Schulartübergreifende Informationen zur Verwaltung der Benutzer und Rollen

Alle Funktionen des Amtlichen Schulverwaltungsprogramms (ASV) können generell nur mit entsprechenden Berechtigungen ausgeführt werden. Die Berechtigungen regeln insbesondere, auf welche Daten der Benutzer nur lesend und/oder schreibend zugreifen kann. Daher benötigt jeder Benutzer eine eindeutige, passwortgeschützte Anmeldung, um mit ASV arbeiten zu können. Über die Benutzerverwaltung werden die Berechtigungen für die Anwender festgelegt.

Das Rechtekonzept hängt von der organisatorischen Struktur der Schule bzw. der Datenspeicherung ab. Folgende drei Szenarien werden unterschieden:

• Einzelne Schule in einer Datenbasis, z. B. eine Grundschule, eine Realschule oder ein Gymnasium
• Mehrere Schulen in einer Datenbasis, z. B. ein Berufsbildungszentrum mit mehreren Schulen oder eine Grundschule und Mittelschule
• Regional zentrales Verfahren, z. B. die Landeshauptstadt München mit ca. 400 Schulen in einer Datenbasis

• Berechtigungen (alternative Bezeichnung: Rechte) sind einzelne, fein differenzierte Tätigkeiten in ASV, z. B. „Lehrerdaten bearbeiten“.
• Rollen sind Pakete von Berechtigungen, die an einen Benutzer vergeben werden können. Jede Rolle hat einen Namen, z. B. „Schulleitung“ mit unter anderem folgenden einzelnen Berechtigungen: „Schülerdaten bearbeiten“, „Neue Klasse erfassen“, „Lehrerdaten bearbeiten“ usw. Im Rahmen der Installation werden sogenannte Standardrollen eingerichtet. Es handelt sich dabei um fest vorgegebene Rollen, die vor Ort nicht geändert werden können. Sie können aber Benutzern zugeordnet werden.
• Für das Login in ASV werden ein Benutzername und das zugehörige Passwort benötigt. Das Passwort muss mindestens sechs Zeichen lang sein und wenigstens zwei Sonderzeichen enthalten, z. B. „!11.22.3333!“.

Die Erfassung, Änderung und Löschung von Benutzern wird von Administratoren durchgeführt. Man unterscheidet zwei Arten von Administratoren:

• Systemadministrator: Verwaltet die Datenbasis
• Administrator der Schule: Verwaltet eine oder mehrere Schulen der Datenbasis

Abhängig von der Organisation der Schule (vgl. „Szenarien“) werden Administratoren eingesetzt:

• Einzelne Schule: Einen Systemadministrator und einen Administrator der Schule in Personalunion; evtl. noch einen Administrator der Schule als Ersatz.
• Mehrere Schulen in einer Datenbasis: Einen Systemadministrator und je einen oder zwei Administratoren für jede Schule.
• Regional zentrales Verfahren: 2 - 3 Systemadministratoren und für jede Schule einen oder zwei Administratoren.

ASV-Betreuer

• Einem Benutzer die Rolle ASV-Betreuer zuweisen werden insbesondere für die schulscharfe Sicherung benötigt. Regelmäßige schulscharfe Sicherungen sind unbedingt zu empfehlen. Sie können prinzipiell jedem Benutzer diese Rolle geben.

Hat ein Benutzer von ASV sein Passwort vergessen, so besteht jederzeit die Möglichkeit, ein neues Passwort für diesen Benutzer zu vergeben.