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Schüler neu erfassen
Schülerinnen und Schüler können in ASV auf verschiedene Weise aufgenommen werden. Dabei ist es möglich, Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin aus ASD zu übernehmen, sofern er bzw. sie bereits in ASD vorhanden ist.
Erstklässlerinnen und Erstklässler werden in der Regel neu in ASD angelegt (Ausnahme: Erstklässlerinnen und Erstklässler, die bereits im Vorjahr erfasst wurden und trotz Rückstellung an ASD gemeldet wurden).
Bei der Aufnahme eines Schülers bzw. einer Schülerin an eine weiterführende Schule sollte dieser bzw. diese in der Regel in ASD gefunden werden. Ausnahme: Schülerinnen und Schüler, die aus einem anderen Bundesland / Staat nach Bayern kommen.
Neue Schülerinnen und Schüler können manuell erfasst werden oder ihre Stammdaten können nach ASV importiert werden.
Schüler manuell erfassen
Neuen Datensatz im Schülermodul erfassen
Im Schülermodul wird zunächst die Klasse ausgewählt, in die die Schülerin bzw. der Schüler aufgenommen werden soll. Die Funktion Neuer Datensatz öffnet ein Suchfenster, in dem alle mit einem orangen Strich markierten Felder befüllt werden müssen.
Der Familienname, die Vornamen, der Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers bzw. der Schülerin sollen möglichst genau eingetragen werden. Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden. Die Suche wird über die Schaltfläche Suche in ASD gestartet.
Bitte achten Sie auf die richtige Erfassung der Schülernamen inklusive Sonderzeichen! Nur auf diesem Weg ist sichergestellt, dass ASV-Berichte und Zeugnisse korrekt ausgestellt werden. In ASV können Sonderzeichen per Funktionstaste F8 über einen Auswahldialog eingefügt werden. Unter Sonderzeichen eingeben finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Um dem Anwender bzw. der Anwenderin eine bestmögliche Trefferliste auch bei kleineren Abweichungen (z.B. in der Schreibweise) der Suchkriterien anbieten zu können, hat der Suchalgorithmus eine gewisse Unschärfe. Es werden bis zu 10 Treffer angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind. Übereinstimmende Werte werden farblich markiert.
Nach Markieren eines passenden Datensatzes werden über die Schaltfläche Markierten Datensatz erfassen alle Daten zu dieser Person aus ASD in die ASV überspielt. Die Funktion Markierten Datensatz abgleichen liefert die Möglichkeit, die Daten aus ASD nur teilweise zu übernehmen.
Bei der Auswahl der Schüler bzw. der Schülerin aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner bzw. keine der Kandidatinnen und Kandidaten Ihrem Schüler bzw. Ihrer Schülerin und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD bzw. eine neue Schülerin in ASD erfassen. Unterschiedliche Schreibweisen oder eine unterschiedliche Notation des Geburtsorts sprechen hingegen für eine Übernahme des gefundenen Schülers bzw. der gefundenen Schülerin, etwa Sarah im Vornamen anstatt Sara oder Neumarkt i.d. Oberpfalz beim Geburtsort anstatt Neumarkt in der Oberpfalz.
Besonderheiten: Neuerfassung mit eigener Maske
Müssen viele Schülerinnen und Schüler manuell neu erfasst werden (z. B. Erstklässlerinnen und Erstklässler), kann die Verwendung einer Neuaufnahmemaske sinnvoll sein. Mit der Anlage einer eigenen Schüler-Neuaufnahmemaske kann man die wichtigsten zu erfassenden Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin auf einer Maske nach eigenem Wunsch zusammenstellen.
Schülerstammdatenimport
Der Import von Schülerstammdaten kann auf zwei Arten erfolgen:
- XML-Import aus externem Anmeldeprogramm
- Excel-Import
In beiden Fällen muss nach dem Import ein Abgleich mit ASD vorgenommen werden.
1. XML-Import aus externem Anmeldeprogramm
Das externe Anmeldeprogramm erzeugt eine XML-Datei, die via ASV-Schnittstelle importiert wird.
2. Excel-Import
Der Excel-Import kann sowohl im Online-Modus als auch im Offline-Modus erfolgen.
Beim Excel-Schülerimport im Online-Modus wird der Schüler bzw. die Schülerin zwar mit einem in ASD vorhandenen Schülerdatensatz verknüpft (sofern ein passender Schüler bzw. eine passende Schülerin identifiziert werden kann). Es erfolgt aber kein Datenaustausch von ASD nach ASV. Der Schüler bzw. die Schülerin wird mit den Daten aus der Import-Datei in ASV angelegt.
Beim Excel-Schülerimport im Offline-Modus wird in ASV ein vorläufiges Schülermerkmal generiert. Der Abgleich mit ASD erfolgt also nicht sofort, sondern wird im Nachgang manuell angestoßen.
Der Offline-Modus wird im Schülermodul über modulbezogene Funktionen eingeschaltet.
Der Excel-Schülerimport erfolgt sowohl im Online- wie auch im Offline-Modus im Schülermodul über die modulbezogene Funktion Schüler importieren.
Auf der Seite Import von Schülergrunddaten werden Voraussetzungen und Ablauf des Imports näher beschrieben.
Abgleich mit ASD
Bei beiden Import-Varianten muss im Anschluss an den Import ein Abgleich mit ASD vorgenommen werden. Dieser kann auf zwei Arten erfolgen.
- Bei Verwendung der Funktion Schüler bei ASD anmelden unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD werden alle Schülerinnen und Schüler bei ASD angemeldet, bei denen eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden kann. Schülerinnen und Schüler, die nicht automatisch angemeldet werden können, werden in einem weiteren Fenster angezeigt. Hier bestünde die Möglichkeit, den eigenen Datensatz mit dem passenden aus ASD zu verbinden. Allerdings werden dabei alle Daten aus ASD übernommen und abweichende Daten der eigenen ASV überschrieben. Da die Import-Daten z. B. im Bereich Anschriften häufig aktueller sind, ist hier Vorsicht geboten. Es wird empfohlen, für die nicht angemeldeten Schülerinnen und Schüler die Funktion Schülerdaten übernehmen zu verwenden.
- Die Funktion Schülerdaten übernehmen unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung aus ASD bietet eine differenzierte Möglichkeit des Abgleichs. Es kann ausgewählt werden, welche Merkmale aus ASD übernommen werden sollen.