J9 Übermittlung und Abgabe der US

1. Schüler bei ASD anmelden
   Zu Beginn der Übermittlung der US werden dem Zentralsystem noch nicht bekannte Schüler an ASD übermittelt.
2. Summendaten und Kommentar erfassen
   
3. Daten übermitteln
   
4. Quittungen abholen
   
5. Kontrollzahlen überprüfen
   
6. Sicherung erstellen
   
7. Abgabe erklären
   Abgabe erst ab 7. Oktober erklären!
8. Zeitscheibe „Statistik“ überprüfen
   

Nachdem alle Schüler in ASD angemeldet (1) sind und die Summendaten (2) sowie der Kommentar erfasst (3) sind, kann mit der Schaltfläche Daten übermitteln (4) ein Übermittlungsversuch gestartet werden.

Vorab startet zunächst eine Datenprüfung. Erst wenn keine Mussfehler vorhanden sind, können Daten an ASD übermittelt werden.

Mit Hilfe der Schaltfläche Dennoch senden startet nun die eigentliche Übertragung.

Wurden Daten erfolgreich übermittelt, erscheint folgendes Fenster:

Sollte beim Übermitteln der Unterrichtssituation die Meldung „Es ist ein Fehler beim Datentransfer aufgetreten“ erscheinen, so kann es hierfür vielfältige Ursachen geben. Abhängig von der Fehlerart können diese Fehler als …

a) inhaltliche Beschreibung, genau wie die Fehler bei den Datenprüfungen in ASV, oder als
b) technische Fehlermeldungen (meistens als Java-Fehler gemeldet), die aber stets auch einen Fehler bei Schüler- oder Lehrerdaten als Ursache haben,
… gemeldet werden.

Technische Fehler
Sollten Sie einen Fehler vom Typ „HessionProtokollException“ erhalten, deutet dies zu 99 % auf eine momentane Überlastung der ASD-Server hin. Versuchen Sie es in 30 Minuten oder in Randzeiten erneut, die US zu übermitteln.

Konnte die Anfrage an ASD nicht erfolgreich ausgeführt werden, da der Lieferschlüssel ungültig ist, so löschen Sie die letzte Übermittlung der UP-Abgabe in ASV. (ASD-Schnittstelle - Übermittlung an ASD - Prozessberichte anzeigen - Lieferung auswählen - Löschen)

Nachdem die Daten übermittelt wurden, werden diese im ASD-System eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern.
Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar. Das System informiert über Quittungen abholen (1) , wenn nach der Übermittlung der Einbuchungsprozess ins Zentralsystem noch nicht abgeschlossen ist.

Im Reiter Übermittlung aus ASD können die Quittungen abgeholt (1) werden.

Sollten Sie hier Fehlermeldungen erhalten, korrigieren Sie diese Fehler und starten erneut eine Übermittlung.

Transferquittungen treten dann auf, wenn bei der Übermittlung Probleme zwischen ASV und ASD aufgetreten sind. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren zuständigen Multiplikator.

Vor der Übermittlung werden in ASV Plausibilisierungen durchgeführt. Diese Plausiblisierungen können nur Informationen berücksichtigen, die lokal in ASV vorliegen. Plausibilisierungen, die mehrere Schulen betreffen, werden zusätzlich im Zentralsystem durchgeführt und dann über Quittungen abholen an ASV vor Ort übermittelt.

Wenn Sie keine Quittungen vorliegen haben, müssen Sie im nächsten Schritt die in ASD generierten US Kontrollzahlen anzeigen (1) und bestätigen (3). Dazu ist nun der gleichnamige Button im Reiter Übermittlung an ASD aktiv.

Dabei werden die aus ASD zurückgemeldeten Zahlen mit denen in ASV vorliegenden Zahlen verglichen. Drucken Sie diesen Vergleich aus.

Bei den Lehrkräften können geringfügige Differenzen vorliegen. Ein möglicher Grund für solche Differenzen kann sein, dass in ASD noch Lehrkräfte geführt, die aber nicht mehr in die ASV übernommen werden (z.B. StudRefs, die die Ausbildung abgebrochen haben). Sollten sich diese Differenzen nach einer Überprüfung der Lehrerdaten in ASV nicht bereinigen lassen, können sie ignoriert werden.

Beachten Sie jedoch, dass insbesondere die Schüler- und Klassenzahlen übereinstimmen müssen!
Sollten bei Klassen oder Schülern Differenzen vorliegen, die Sie sich nicht erklären können, wenden Sie sich an Ihren Multiplikator.

Diese vollständige Sicherung der ASV-Datenbank ist zwingend zu erstellen, um für alle Situationen gerüstet zu sein.

Durch Betätigen der Schaltfläche Abgabe erklären bestätigen Sie, die Kennzahlen geprüft zu haben und schließen die Abgabe damit ab.

Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch, da der aktuelle Stand der Datenbank in ASV gesichert wird, um später eine erneute Abgabe zum Stichtag vornehmen zu können.

Dabei wird eine sogenannte „Statistik-Zeitscheibe“ angelegt. Unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht!

Vergewissern Sie sich, dass nun ein zusätzliches Schuljahr mit der Bezeichnung „Statistik“ angelegt wurde. Diese Zeitscheibe sichert den Stand zum Zeitpunkt der Statistikmeldung.

Wenn die Daten der Statistikzeitscheibe nicht vollständig sind, wenden Sie sich an die MB-Dienststelle und bitten um die Ablehnung der Meldung. Anschließend kann eine neue Übertragung der US-Daten aus dem aktuellen Schuljahr gestartet werden.

Sie können jederzeit, bis Sie selbst die Abgabe erklären, eine erneute Übermittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzigen Zeitpunkt noch bei Ihnen.

Nach der ersten Abgabenerklärung kann nur noch aus der Statistik-Zeitscheibe (1) übermittelt werden. Wenn die MB-Dienststelle die Schule in ASD abgelehnt hat, kann nach erneutem Daten abholen die nachfolgende Information als Quittung abgeholt werden:

Eine erneute Übermittlung (2) kann dann in der Statistik-Zeitscheibe (1) gestartet werden.

Die Schule kann jederzeit im Zentralsystem (ASD) den aktuellen Status der Übermittlung abfragen. Dazu wird im Übermittlungszeitraum auf dem Reiter Übermittlung aus ASD die Schaltfläche Erhebungsstatus abholen (1) aktiv. Sollte eine erneute Übermittlung angefordert werden, so wird aus der Zeitscheibe der Stand 1. Oktober erneut übermittelt.

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