund eintragen (-1) eintragen –> Planzahlen eintragen –> speichern –> Stundenzahl auf 0 setzen
Es wird nicht automatisch überprüft, ob die Schülerzahlen einer Klasse mit den Zahlen Schülerzahlen der Religionsgruppen übereinstimmen.
Personalangeben hier zu, Art muss leer sein; rotes O bedeutet falscher Wert –> auf leeres Feld setzen
WG/Technik/Wirtschaft/Soziales-Gruppen
Stunden im entsprechenden Feld in die untere Zeile laut Stundentafel eintragen.
Da ab einer bestimmten Gruppengröße geteilt werden kann (Teilung in der 1. Jahrgangsstufe ist der XX. Schüler, aber der 2. Jahrgangsstufe der XX. Schüler)
Das macht Koppelbildungen notwendig.
Hinter die Stundenzahl den Koppelnamen schreiben, dieser muss in allen gekoppelten Elementen gleich sein
Sehr hilfreich ist das Häckchen “Abweichungen markieren„
Abweichung in jedem gekoppelten Element gleich eintragen, sprich Abweichung bei WG in der Regel „T“ und dahinter die Stundenzahl mit +/-
Planzahlen händisch nachpflegen, ansonsten werden Schülerzahlen gedoppelt
Plausi - Religionsklassenbildung
Für die Religionsklassenbildung genügt es eine Datenprüfung für den Bereich Schüler / Klassen / Unterrichtsdaten im Bereich Schulen durchzuführen.
Daten abholen/Ansprechpartner eingeben
Im Planungs-Schuljahr Daten abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Vollständiges Abholen
ggf. Lehrerdaten übernehmen oder verwerfen (falls nicht ausgegraut) - dies muss im aktuellen Schuljahr geschehen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Lehrerdaten übernehmen
Da die Lehrkräfte für die UP nicht relevant sind, verwerfen sie auf jeden Fall die Daten.
Plausibilitätsprüfung
* Datenprüfung über Datei, Verwaltung, Datenprüfung, Datenbereich Schulen: Führen Sie alle Prüfungen zur UP aus.
Wichtig: UP und nicht Oktoberstatistik!!!
Wechsel in Planungsschuljahr 2020/21 falls noch nicht geschehen
Übermittlung aus ASD, Daten abholen
Übermittlung anstoßen an ASD: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung an ASD, rechts Button Unterrichtsplanung, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen).
Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen
ggf. bei K-Fehlern, die überprüft sind, mittels Dennoch senden die Übermittlung anstoßen
Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren.
Der Button “Unterrichtsplanung„ bleibt während des gesamten Meldezeitraums gelb, die Abgabe kann nicht erklärt werden. Geänderte Meldungen müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden.
Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail stellvertreter@hmgs.de.
Eine zusätzliche Übermittlung der Schulen über das Fraas-Portal ist nicht mehr vorgesehen! Die Daten werden automatisiert von ASD zu Fraas übertragen, jedoch mit zeitlicher Verzögerung.
2. Meldung zur UP zum Planungsschuljahr 2020/21
Vorarbeiten
Alle Eintragungen sind im Planungsschuljahr 2020/21 vorzunehmen!
Anwendungsdaten/Wertelisten aktualisieren - bei Verbindungsproblemen zum ZSS und allen anderen Problematiken bitte immer unter https://doku.asv.bayern.de/cms/start vergewissern, dass kein aktueller Hinweis hierzu veröffentlicht wurde.
Alternativ zum Nachlesen auf der ASV-Webseite können die Inhalte in Outlook (oder anderen Programmen) als RSS-Feed aboniert werden: rss
Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen
Die neue Schülersuche ist aktiv: Es werden mehr Schüler mit ähnlicher Schreibweise angezeigt.
Schüler, die aus der Meldeamtsdatei übernommen wurden, aber nicht eingeschult werden - auch Rücksteller - sollten spätestens Ende Juli gelöscht werden, damit keine Schülerdoubletten entstehen. Schülerdaten können über „Stammdatenexport“ im Menü „Modulbezogene Daten“ für nächstes Schuljahr exportiert werden (Datenschutzhinweis: verschlüsselt speichern bzw. auf Datenträger in Safe lagern!).
Grundlagen 2. Lieferung
Die 2. Lieferung beinhaltet den gesamten Pflicht- und Wahlpflichtuntericht sowie den Eintrag des Ganztagesunterricht in der Matrix.
Weitere Zusatzstunden/-budgets sind dann einzutragen, wenn sie vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurden bzw. durch das KM definitiv feststehen (z.B. IND_FÖ_MK in MK).
Ggf. Fach händisch setzen: Fächer, rechts SchulNr. der MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) WG suchen, Einstellungen, Hauptschule, Haken „in der Matrix verwenden“ setzen.
Ggf. Fächer in der Matrix neu sortieren über: Fächer, modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Reiter „Fächer Matrix“, Fach an der Nr. anpacken und ziehen.
Ggf. Anzahl der Fachspalten anpassen über: Fächer, rechts SchulNr. der GS/MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) Fach suchen, Einstellungen, Grund- oder Hauptschule, „Fachgruppen Anzahl“ Zahl ändern (Fächerspalten in der Matrix anlegen).
Pflege von Klassengruppen insbesondere bei Jamiklassen (über modulbezogene Funktionen im Klassenmodul) und weiteren klassenübergreifenden Klassen
(Jahrgangskombinierte Klasse (GS)
Schon bekannte Klassenleiter eintragen (optional)
Erinnerung Klassenbezeichner
Es kommt auf einer entscheidenden ASD-Maske zu fehlerhaften Summenberechnungen bei jahrgangsgemischten Klassen. Dieser Fehler soll zur US 2020 behoben sein.
Daher gilt (nur!) für jahrgangsgemischte Klassen - zumindest für UP 2020 - folgende verbindliche Regelung für Klassenbezeichner: Der Klassenbezeichner muss mit einem Buchstaben beginnen:
J für „normale jahrgangsgemischte Klassen der Grundschule (J1/2a, J3-4b, …) bzw. Montessori (J1blau, J2gelb, J3grün, …)
DK für Deutschklassen (DK1-4, DK5-6, DK7-9, DK5-9, …)
P für Praxisklassen, nur falls Jahrgangsmischung vorkommt (P8-9, …)
Bei normalen Klassen bitte weiterhin zwingend mit einer Ziffer beginnen, also 5aGT oder 5GT und nicht G5a.
Bei JaMi derzeit auf die Führung der Sammelzeile verzichten, da Planzahlen sonst nicht händisch angepasst werden können.
Händische Pflege der Schülerzahlen in der Matrix für alle Unterrichtselemente
Ggf. unter besonderer Vorsicht Schülerplanzahlen in der Matrix über „Modulbezogene Funktionen“, „Matrixfunktionen“, „Schülerzahlen aktualisieren“ aktualisieren: „im ausgewählten Unterrichtselement“, „geplante Schülerzahlen soweit möglich aktualisieren“ oder händisch! (Nicht „in allen Unterrichtselementen der Schule“, da sonst Sport- oder Fachgruppen zerschossen werden!)
Pflege aller Koppeln
Pflege aller Abweichungen (G, L, T) = Geringe Schülerzahl, Lehrermangel, Teilung wegen Gruppengröße
Weitere Abweichungen: GGT_45 = Zusatzstunden (D) gebundener Ganztag, EIN_DK = alle Stunden der D-Klassen in der Matrix, AUS_IND_FÖ Ü Ausbau individuelle Förderung M-Zug (E), ISLAM_UNT (Islamischer Unterricht), EIN_MIG_MS (Migrationsklassen MS) etc. (siehe auch Budgettabelle).
Alle Abweichungen sind grundsätzlich gemäß der offiziellen Budgettabelle einzutragen.
Kontrolle, der Abweichungen in der Matrix.
(Zur Kontrolle: Häkchen bei „Abweichungen markieren“ setzen.)
Förderstunden in 5/6 eintragen, bei Aufteilung auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren. (Stunden müssen aus dem Verbundbudget getragen werden.)
Neuer Sportindex
DSU entsprechend der Vorgaben eintragen - die durchschnittliche Anzahl der Sportstunden eines Schülers pro Woche in der Mittelschule (ehemals Sportindex) muss erfüllt sein,
Koppeln über 6/7 sind nun möglich, da der Sportindex nun aus der Schülersicht erfüllt werden muss und nicht mehr aus Sichtweise der Unterrichtselemente.
Externe Schüler in Zielkurs (im Verbund) hinzuaddieren (unter Schülerzahlen geplant - kein Eintrag bei extern) und an abgebender Schule reduzieren bzw. Unterrichtselement löschen.
Nach ASD-Übermittlung das Schulamt sofort formlos über Abweichungen durch Verbundschüler informieren.
Wahlpflichtfächer
x statt p bei WPF überprüfen/eintragen (Listendarstellung über Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht-/Wahpflicht)
Besondere Klassenarten wie Deutschlassen oder Praxisklassen
Vor/zu der UP müssen im Lehrkräftemodul bei den Anrechnungen der Lehrkräfte im Reiter [Schunummer]GMS folgende Anrechnungen gelöscht werden:
vk (Vorkurs Deutsch)
wkE (Kooperation Kindergarten-Grundschule)
baG (Zusatzstunden gebundener Ganztag)
Setzen Sie bei LAAs die UPZ auf 0.
Löschen Sie den Einsatz teilmobiler Reserven (unter Reiter „Einsatz 20/21“ → „Einsatz als mobile Reserve“ und Reiter „1234GMS“ → „Anrechnungen“). Vollzeitliche Mobile Reserven, die keine festen Unterrichtsstunden haben, können unverändert belassen werden.
Beim Schulleiter unter dem Reiter „1234GMS“ die Funktion Schulleitung eintragen.
Die Reiter mit der/den Schulnummern überprüfen. Hier sind eventuell Einträge bei „Mehrarbeit/Nebentätigkeit“ und „Zuweisung an diese Schule“ vorhanden. Diese müssen unbedingt gelöscht werden.
Besonderer Unterricht
Bitte den BU komplett löschen, soweit noch nicht geschehen, da die Stundenbudgets sonst im Schulamt nicht korrekt ankommen.
Wahlunterricht wie IdiG oder Buchführung kann jetzt schon eingetragen werden:
Wählen Sie bei „Unterricht“, „Unterrichtsverteilung, „Liste Besonderer Unterricht“ das Fach „IdiG“ (oder „BuF“) und die UArt „w“ aus. Die Lehrkraft kann jetzt noch unberücksichtigt bleiben. Unter „Schüler gepl.“ tragen Sie die entsprechende Anzahl ein.
Weiterer BU (Zusatzstunden/-budgets) ist erst dann einzutragen, wenn er vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurde.
Nach Eingabe der Matrix sollte eine Datenprüfung durchgeführt werden für den Bereich Klassen/Klassengruppen (Name der Plausibilitätsprüfung: ASVKlasse_UP_PKL_MS)
Überprüfen Sie auf jeden Fall (sofern nicht per Fehlerprüfung bemängelt) die Einträge in den Fächern SmD, SwD, FöU
Überüfen Sie in der Liste „Datei“, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht- Wahlpflichtunterricht die Einträge bei „Schüler gepl.“
Ergänzen Sie nötige Abweichungen, die zu einer Unterrichtsmehrung führen (z.B.: T) sowie die Stundenabweichungen (z.B.: +2)
Alle Datenprüfungen unter dem Datenbereich Schulen durchführen, die mit UP: beginnen.
Anlegen einer „sprechenden“, schulscharfen Datensicherung
Wechsel in Planungsschuljahr 2020/21 falls noch nicht geschehen.
Übermittlung anstoßen an ASD: „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung an ASD“, rechts Button „Unterrichtsplanung“, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen“.
Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen bzw. dennoch senden bei überprüften und unbestätigten K-Fehlern.
Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung aus ASD“. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren.
Geänderte erneute Meldungen nach Ende der Meldefrist müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden.
Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail stellvertreter@hmgs.de.
Ausblick auf die Oktoberstatistik 10/2020
Lehrer
Über Eintragungen von Zu-/Abgängen von Lehrkräften kann man sich vorab unter folgenden Links informieren:
Die verfügbaren und relevanten Beschäftigungsverhältnisse entnehmen Sie bitte der unten verlinkten Liste. Auf einem zweiten Reiter in der Exceltabelle finden Sie zusätzlich die Übersicht der Zu- und Abgängsgründe: Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis
Schüler
Diese Eintragungen sind zwar nicht Bestandteil der Übermittlung der UP, können aber dennoch schon angegangen werden: Korridor-Kinder:
Für Kinder, die im aktuellen Schuljahr den Korridor in Anspruch genommen haben (Geburtstag zwischen 01. Juli und 30. September des Einschulungsjahres innerhalb des gesetzlichen „Einschulungskorridors“) und im Planungsschuljahr eingeschult werden, gibt es ein neues Einschulungsmerkmal „Art der Einschulung“ K (mit Korridor).
Bei Korridor-Kindern des Planungsschuljahres, die auf Wunsch der Eltern nicht eingeschult werden, müssen die bereits erfassten Daten aus Datenschutzgründen (Verbot der Vorratsdatenspeicherung) im Planungsschuljahr gelöscht werden. Die Daten müssen im folgenden Schuljahr wieder eingegeben werden. Das Schulkind wird dann mit dem Eintrag „K“ in die erste Klasse aufgenommen. Einschulungskorridor
Besonderer Unterricht
Im Besonderen Unterricht der Grund- und Mittelschulen wird zum 1.8.2020 für den Förderunterricht die Unterrichtsart mit Schlüssel f ergänzt. Dieser ersetzt die getrennte Erfassung nach besonderem Förderunterricht gemäß §7(5) GrSO (Schlüssel g) bzw. §9(9) MSO (Schlüssel h). Siehe dazu die ASV-Doku: besonderer_unter-richt#unterrichtsarten_im_besonderen_unterricht.
Der entsprechende Unterricht wird erst im neuen Schuljahr geführt!