Eine zentral bereitgestellte Office- Schablone (z.B. Zeugnisschablone) kann nur in dem entsprechenden Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Eine unmittelbare Bearbeitung in ASV ist nicht möglich. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es nötig, Änderungen an den Zeugnisschablonen vorzunehmen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie über Datei / Verwaltung / Berichtsbibliothek die Berichtsbibliothek-Verwaltung und wählen Sie dort im Datenbereich Schüler (1) die entsprechende Zeugnisschablone aus (2). Nun klicken Sie auf die Schaltfläche exportieren (3) und speichern die Datei ab (4).

Dann „reimportieren“ Sie diese Datei, indem Sie auf die Schaltfläche importieren klicken (1) und Import mit neuem Namen wählen (2).

Die importierte Berichtsschablone ist nun mit neuem Namen (Namenserweiterung IMP_…) im Navigator aufgelistet (1). Wählen Sie diese aus und klicken auf Modulbezogene Funktionen / Export/Import / Office-Schablone(n) exportieren. Speichern Sie die Datei als Dateityp *.docx (2).

Nun kann die Zeugnisschablone in Word geöffnet und dort bearbeitet werden. Dazu heben Sie den Dokumentenschutz (über Entwicklertools) auf und aktivieren diesen wieder, nachdem Sie die nötigen Änderungen im Office-Dokument durchgeführt haben. Speichern Sie das Dokument als Dateityp *.docx ab.

Wählen Sie in der Berichtsbibliothek-Verwaltung den importierten Zeugnisbericht erneut aus (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten (2). Im Fenster Office-Schablone bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument austauschen (3) und wählen das überarbeitete Office-Dokument aus. Bestätigen Sie abschließend mit OK (4). Damit ist dem importierten Zeugnisbericht die neue Office-Schablone zugeordnet.