Schüler neu erfassen

Schüler können in ASV auf verschiedene Weise aufgenommen werden. Dabei ist es möglich Daten eines Schülers aus ASD zu übernehmen, sofern er bereits in ASD vorhanden ist. Erstklässler werden in der Regel neu in ASD angelegt (Ausnahme: Erstklässler, die bereits im Vorjahr erfasst wurden und trotz Rückstellung an ASD gemeldet wurden). Bei der Aufnahme eines Schülers an eine weiterführende Schule sollte dieser in der Regel in ASD gefunden werden. Ausnahme: Schüler, die aus einem anderen Bundesland / Staat nach Bayern kommen.

Möglichkeiten bei der Neuaufnahme von Schülern:

In der Abgleichmaske hat der Anwender die Möglichkeit für bestimmte Attribute zu entscheiden, ob er für das Attribut den Wert aus ASD übernehmen will oder den in ASV gespeicherten Wert erhalten will. Die Abgleichmaske enthält nur die Attribute, bei denen der ASD-Wert vom ASV-Wert abweicht. Für jedes angezeigte Attribut kann entschieden werden, ob es übernommen werden soll. Bestimmte Attribute können aufgrund ihrer Datenherkunft jedoch nur gemeinsam übernommen werden.

Ein Datenabgleich kann folgendermaßen angestoßen werden:

1. Schüler manuell aufnehmen

Neue Schüler können im Modul Schüler angelegt werden.

Start über die manuelle Schülerneuaufnahmemaske

Im Suchformular tragen Sie möglichst genau Familienname, Vornamen, Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers ein und starten die Suche, indem Sie die Schaltfläche Suche in ASD starten betätigen. Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden.

Bitte achten Sie auf die richtige Erfassung der Schülernamen inklusive Sonderzeichen! Nur auf diesem Weg ist sichergestellt, dass ASV-Berichte und Zeugnisse korrekt ausgestellt werden. In ASV können Sonderzeichen per Funktionstaste F8 über einen Auswahldialog eingefügt werden. Unter Sonderzeichen eingeben finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.

Um dem Anwender eine bestmögliche Trefferliste auch bei kleineren Abweichungen (z.B. in der Schreibweise) der Suchkriterien anbieten zu können, hat der Suchalgorithmus eine gewisse Unschärfe. Es werden bis zu 10 Treffer angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind. Übereinstimmende Werte werden farblich markiert.

–> Für den in ASD identifizierten Datensatz „Markierten Datensatz abgleichen“ drücken

Oder

2. Schülerimport im Offline-Modus

Offline-Modus über modulbezogene Funktionen einschalten



Schüler manuell aufnehmen oder Schüler importieren

(In ASV wird eine vorläufiges Schülermerkmal generiert.)
Datenabgleich starten über
Verwaltung > ASD-Schnittstelle > Datenübernahme aus ASD > Schülerdaten übernehmen

In beiden Fällen wird die Abgleichmaske aufgerufen:

• Änderungen aus allen Tabs übernehmen
  → übernimmt für die markierten Attribute die Werte aus ASD nach ASV
  Nähere Informationen unter Datenabgleich für den ausgewählten Schüler (siehe nächster Abschnitt)
• Neuen Schüler in ASD anlegen (nur bei ASD-Schnittstelle)
  → legt den lokal in ASV vorhandenen Schüler in ASD neu an (bei in ASD nicht gefundenen Schülern)
  Der abgeglichene Schüler wird aus dem Navigator entfernt (nur bei Aufruf über ASD-Schnittstelle).

In der Übersichtstabelle (3) werden alle von ASD übermittelten Attribute aufgelistet, deren Wert von dem lokal in ASV gespeicherten Wert abweichen. Bei der Gegenüberstellung wird zwischen einzelnen Merkmalen, den Ansprechpartnern und den sogenannten Blockänderungen unterschieden. Daher finden sich drei Reiter in der Tabelle:

• Einzeländerungen
  Hier werden alle Attribute aufgelistet, für die isoliert entschieden werden kann, ob der Wert übernommen werden soll. Die Spalten beinhalten:
  
  • Datengruppe: die definierte Datengruppe zum übermittelten Attribut
  • Feld: übermitteltes Attribut
  • ASV-Wert: lokaler Wert in ASV
  • ASD-Wert: von ASD erhaltener Wert
  • Letzte Spalte: dient der Markierung der zu übernehmenden Attribute

• Ansprechpartner
  Im Reiter „Ansprechpartner“ ist es möglich, Ansprechpartner des ausgewählten Schülers in ASV durch bereits in ASD Vorliegende zu ersetzen. Die Übernahme bezieht sich dabei immer nur auf „Erziehungsberechtigte/r“ (ReiterNr. 1) bzw. „weitere/r Erziehungsberechtigte/r“ (ReiterNr. 2). Die Übernahme kann nur für die Daten des „Erziehungsberechtigte/r“ bzw. „weitere/r Erziehungsberechtigte/r“ erfolgen. Die Daten des jeweiligen Ansprechpartners können nur im Block übernommen werden.

Beachten Sie den Hinweis unter (1):

Gegenüberstellung der Ansprechpartner ASD und ASV ((2) und (3)):

Die beiden linken Tabellen dienen dabei der Darstellung der bereits vorhandenen Datensätze aus ASV, die beiden rechten Tabellen zeigen die aus ASD.

Jeder vorhandene Ansprechpartner wird in der oberen Tabelle (2) in einer eigenen Zeile dargestellt. Der Hauptansprechpartner ist durch den Fettdruck markiert.

Um festzulegen, welcher Ansprechpartner in ASV durch welchen aus ASD ersetzt werden soll, gibt es Zuordnungsbuchstaben. Jeder Ansprechpartner aus ASV erhält beim Laden der Maske automatisch einen Buchstaben, der vom Anwender nicht geändert werden kann. Die aus ASD empfangenen Ansprechpartner haben in der Tabelle stattdessen ein leeres und editierbares Textfeld. Durch das Eintragen der entsprechenden Buchstaben auf der ASD-Seite erfolgt die Zuordnung.

Bei der Übernahme der Ansprechpartner gelten folgende Regelungen:

Der Anschriftstyp des neuen Ansprechpartners wird immer auf „Eigene Anschrift“ gesetzt.

Wenn ein Ansprechpartner aus ASD in ASV übernommen werden soll, nimmt der neue Datensatz aus ASD den Hauptansprechpartnerstatus aus ASV an. Wenn ein Ansprechpartner aus ASD mit Auskunftssperre dadurch zum Hauptansprechpartner werden sollte, wird stattdessen der zweiten Ansprechpartner zum Hauptansprechpartner. Sofern kein zweiter auskunftsberechtigter Ansprechpartner vorhanden ist, wird kein Ansprechpartner zum Hauptansprechpartner. Der Anwender erhält einen entsprechenden Hinweis.

Eine unmittelbare Übernahme der ASD-Daten ohne Datenabgleich für aufgenommene Schüler ist möglich

• über die manuelle Schülerneuaufnahme oder
• über den Schülerimport im Offline-Modus.

Nähere Beschreibung der beiden Verfahren siehe oben.

Hierzu muss der in ASD identifizierte Schüler markiert werden und mit dem Button Markierten Datensatz erfassen in Ihre ASV-Installation übernommen werden. Die dazugehörigen ASD-Daten überschreiben die in ASV vorhandenen Daten.

Sofern keiner der angebotenen Treffer den korrekten Schüler darstellt, können Sie mit dem Button Neuer Schüler in ASD einen neuen Schüler mit den von Ihnen angegebenen Merkmalen anlegen.

Beim Excel-Schülerimport im Online-Modus wird der Schüler zwar mit einem in ASD vorhandenen Schülerdatensatz verknüpft (sofern ein passender Schüler identifiziert werden kann). Es erfolgt aber kein Datenaustausch von ASD nach ASV. Der Schüler wird mit den Daten aus der Import-Datei in ASV angelegt.

Beispiele:

• Import von Schülergrunddaten aus einem Fremdprogramm (Externes Anmeldeprogramm) oder
• Export von Schülerstammdaten durch die abgebende Schule (Modulbezogene Funktionen: Stammdatenexport) und importieren der Daten an der aufnehmenden Schule.
• XML-Datei: Import via ASV-Schnittstelle

Wie Sie den Schüler dann an ASD melden finden Sie hier

Mit der Anlage einer eigenen Schüler-Neuaufnahmemaske kann man die wichtigsten zu erfassenden Daten eines Schülers auf einer Maske nach eigenem Wunsch zusammenstellen. Weitere Informationen zur Gestaltung der Neuaufnahmemaske und der Anwendung finden Sie hier:

• Neuaufnahme im Designmodus
• Neuaufnahme - Erfassungsmodus