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Schüler neu erfassen
Fachlicher Hintergrund
Schülerdaten von Schülern, die bereits an einer anderen bayerischen Schule erfasst wurden, liegen bereits in ASD vor und sollten von dort abgeholt bzw. gefunden werden. Dies ist etwa bei einem Wechsel von einer Grundschule in Bayern an eine Mittel-, Realschule oder ein Gymnasium und ein Förderzentrum in Bayern der Fall. Bevor Sie nach einer erfolglosen Suche einen neuen Datensatz in ASD erfassen, sollten Sie den Kontakt zu einem Ihrer ASV-Multiplikatoren suchen. Dadurch verhindern wir die Erzeugung von Schülerdubletten.
Möglichkeiten bei der Neuaufnahme von Schülern:
Mit Datenübernahme aus ASD
Variante 1: Übernahme der ASD-Daten MIT Datenabgleich
Beschreibung des Datenabgleichs
In der Abgleichmaske hat der Anwender die Möglichkeit für bestimmte aus ASD kommende Attribute zu entscheiden, ob er das Attribut aus ASD übernehmen will oder den in ASV bereits gespeicherten Wert erhalten will. Die Abgleichmaske enthält nur die Attribute, die in ASD einen anderen Wert haben als in ASV. Für jedes angezeigte Attribut kann entschieden werden, ob es übernommen werden soll. Bestimmte Attribute können aufgrund ihrer Datenherkunft jedoch nur gemeinsam übernommen werden.
Ein Datenabgleich kann folgendermaßen angestoßen werden:
- Schüler manuell aufnehmen > Für den in ASD identifizierten Datensatz „Markierten Datensatz abgleichen“ drücken (siehe Bild unten) oder
- Offline-Modus über modulbezogene Funktionen einschalten
Schüler manuell aufnehmen oder Schüler importieren
(In ASV wird eine vorläufiges Schülermerkmal generiert.
Datenabgleich starten über
Verwaltung > ASD-Schnittstelle > Datenübernahme aus ASD > Schülerdaten übernehmen
Suche aus dem Modul Schüler
Neue Schüler können im Modul Schüler angelegt werden. 
Start über die manuelle Schülerneuaufnahmemaske
Im Suchformular tragen Sie möglichst genau Familiennamen, Vornamen, Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers ein und starten die Suche, indem Sie die Schaltfläche Suche in ASD starten betätigen. Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden.
Bitte achten Sie auf die richtige Erfassung der Schülernamen inklusive Sonderzeichen! Nur auf diesem Weg ist sichergestellt, dass ASV-Berichte und Zeugnisse korrekt ausgestellt werden. In ASV können Sonderzeichen per Funktionstaste F8 über einen Auswahldialog eingefügt werden. Unter Sonderzeichen eingeben finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.
Immer wieder wurden im Rahmen der Qualitätssicherung von Schulen Schwierigkeiten bei der Schülersuche gemeldet: Deshalb wurde die Schülersuche überarbeitet und das eingesetzte Suchverfahren so angepasst, dass künftig unschärfer gesucht wird. Es werden nun auch Treffer angezeigt, die keine vollständige Übereinstimmung mit den eingegebenen Suchkriterien bieten, insbesondere werden damit mehr Treffer als in der alten Schülersuche angezeigt. Konkret wurde der Algorithmus der Schülersuche in ASV dabei so modifiziert, dass Ihnen nun eine Liste von Schülern ausgegeben wird, die ähnlich zu den eingegebenen Kriterien sind. Es werden Ihnen bis zu 10 Treffer angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind.
In beiden Fällen wird die Abgleichmaske aufgerufen:
(erscheint nicht bei manueller Schülerneuaufnahme) Hier werden alle Klassen und Schüler der ausgewählten Schule aufgelistet, die noch nicht bei ASD angemeldet wurden.
Nach Auswahl eines Schülers im Navigator werden die (in ASV gespeicherten) identifizierenden Merkmale des Schülers im Kopfbereich (2) angezeigt.
Für den ausgewählten Schüler wird die Schülersuche an ASD gestellt. Sofern ein Schüler in ASD identifiziert wurde, werden die Stammdaten aus ASD abgeholt.
Für Schüler, die bereits bei ASD angemeldet wurden, ist ein Datenabgleich nicht mehr möglich!
Abgleich des Schülers – bei manueller Aufnahme und über ASD-Schnittstelle
In der Übersichtstabelle (3) werden alle von ASD übermittelten Attribute aufgelistet, deren Wert von dem lokal in ASV gespeicherten Wert abweichen. Bei der Gegenüberstellung wird zwischen einzelnen Merkmalen, den Ansprechpartnern und den sogenannten Blockänderungen unterschieden. Daher finden sich drei Reiter in der Tabelle:
- Einzeländerungen
Hier werden alle Attribute aufgelistet, für die isoliert entschieden werden kann, ob der Wert übernommen werden soll. Die Spalten beinhalten:
- Datengruppe: die definierte Datengruppe zum übermittelten Attribut
- Feld: übermitteltes Attribut
- ASV-Wert: lokaler Wert in ASV
- ASD-Wert: von ASD erhaltener Wert
- Letzte Spalte: dient der Markierung der zu übernehmenden Attribute
- Ansprechpartner
Im Reiter „Ansprechpartner“ ist es möglich, Ansprechpartner des ausgewählten Schülers in ASV durch bereits in ASD Vorliegende zu ersetzen. Die Übernahme bezieht sich dabei immer nur auf „Erziehungsberechtigte/r“ (ReiterNr. 1) bzw. „weitere/r Erziehungsberechtigte/r“ (ReiterNr. 2). Die Ansprechpartner können nur im Block übernommen werden. Eine Übernahme von einzelnen Merkmalen innerhalb eines Blocks ist nicht möglich.
Zu beachten ist hierbei (siehe nachfolgendes Bild (1)):
Beachten Sie, dass dabei
- der ursprüngliche ASV-Datensatz gelöscht und durch den ASD-Datensatz ersetzt wird,
- nur alle in der unteren Tabelle angezeigten Attribute übernommen werden,
- nicht das Merkmal „Hauptansprechpartner“ des ASD-Datensatzes übernommen wird, sondern der Hauptansprechpartnerstatus des gewählten ASV-Datensatzes beibehalten wird (Ausnahme: Falls der Hauptansprechpartner dadurch eine Auskunftssperre hätte).
Gegenüberstellung der Ansprechpartner ASD und ASV ((2) und (3)):
Die beiden linken Tabellen dienen dabei der Darstellung der bereits vorhandenen Datensätze aus ASV, die beiden rechten Tabellen zeigen die aus ASD.
Jeder vorhandene Ansprechpartner wird in der oberen Tabelle (2) in einer eigenen Zeile dargestellt. Der Hauptansprechpartner ist durch den Fettdruck markiert.
Um festzulegen, welcher Ansprechpartner in ASV durch welchen aus ASD ersetzt werden soll, gibt es Zuordnungsbuchstaben. Jeder Ansprechpartner aus ASV erhält beim Laden der Maske automatisch einen Buchstaben, der vom Anwender nicht geändert werden kann. Die aus ASD empfangenen Ansprechpartner haben in der Tabelle stattdessen ein leeres und editierbares Textfeld. Durch das Eintragen der entsprechenden Buchstaben auf der ASD-Seite erfolgt die Zuordnung.
Bei der Übernahme der Ansprechpartner gelten folgende Regelungen:
Der Anschriftstyp des neuen Ansprechpartners wird immer auf „EA – Eigene Anschrift“ gesetzt.
Wenn ein Ansprechpartner aus ASD in ASV übernommen werden soll, nimmt der neue Datensatz aus ASD den Hauptansprechpartnerstatus aus ASV an. Wenn ein Ansprechpartner aus ASD mit Auskunftssperre dadurch zum Hauptansprechpartner werden sollte, wird stattdessen der zweiten Ansprechpartner zum Hauptansprechpartner. Sofern kein zweiter auskunftsberechtigter Ansprechpartner vorhanden ist, wird kein Ansprechpartner zum Hauptansprechpartner. Der Anwender erhält einen entsprechenden Hinweis.
Über die Optionen in (4) können folgende Aktionen gestartet werden:
- Änderungen aus allen Tabs übernehmen
→ übernimmt für die markierten Attribute die Werte aus ASD nach ASV
- Neuen Schüler in ASD anlegen (nur bei ASD-Schnittstelle)
→ legt den lokal in ASV vorhandenen Schüler in ASD neu an (bei in ASD nicht gefundenen Schülern)
Der abgeglichene Schüler wird aus dem Navigator entfernt (nur bei Aufruf über ASD-Schnittstelle).
Variante 2: Übernahme der ASD-Daten OHNE Datenabgleich
Wenn Sie einen der gefundenen Schüler markieren, können Sie ihn mit dem Button Markierten Datensatz erfassen in Ihre ASV-Installation übernehmen. Sollten beim Schülernamen falsche Sonderzeichen enthalten sein, korrigieren Sie diese.
Sofern keiner der angebotenen Treffer den korrekten Schüler darstellt, können Sie mit dem Button Neuer Schüler in ASD einen neuen Schüler mit den von Ihnen angegebenen Merkmalen anlegen.
Achtung: Bei der Auswahl der Schüler aus der Menge der gefundenen Kandidaten ist große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner der Kandidaten Ihrem Schüler und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD erfassen.
Entsprechungen, die in mehreren Merkmalen deutlich abweichen, deuten auf eine Neuerfassung hin. Unterschiedliche Schreibweisen oder eine unterschiedliche Notation des Geburtsorts sprechen hingegen für eine Übernahme des gefundenen Schülers, etwa Sarah im Vornamen anstatt Sara oder Neumarkt i.d. Oberpfalz beim Geburtsort anstatt Neumarkt in der Oberpfalz.
Suche aus der ASD-Schnittstelle
Bei der Anmeldung von Schülern über die ASD-Schnittstelle werden alle Schüler automatisch angemeldet, die von Ihnen noch nicht bei ASD angemeldet wurden (z.B. nach Import aus einem Fremdverfahren).
Dabei wird am Ende des Anmeldevorgangs eine Liste von Schülern angezeigt, für die keine automatische Zuordnung des ASV-Schüler-Datensatzes zu einem Datensatz in ASD möglich war. Wenn Sie in der linken Tabelle einen Schüler wählen, werden in der rechten Tabelle die zugehörigen Treffer aus ASD angezeigt. Merkmale, die von den Suchkriterien abweichen, werden dabei farbig (gelb) markiert.
Mit der Schaltfläche Neuer Schüler in ASD anlegen wird ein Schüler mit den in der linken Tabelle markierten Merkmalen in ASD angelegt. Für Erstklässler ist die Option Neuer Schüler in ASD anlegen die Regel. Eine Ausnahme bilden Erstklässler, die im Vorjahr bereits erfasst und trotz Rückstellung an ASD angemeldet wurden.
Mit der Schaltfläche Schüler übernehmen können Sie den aktuell links markierten Schüler aus dem Datenbestand von ASV (Ihrer Schule) mit den Daten der rechten Liste (vorhanden in ASD) übernehmen.
Achtung: Bei der Auswahl der Schüler aus der Menge der gefundenen Kandidaten ist große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß (anderes Geburtsdatum, Nachname etc.), entspricht mit großer Wahrscheinlichkeit keiner der Kandidaten Ihrem Schüler und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD erfassen.
Lesen Sie hierzu auch: Schüler an ASD anmelden
Wird ein Schüler neu aufgenommen und ein Planungsschuljahr existiert bereits, dann wird der Schüler auch in der Zielklasse seiner neuen Klasse im Planungsschuljahr angelegt.
Ohne Datenübernahme aus ASD
Variante 3: Schülerstammdatenimport im Online Modus
- Excel-Datei: Es ist auch möglich die Schüler an der abgebenden Schule in eine Exceldatei zu exportieren und an der aufnehmenden Schule wieder zu importieren.
- XML-Datei: Import via ASV-Schnittstelle
Variante 4: Neuerfassung im Designmodus
Sollte die Neuerfassung von Schülern im Designmodus gewünscht sein, so folgen Sie bitte folgender Anweisung: Organisation der Schülerneuerfassung in ASV.