J4 Daten abholen und Erhebungstermin in ASV setzen

Vor der Anforderung der Daten wird eine Versionsprüfung durchgeführt. Sind nicht alle Versionen auf dem aktuellen Stand, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Ablauf abgebrochen. Sind alle Versionen auf dem aktuellen Stand, erscheint keine Meldung.

Durch Betätigung der Schaltfläche 1 Daten abholen werden, bis auf Wertelisten und Quittungen, alle Daten von ASD abgeholt, z.B. Lehrkräfte, nicht unterrichtendes Personal, Budgetierung, Budgetzuschläge und statistische Schülerzahlen. Neben der Schaltfläche Daten abholen befinden sich drei Optionsschaltflächen: Das Datumsanzeigefeld neben Neues seit dem letzten Abholen am ist mit dem Datum der letzten Anforderung vorbelegt. Wenn der Anwender die Option Neues seit auswählt, muss auch ein Datum eingegeben werden, um die Daten abzuholen. Gibt es kein Datum des letzten Abholens, so wird im Datumsanzeigefeld neben Neues seit dem letzten Abholen am das Datum angezeigt, an dem die Schule in ASV angelegt wurde.

Daten abholen funktioniert nur, wenn unter Lehrerdaten übernehmen 2 keine Einträge mehr vorhanden sind. Lehrerdaten müssen immer im aktuellen Schuljahr übernommen werden. Passt das Schuljahr nicht, ist der Button ausgegraut.

Damit die Übermittlung der Daten zur US aus der ASV gestartet werden kann, muss der Termin der Erhebung in das System eingespielt werden. Für die Übermittlung der Unterrichtssituation ist dies ab dem 1. Oktober möglich. Dazu müssen in der ASV die Daten wie oben beschrieben am 01.10. oder kurze Zeit später abgeholt werden.

Das Daten abholen bewirkt:

1. die Aktivierung des Buttons Daten übermitteln im Bereich Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstellen im Reiter „Übermittlung an ASD“
2. die Eintragung des schulischen Ansprechpartners für die US im Bereich Datei –> Schulische Daten –> Schulen im Reiter „Organisation JJ/JJ“

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