Beachten Sie zunächst, dass das neue Schuljahr erst nach Abgabe der US oder nach Beginn des 2. Halbjahres eingerichtet werden kann. Wenn nötig, stellen Sie Ihr Systemdatum auf 2.Schulhalbjahr Beginn um.



Starten Sie den Neuanlageprozess, in dem Sie als Benutzer mit Schulleitungsrechten im Menü den Eintrag Datei / Verwaltung / Neues Schuljahr einrichten auswählen.

Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können gleichzeitig Daten des aktuellen Schuljahrs in das neue Schuljahr kopiert werden.
Jede Schule entscheidet selbst, welche Einstellungen des Vorjahres übernommen werden sollen und setzt dementsprechend die Haken.



Zuordnung von Unterrichtselementen: Es empfiehlt sich, kein Unterrichtselement zu übernehmen. Der Löschaufwand kann den Aufwand einer Neueingabe um ein Vielfaches übersteigen!
Klassenleitung/Räume/etc. übernehmen: Die Klassenleitung z.B. der 7a wird in die 7a (nicht: 8a) übernommen
Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten: Eine Lehrkraft wird z.B. dem Unterrichtselement Deutsch/7a auch im neuen Schuljahr zugeordnet – nicht „hochversetzt“!
Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind: Aus Gründen der Redundanz empfiehlt es sich, abgegangene Lehrkräfte wie im Altsystem nicht weiterzuführen (Abgang melden, im nächsten Jahr löschen). Sollte man dies doch aus bestimmten Gründen wollen, muss genau darauf geachtet werden, dass die Lehrkraft keine Auswirkungen auf das Budget oder die Meldung hat. Der Abgang der Lehrkraft wäre im Planungsjahr dann zudem gelöscht! Neben den Lehrkräften kann auch nicht unterrichtliches Personal (NUP) übernommen oder für das neue Schuljahr gelöscht werden.

Sind mehrere Schulen im Datenbestand und aufgrund der Berechtigung zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus. Findet sich die Schule nicht in der Auswahl, so wurde der Prozess für die Schule bereits durchgeführt (siehe Beispiel oben). Ein zweiter Versuch ist nur durch ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres möglich. Abhängig von den gewählten Einstellungen und der Rechnerkapazität kann dieser Vorgang erhebliche Zeit (bis zu mehreren Stunden) beanspruchen! Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Lehrkräfte den Unterrichtselementen zuordnen lassen.

Haben Sie die zu übernehmenden Daten ausgewählt, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Neues Schuljahr einrichten. Haben Sie die Option gewählt, Lehrkräfte nicht zu übernehmen, wird diese Entscheidung für die mit Abgang markierten Lehrkräfte einzeln abgefragt. Sie müssen für jede Lehrkraft das Übernehmen oder Nicht Übernehmen bestätigen Nach erfolgreicher Einrichtung des neuen Schuljahres erfolgt eine Meldung. Dann kann der Vorgang für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich durchgeführt oder der Dialog abgebrochen werden.