Pflege der Schülerdaten beim Eintritt

Da die Pflege der Schülerdaten von Schule zu Schule unterschiedlich organisiert (Schulleitung ↔ Sekretariat) und die Anforderungen der Schulen unterschiedlich sind (Private Schule ↔ Staatliche Schule), kann hier kein allgemeingültiger Ablauf oder eine allgemeingültige Reihenfolge vorgegeben werden.

Im Folgenden wird eine Übersicht über die wichtigsten Eintragungen auf den verschiedenen Reitern gegeben.

1. Namensbestandteile: Hier werden vorangestellte („von“, „zu“, etc.) bzw. nachgestellte Namensbestandteile wie „jun.“ eingegeben. Ein Schüler mit dem Namen „von Adelshausen“ wird damit in den Listen unter „A“ geführt. Wird das „von“ beim Familiennamen eingegeben, wird er unter „v“ gelistet.
   
2. Rufname: Während in der Kopfzeile des Reiters alle Vornamen angegeben werden, wird hier nur der Rufname eingetragen. Die Unterscheidung ist für verschiedene Berichte und Funktionen wichtig. So werden z. B. im Kopf eines Zeugnisses alle Vornamen genannt, während für Zeugnisbemerkungen die Eintragungen bei Rufname verwendet werden.
   
3. Religionszugehörigkeit: Hier wird die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft eingetragen. Eine Festlegung zur Teilnahme am Religionsunterricht wird dadurch noch nicht getroffen. Der Eintrag hierzu erfolgt auf dem Reiter Unterricht.
   
4. Geboren am / Gültigkeit: Das Geburtsdatum ist durch die ASD-Suche bereits vorbelegt. Die Gültigkeit des Geburtsdatums steht im Normalfall auf „G“ (vollständig gültig). Nur im Ausnahmefall werden die Werte „M“ und „J“ verwendet und zwar dann, wenn das Geburtsdatum nicht genau bekannt ist, z.B. bei Asylbewerbern.
   
5. Geburtsland/Muttersprache: Hier wird das Geburtsland und die Muttersprache angegeben. Falls das Geburtsland nicht Deutschland ist, muss im Feld Zuzugsdatum/-art (8) ein entsprechender Eintrag erfolgen.
   
6. Staatsangehörigkeit/ Weitere Staatsangehörigkeit: Hier werden die Staatsangehörigkeit und ggf. auch eine weitere Staatsangehörigkeit erfasst (z.B. „D“ und „TR“).
   
7. Anredetext: Dieses Feld bleibt in der Regel leer.
   
8. Zuzugsdatum/-art: Falls das Geburtsland nicht Deutschland ist, muss hier dass Zuzugsdatum sowie der Grund so genau wie möglich angegeben werden.
   
9. Gastschüler Ausland (nach GSO): Hier wird ein Haken gesetzt, wenn es sich um eine Gastschülerin bzw. einen Gastschüler nach §8 GSO handelt.
   

Die Daten in der unteren Hälfte sind ansonsten reine Anzeigedaten und beziehen ihre Inhalte aus Eintragungen in den anderen Reitern.

1. Liste Schullaufbahn: Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Übertragung der Schullaufbahneinträge anderer Schulen nicht möglich. Deshalb ist es unerlässlich, dass alle artikelrelevanten Wiederholungen einer Schülerin/eines Schülers der vorangegangenen Schuljahre (auch andere Schularten) mit Hilfe des Schüleraktes exakt nachgepflegt werden. Beispiele für Laufbahneinträge sind u.a. Schulwechsel, Schulartwechsel, Wiederholung einer Jgst., (Nicht-) Bestehen der Probezeit und Wechsel des Religionsunterrichts. Externe Notenverwaltungsprogramme orientieren sich an diesen Eintragungen! und greifen insbesondere auf das Feld Zusatzinfo zu, um z. B. Pflichtwiederholungen von Wiederholungen anderer Art zu unterscheiden.
   
2. Nachprüfung: Dieses Feld kann, muss aber nicht befüllt werden. Es wird von externen Notenverwaltungsprogrammen ausgelesen und kann für Beratungen zur Schullaufbahn interessant sein.
   
3. Störungen: Hier werden die Art der Störung sowie das Datum der Erstellung und das Ende der Gültigkeit des zugehörigen Attestes eingetragen. Bei Störungen, die nicht vorübergehend sind (z. B. Autismus), wird kein Ende-Datum eingetragen. Das entsprechende Feld bleibt dann leer.
4. Sonderpädagogische Förderung erteilt: Hier wird eingetragen, welche Art sonderpädagogischer Förderung erteilt wird. Das Feld muss insbesondere für jede Schülerin bzw. jeden Schüler befüllt werden, für die bzw. den Budgetzuschläge für Inklusion beantragt werden.
5. Sonderpädagogische Förderung erforderlich: Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Es kann genutzt werden, um festzuhalten, dass eine sonderpädagogische Förderung erforderlich ist, aber bisher nicht erteilt wird, oder es wird bei Erteilung sonderpädagogischer Förderung mit dem gleichen Eintrag versehen wie das Feld Sonderpädagogische Förderung erteilt.
6. Fremdsprachenfolge: Einträge zu Fremdsprachen werden entweder hier vorgenommen (unterjähriger Eintritt) oder durch Bearbeitung der Fächerwahl der Schülerinnen und Schüler automatisch erzeugt.
7. Abgeschlossene Fächer: Hier können Fächer mit Note eingetragen werden, die ab einer bestimmten Jahrgangsstufe nicht mehr belegt wurden. Am Gymnasium betrifft dies insbesondere Schülerinnen und Schüler der Qualifikationsphase der Oberstufe. Für diese werden über den Prozess Abgeschlossene Pflichtfächer berechnen auf der Basis eingetragener Zeugnisnoten die Eintragungen automatisch vorgenommen.

1. Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres: Bei Schulwechslern ist der Eintrag in diesem Feld aus Sicht der abgebenden Schule zu setzen. Relevant für die Auswahl des Eintrags ist das Zeugnis der abgebenden Schule.
2. Gefahr der Abweisung: Hier kann ggf. eingetragen werden, auf welcher Rechtsgrundlage ein Wiederholungsverbot beruht. Es handelt sich jedoch nicht um ein Pflichtfeld. Falls die Zeugnisse mit ASV erstellt werden, ist ein Eintrag aber unerlässlich, da der zugehörige Dialog in der Zeugnisschablone mit diesem Feld korrespondiert. Auch das Begleitschreiben zum Zwischenzeugnis wertet dieses Feld aus. Externe Notenverwaltungsprogramme greifen in der Regel nicht auf dieses Feld zu.
3. Notenausgleich: Falls am Ende des letzten Schuljahres Notenausgleich gewährt wurde, muss dies hier eingetragen werden. Diese Information ist von großer Bedeutung, da Notenausgleich nur dann gewährt werden kann, wenn die Schülerin bzw. der Schüler in die nicht bestandene Jgst. nicht durch Notenausgleich vorgerückt ist. Ein zweimaliges Gewähren von Notenausgleich ist also nicht möglich.
4. Grund für wiederholten Besuch: Dieses Feld muss ausgefüllt werden, wenn die Schülerin bzw. der Schüler zum Stichtag 1.10. die gleiche Jahrgangsstufe wie zum Stichtag im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart). Bei Schulartwechslern ist das Feld aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Bei Rücktritten nach dem 01.10.20xx des aktuellen Schuljahrs erfolgt der Eintrag für den Grund des wiederholten Besuchs erst im nächsten Schuljahr.
5. Probezeit bis: Hier kann eine vorliegende Probezeit eingetragen werden. Externe Notenverwaltungsprogramme greifen auf dieses Feld zu.
6. Nachfristfach: Wird die Schülerin bzw. der Schüler an der neuen Schule in einem Fach unterrichtet, welches in der bisherigen Schule nicht oder in anderer Weise unterrichtet wurde, kann sie bzw. er eine Nachholfrist erhalten. Es stehen nur Fächer zur Auswahl, die unter Datei > Schulische Daten > Fächer als Nachfristfach gekennzeichnet sind.
7. Gastschüler: Dieses Feld bezieht sich auf den Schülerstatus nach dem Schulfinanzierungsgesetz und ist daher nur für staatliche und kommunale Schulen relevant (siehe Artikel Gastschüler).
8. Fehlzeiten: Hier können optional die Fehltage erfasst werden.
9. Praktikum: Hier können optional Daten zu einem Praktikum erfasst werden.

1. Eintritt in die Grundschule: Sollte das Eintrittsdatum nicht bekannt sein, kann anhand des Geburtstages auf das „normale“ Einschulungsjahr zurückgerechnet werden.
2. Eintritt am: Als Eintrittsdatum kann zum Schuljahresbeginn entweder der 01.08.20xx oder das Datum des ersten Schultages des Schuljahres gewählt werden.
   Bei Eintritten während des Schuljahres ist das jeweilige Datum des Eintritts an die Schule zu setzen.
3. von Schule: Falls es sich um eine außerbayerische Schule handelt, dann sollte diese angelegt werden.
4. Eignung laut Übertrittszeugnis: Als Eintrag ist die „höchste“ Eignung zu verwenden, die auf dem Übertrittszeugnis vermerkt ist. Der Eintrag ist für alle Schülerinnen und Schüler verpflichtend, die in die Jgst. 5 aufgenommen werden. Dies gilt somit auch für Schülerinnen und Schüler, die bereits im Vorjahr an einer Mittelschule, Realschule, an einem Gymnasium die Jahrgangsstufe 5 besucht haben. In diesem Fall muss das Feld nachgepflegt werden, auch wenn sich das Übertrittszeugnis nicht auf das aktuelle Schuljahr bezieht. Bei einem Eintritt in die Jgst. 6 oder höher ist kein Eintrag vorzunehmen.
   In den folgenden Fällen ist „ohne gültiges Übertrittszeugnis“ auszuwählen:
   • Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 aus einer privaten, staatlich genehmigten Grundschule (z. B. Montessorischule) oder einer Waldorfschule.
   • Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 nach Überspringen der Jahrgangsstufe 4.
   • Bei einer Aufnahme in die Jahrgangsstufe 5 auf Probe.
5. Aufnahmeberechtigung: Hier ist unabhängig davon, in welche Jahrgangsstufe der Eintritt erfolgt, der für den jeweiligen Einzelfall zutreffende Eintrag auszuwählen.