Schülerinnen und Schüler können in ASV auf verschiedene Weise aufgenommen werden. Dabei ist es möglich Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin aus ASD zu übernehmen, sofern er bzw. sie bereits in ASD vorhanden ist. Erstklässlerinnen und Erstklässler werden in der Regel neu in ASD angelegt (Ausnahme: Erstklässlerinnen und Erstklässler, die bereits im Vorjahr erfasst wurden und trotz Rückstellung an ASD gemeldet wurden). Bei der Aufnahme eines Schülers bzw. einer Schülerin an eine weiterführende Schule sollte dieser bzw. diese in der Regel in ASD gefunden werden. Ausnahme: Schülerinnen und Schüler, die aus einem anderen Bundesland / Staat nach Bayern kommen.
Bei der Auswahl der Schüler bzw. der Schülerin aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner bzw. keine der Kandidatinnen und Kandidaten Ihrem Schüler bzw. Ihrer Schülerin und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD bzw. eine neue Schülerin in ASD erfassen. Unterschiedliche Schreibweisen oder eine unterschiedliche Notation des Geburtsorts sprechen hingegen für eine Übernahme des gefundenen Schülers bzw. der gefundenen Schülerin, etwa Sarah im Vornamen anstatt Sara oder Neumarkt i.d. Oberpfalz beim Geburtsort anstatt Neumarkt in der Oberpfalz.
Möglichkeiten bei der Neuaufnahme von Schülerinnen und Schülern:
In der Abgleichmaske hat der Anwender bzw. die Anwenderin die Möglichkeit für bestimmte Attribute zu entscheiden, ob er bzw. sie für das Attribut den Wert aus ASD übernehmen will oder den in ASV gespeicherten Wert erhalten will. Die Abgleichmaske enthält nur die Attribute, bei denen der ASD-Wert vom ASV-Wert abweicht. Für jedes angezeigte Attribut kann entschieden werden, ob es übernommen werden soll. Bestimmte Attribute können aufgrund ihrer Datenherkunft jedoch nur gemeinsam übernommen werden.
Ein Datenabgleich kann folgendermaßen angestoßen werden:
1. Schülerinnen und Schüler manuell aufnehmen
Neue Schülerinnen und Schüler können im Modul Schüler angelegt werden.
Start über die manuelle Schülerneuaufnahmemaske
Im Suchformular tragen Sie möglichst genau Familienname, Vornamen, Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers bzw. der Schülerin ein und starten die Suche, indem Sie die Schaltfläche Suche in ASD starten betätigen. Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden.
Bitte achten Sie auf die richtige Erfassung der Schülernamen inklusive Sonderzeichen! Nur auf diesem Weg ist sichergestellt, dass ASV-Berichte und Zeugnisse korrekt ausgestellt werden. In ASV können Sonderzeichen per Funktionstaste F8 über einen Auswahldialog eingefügt werden. Unter Sonderzeichen eingeben finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Um dem Anwender bzw. der Anwenderin eine bestmögliche Trefferliste auch bei kleineren Abweichungen (z.B. in der Schreibweise) der Suchkriterien anbieten zu können, hat der Suchalgorithmus eine gewisse Unschärfe. Es werden bis zu 10 Treffer angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind. Übereinstimmende Werte werden farblich markiert.
–> Für den in ASD identifizierten Datensatz „Markierten Datensatz abgleichen“ drücken
Oder
2. Schülerimport im Offline-Modus
Offline-Modus über modulbezogene Funktionen einschalten
Schülerinnen und Schüler manuell aufnehmen oder Schülerinnen und Schüler importieren
(In ASV wird eine vorläufiges Schülermerkmal generiert.)
Datenabgleich starten über
Verwaltung > ASD-Schnittstelle > Datenübernahme aus ASD > Schülerdaten übernehmen
In beiden Fällen wird die Abgleichmaske aufgerufen:
Über die Optionen in (4) können folgende Aktionen gestartet werden:
In der Übersichtstabelle (3) werden alle von ASD übermittelten Attribute aufgelistet, deren Wert von dem lokal in ASV gespeicherten Wert abweichen. Bei der Gegenüberstellung wird zwischen einzelnen Merkmalen, den Ansprechpartnerinnen und -partnern sowie den sogenannten Blockänderungen unterschieden. Daher finden sich drei Reiter in der Tabelle:
Beachten Sie den Hinweis unter (1):
Gegenüberstellung der Ansprechpartnerinnen und -partner ASD und ASV ((2) und (3)):
Die beiden linken Tabellen dienen dabei der Darstellung der bereits vorhandenen Datensätze aus ASV, die beiden rechten Tabellen zeigen die aus ASD.
Jeder vorhandene Ansprechpartner bzw. jede vorhandene Ansprechpartnerin wird in der oberen Tabelle (2) in einer eigenen Zeile dargestellt. Der Hauptansprechpartner bzw. die Hauptansprechpartnerin ist durch den Fettdruck markiert.
Um festzulegen, welcher Ansprechpartner bzw. welche Ansprechpartnerin in ASV durch welchen aus ASD ersetzt werden soll, gibt es Zuordnungsbuchstaben. Jeder Ansprechpartner bzw. jede Ansprechpartnerin aus ASV erhält beim Laden der Maske automatisch einen Buchstaben, der vom Anwender bzw. der Anwenderin nicht geändert werden kann. Die aus ASD empfangenen Ansprechpartnerinnen und -partner haben in der Tabelle stattdessen ein leeres und editierbares Textfeld. Durch das Eintragen der entsprechenden Buchstaben auf der ASD-Seite erfolgt die Zuordnung.
Bei der Übernahme der Ansprechpartnerinnen und -partner gelten folgende Regelungen:
Der Anschriftstyp des neuen Ansprechpartners bzw. der neuen Ansprechpartnerin wird immer auf „Eigene Anschrift“ gesetzt.
Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD in ASV übernommen werden soll, nimmt der neue Datensatz aus ASD den Hauptansprechpartnerstatus aus ASV an. Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD mit Auskunftssperre dadurch zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin werden sollte, wird stattdessen der zweiten Ansprechpartner bzw. die zweite Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Sofern kein zweiter auskunftsberechtigter Ansprechpartner bzw. keine zweite auskunftsberechtigte Ansprechpartnerin vorhanden ist, wird kein Ansprechpartner bzw. keine Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Der Anwender bzw. die Anwenderin erhält einen entsprechenden Hinweis.
Eine unmittelbare Übernahme der ASD-Daten ohne Datenabgleich für aufgenommene Schülerinnen und Schüler ist möglich
Nähere Beschreibung der beiden Verfahren siehe oben.
Hierzu muss der in ASD identifizierte Schüler bzw. die in ASD identifizierte Schülerin markiert werden und mit dem Button Markierten Datensatz erfassen in Ihre ASV-Installation übernommen werden. Die dazugehörigen ASD-Daten überschreiben die in ASV vorhandenen Daten.
Sofern keiner der angebotenen Treffer den korrekten Schüler bzw. die korrekte Schülerin darstellt, können Sie mit dem Button Neuer Schüler in ASD einen neuen Schüler bzw. eine neue Schülerin mit den von Ihnen angegebenen Merkmalen anlegen.
Beim Excel-Schülerimport im Online-Modus wird der Schüler bzw. die Schülerin zwar mit einem in ASD vorhandenen Schülerdatensatz verknüpft (sofern ein passender Schüler bzw. eine passende Schülerin identifiziert werden kann). Es erfolgt aber kein Datenaustausch von ASD nach ASV. Der Schüler bzw. die Schülerin wird mit den Daten aus der Import-Datei in ASV angelegt.
Beispiele:
Wie Sie den Schüler bzw. die Schülerin dann an ASD melden finden Sie hier
Mit der Anlage einer eigenen Schüler-Neuaufnahmemaske kann man die wichtigsten zu erfassenden Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin auf einer Maske nach eigenem Wunsch zusammenstellen. Weitere Informationen zur Gestaltung der Neuaufnahmemaske und der Anwendung finden Sie hier: