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Rollenverwaltung
Die Rollenverwaltung dient dazu, die einzelnen, fein granulierten Berechtigungen zu Paketen zu bündeln. Die so definierten Rollen können dann einzelnen Benutzern zugeordnet werden. Die Rollenverwaltung ist nur den Administratoren zugänglich. Dabei kann ein Systemadministrator die Rollen innerhalb der gesamten Datenbasis verwalten. Die von einem Systemadministrator neu erstellten Rollen stehen der ganzen Datenbasis zur Verfügung. Ein Administrator dagegen verwaltet die Rollen einer einzelnen Schule innerhalb der Datenbasis. Die von einem Administrator der Schule neu erfassten Rollen stehen somit nur für Benutzern dieser Schule zur Verfügung.
Mit der Rollenverwaltung können
- die einzelnen Berechtigungen der Rollen (neu erfasste oder Standardrollen) sichtbar gemacht werden,
- neu erstellte Rollen geändert werden und
- neue Rollen mit den zur Verfügung stehenden Rechten erfasst werden.
Rolle kopieren
Die einzelnen Berechtigungen und auch die mitgelieferten Standardrollen sind von ASV fest vorgegeben und können vor Ort nicht ergänzt oder geändert werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Standardrollen zu kopieren 
und die darin enthaltenen Berechtigungen anschließend anzupassen.
Neue Rolle anlegen
Angemeldet als Administrator oder als Systemadministrator kann die Rollenverwaltung über das Menü Datei → Verwaltung → Rollenverwaltung aufgerufen werden. Über die Schaltfläche Neu 
kann nun - ggf. nach Auswahl der gewünschten Schule im Navigator - eine neue Rolle erfasst und die gewünschten Berechtigungen zugeordnet werden.
Die einzelnen Berechtigungen können der Reihe nach in der Tabelle Berechtigungen ausgewählt werden. Nicht erwünschte Berechtigungen lassen sich über das entsprechende Icon löschen.
Das neue ASV-Rollen- und Berechtigungskonzept
Das bisherige ASV-Rollen- und Berechtigungskonzept wurde umfassend überarbeitet.
- Ab Version 24.2 ist es möglich, die neuen Berechtigungen für das Schülermodul sowie die angepassten Rollen zu verwenden.
- Mit der Version 24.3 werden die Standardrollen in das neue Berechtigungskonzept für das Modul Schüler überführt, so dass die Rolle in eine Kombination von NR-Rolle (Neue Rechte-Rolle) und Rest-Rolle (z.B. Schulleitung (NR) und Schulleitung_Rest) aufgeteilt wird. Hierbei ist zu beachten, dass die NR-Rollen alle neuen Berechtigungen für das Schülermodul und die Rest-Rollen die Berechtigungen für die verbleibenden Module enthalten.
- Ab der Version 24.4 stehen zusätzlich die neuen Berechtigungen für das Oberstufenmodul zur Verfügung.
- Mit der Version 25.3 wurde das neue Berechtigungskonzept auf die Module Lehrkräfte und Unterricht bzw. mit der Version 25.4 auf die Module Unterrichtssituation und -planung ausgeweitet.
Selbsterstellte Rollen können durch die zuständigen Admins überarbeitet werden.
Mit dem neuen Berechtigungskonzept besteht die Möglichkeit, Berechtigungen feingranular nach Registerkarten zu vergeben. Die bisherigen Berechtigungen bleiben weiterhin bestehen.
Hinweis: Es wird hier zwischen Objekt- und Funktionsrechten differenziert. Objektrechte definieren, welche Schüler/Unterrichtselemente für den Anwender grundsätzlich sichtbar sind. Welche Funktionen er ausführen bzw. welche Daten er effektiv pflegen kann, wird durch die Funktionsrechte und den Kontext definiert.
Wie in der Tabelle hinterlegt, gibt es jeweils eigene Lese-/Bearbeiten-Rechte für die Anschriften-Reiter. Das jeweilige Lese-Recht schaltet in der Folge den entsprechenden Anschriften-Reiter zur Ansicht frei. Ein Bearbeiten-Recht ermöglicht hingegen, alle (zum Lesen freigeschalteten) Anschriften-Reiter zu überschreiben.
- Übersicht aller Berechtigungen der jeweiligen NR- und Restrollen: