Erstellung und Nutzung von Neuaufnahmemasken

Da ASV nur in einem geschützten Verwaltungsnetz betrieben werden sollte, steht teils eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dies muss bei der Organisation berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Für die Neuerfassung von Schülerinnen und Schülern muss derzeit eine Verbindung zum Zentralsystem aufgebaut werden, um die Schülersuche durchzuführen und eine eindeutige Zuordnung jeder Schülerin bzw. jedes Schülers über verschiedene Schularten zu gewährleisten. Dieser Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und bietet nach der Produktivsetzung der Grund-/Mittelschulen auch den wesentlichen Vorteil, dass Schülerdaten direkt aus dem Zentralsystem abgeholt werden können. Dies stellt eine große Vereinfachung bei der Neuerfassung von Schülerinnen und Schülern dar.

Für die Erfassung wird zunächst unter Datei > Verwaltung > Neuaufnahme - Designmodus eine Neuaufnahmemaske angelegt.

Dazu wird zunächst ein neuer Datensatz angelegt (1) und dann ein Name vergeben (2). Nach dem Speichern des neuen Datensatzes erscheint die Neuaufnahmemaske rechts im Navigator (3).

Nach dem Wechsel auf den Reiter Design (4) sind die Datenbereiche zu sehen, aus denen einzelne Datenfelder (5) ausgewählt und per Drag&Drop, Doppelklick oder durch das Betätigen der Entertaste in die Maske übernommen werden können. Die einzelnen Datenbereiche können dazu aufgeklappt werden (6).

Jedes Feld nimmt in Bezug auf die Breite genau die Hälfte der Eingabemaske ein. Die Felder sind an ein Raster gebunden. Sie sind nicht stufenlos verschiebbar. Irrtümlich eingefügte Felder können markiert und mit der ENTF-Taste wieder gelöscht werden.

Für eine effektive Erfassung der Schüler sollte in der Neuerfassungsmaske mit Vorbelegungen gearbeitet werden. Nach Doppelklick auf ein Element der Neuaufnahmemaske wird das entsprechende Datenfeld beschreibbar. Der Eintrag dort wird dann als Vorbelegung für alle Neuaufnahmen übernommen.

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Erstellung der späteren US eingetragen sein:

• Einschulungsjahr (Prüfung auf Schulpflicht)
• Besuchte Jahrgangsstufe / Schulbesuch am Stichtag

Falls nur eine immer gleiche Fremdsprachenwahl erfasst werden muss (zum Beispiel Englisch als erste Fremdsprache) muss dieser Eintrag im Rahmen der Ersterfassung nicht erfasst werden. Dies kann unter Schüler > Fächerwahl jederzeit zeitsparend erledigt werden (es werden dabei sowohl die Fremdspracheneinträge auf dem Reiter Laufbahn im Schülermodul als auch die Zuordnung zum Unterricht -falls eindeutig- vorgenommen).

Falls unterschiedliche Fremdsprachenwünsche erfasst werden sollen, trägt man die Wünsche entweder

• sofort unter den Laufbahndaten (Fremdsprache) ein oder
• nachgelagert über Schüler > Fächerwahl

Merker bieten die Möglichkeit, schulspezifische Informationen bei Schülerinnen und Schülern zu hinterlegen. Neben den zentral zur Verfügung gestellten Merkern können dazu eigene Merker angelegt werden.

Beim Anlegen bzw. Bearbeiten der Neuaufnahmemaske ist das Datenfeld Merker im Datenbereich Erweiterungen zu finden.

Für dieses Vorgehen sind vielfältige Anwendungsmöglichkeiten denkbar, beispielsweise:

• besondere Fähigkeiten oder Fertigkeiten
• besondere Aufgaben innerhalb der Schulgemeinschaft
• Notenschnitte

Die Neuerfassung mit Hilfe einer Neuaufnahmemaske wird unter Datei > Schüler > Neuaufnahme - Erfassungsmodus gestartet.

Es wird ein Eintrittsdatum eingetragen und die zu verwendende Neuaufnahmemaske ausgewählt. Im Anschluss öffnet sich diese und im Navigator wird ausgewählt, in welche Klasse die Aufnahme erfolgen soll. Falls die Klasse zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht festgelegt werden kann oder soll, wird empfohlen, eine Organisationsklasse anzulegen, in die alle Schülerinnen und Schüler aufgenommen werden. Aus dieser kann im Nachgang die Zuordnung zu den Regelklassen erfolgen.

Über das Symbol für das Anlegen eines Neuen Datensatzes wird das Fenster zur Suche von Schülerinnen und Schülern im Zentralsystem geöffnet. Dort werden die grundlegenden Daten der Schülerin bzw. des Schülers eingetragen und die Suche wird gestartet.

Nach Auswahl der Klassengruppe, in die die Schülerin bzw. der Schüler aufgenommen werden soll, kann die Neuaufnahmemaske vollständig befüllt werden.