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Massendruck - Einzeldruck eines Zeugnisses (nachträgliche Abänderungen)
Massendruck von Zeugnissen
(1) Zum zeitsparenden Massendruck sind zunächst die entsprechenden Klassengruppen im Schülernavigator (rechts) auszuwählen.
„von – bis“ –> „Shift“ und linke Maustaste; „einzelne“ –> „Strg“ und linke Maustaste; „alle“ –> „Strg“ und „a“
(2) Zeugnisparameter:
- Drucksatz: Hier können Sie festlegen, ob Druckzusätze wie „Kopie“, „Abdruck“, etc. oben rechts in das Zeugnis eingedruckt werden. Dies kann für eine Ausfertigung für den Schülerakt sinnvoll sein.
- Abweichendes Zeugnisdatum: Meist nicht nötig. Normalerweise setzen Sie ein globales Zeugnisdatum im Modul Schulen > Reiter >Zeugnisdaten oder in den Einstellungen der jeweiligen Klasse. Das hier gesetzte Datum hat dann Vorrang vor den dort gesetzten Einstellungen.
- Elektronisches Dienstsiegel: Hier legen Sie fest, ob ein elektronisches Dienstsiegel verwendet werden soll. Diese Option ist jedoch nur für das Jahreszeugnis interessant. Das elektronische Dienstsiegel ist laut KMBek 2236.2.2-K vom 30.03.2022 nicht erlaubt für Abschlusszeugnisse, die im Fall des Nichtbestehens der Abschlussprüfung zu vergebenden Jahreszeugnisse und Bescheinigungen über die Dauer des Schulbesuchs.
Elektronische Dienstsiegel können im Modul Schulen hinterlegt werden. Bei Verwendung des elektronischen Dienstsiegels ist nur die originale Siegel-Datei erlaubt, die Sie vom Bayerischen Hauptmünzamt erhalten haben. Es dürfen z. B. keine eingescannten Ausdrucke oder digital veränderte Siegel-Dateien verwendet werden. Bitte nutzen Sie das originale Dienstsiegel im PNG-Format. Sollte Ihnen das Dienstsiegel noch nicht im PNG-Format vorliegen, kann dies beim Bayerischen Hauptmünzamt ohne Zusatzkosten mitbestellt werden. Geben Sie hierzu auf dem Bestellformular im Abschnitt Dateiformate und -versionen das PNG-Format mit an.
(3) Zeugnisunterzeichner:
- Schulleitung/Klassenleitung: Auch hier müssen Sie normalerweise nichts eintragen. Sinnvoll kann ein Eintrag sein, wenn z.B. der Klassleiter erkrankt ist und die Zeugnisse von seinem Stellvertreter unterschrieben werden sollen.
Diese Felder sind jedoch nur aktiv, wenn Sie nur eine Klassengruppe ausgewählt haben.
- Prüfungsvorsitz: Das Eingabefeld wird in den BERS-Zeugnissen nicht beachtet. Stattdessen wählen Sie das Vorsitzende Mitglied des Prüfungsausschusses über die Klasse > Reiter Zeugnisse ein.
- Maschinelle Unterschrift: Mit den beiden Optionen je für Klassleiter und Schulleitung legen Sie fest, ob das Unterschriftenfeld für eine eigenhändige Unterschrift frei gehalten wird oder ob ein „gez. <Unterzeichnername>“ eingedruckt wird.
Wenn Sie mehrere Klassengruppen markiert haben, ist das Feld „Maschinelle Unterschrift“ nicht bearbeitbar. Es gilt dann die Voreinstellung, die Sie im Modul Schulen, Reiter Zeugnisdaten (dort ganz unten) getroffen haben!
(4) Druckreihenfolge: Es ist unbedingt sicherzustellen, dass die Ordnung der gewünschten Druckreihenfolge entspricht. In der Regel möchte man eine klassenweise aufsteigende Reihenfolge mit jeweils alphabetisch aufsteigender Schülerreihenfolge. Hierzu muss beim Druck mehrerer Klassen im Navigator oben auf die Spalte „Klasse“ geklickt werden, damit nach dieser Spalte sortiert wird.
(5) Druckparameter:
- Einzelseiten nacheinander drucken: Dies sollte man unbedingt auswählen und nicht die automatische Voreinstellung „beidseitig drucken“ ausgewählt lassen. Sonst werden unnötige Leerblätter zwischen den Zeugnissen erzeugt. Eine Eingabe von Zeugnisparametern und Zeugnisunterzeichnern ist im Falle des Massendrucks weder sinnvoll noch nötig.
- Seiten drucken: Es können bestimmte Seiten eines Zeugnisses gedruckt werden, z.B. durch die Eingabe 2-3 oder 4,5,8
(6) Ausgabeeinstellungen:
- Vorschau: Es empfiehlt sich grundsätzlich, vor dem Ausdruck auf Papier die Ausgabeeinheit zunächst noch auf „Vorschau“ zu ändern und mit dem Anklicken des Buttons „Zeugnisse drucken“ eine letzte Kontrollmöglichkeit (z. B. Zeugnisart, Schülerreihenfolge, Zeugnisdatum, Unterzeichner usw.) auf dem Bildschirm zu erhalten.
- Speichern: Auch das Speichern der Zeugnisse in Form von pdf-Dateien ist möglich. Pro Zeugnis wird eine eigene Datei erzeugt, deren Name den Schülernamen enthält, und in dem (vorher oder nachher) gewählten Dateiordner gespeichert (Tipp: für jede Klasse einen eigenen Ordner anlegen).
(7) Zeugnisdruck:
Nach der Änderung der Ausgabeeinheit auf „Drucker“ und der Auswahl des verwendeten Zeugnisdruckers startet der Button „Zeugnisse drucken“ den realen Zeugnisdruck.
Einzeldruck eines Zeugnisses – nachträglich mit notwendigen Abänderungen
Da die meisten Funktionen analog zum Massendruck funktionieren, wird hier nur auf Abweichungen eingegangen.
(1) Um sämtliche Druckeinstellungen vornehmen zu können klicken Sie auf folgendes Icon.
(2) Zeugnisparameter:
- Drucksatz: Hier können Sie festlegen, ob Druckzusätze wie „Kopie“, „Abdruck“, etc. oben rechts in das Zeugnis eingedruckt werden. Dies kann für eine Ausfertigung für den Schülerakt sinnvoll sein.
- Abweichendes Zeugnisdatum: Hier setzen Sie ein abweichendes Zeugnisdatum, z.B. in Ihrer Klasse befindet sich ein Verkürzer. Das hier gesetzte Datum hat dann Vorrang vor den dort gesetzten Einstellungen.
(3) Zeugnisunterzeichner:
- Schulleitung/Klassenleitung: Sinnvoll kann ein Eintrag sein, wenn z.B. der Klassleiter erkrankt ist und die Zeugnisse von seinem Stellvertreter unterschrieben werden sollen.
- Maschinelle Unterschrift: Mit den beiden Optionen je für Klassleiter und Schulleitung legen Sie fest, ob das Unterschriftenfeld für eine eigenhändige Unterschrift frei gehalten wird oder ob ein „gez. <Unterzeichnername>“ eingedruckt wird.
(4) Druckauswahl Rechts im Navigator wählen Sie den betreffenden Schüler aus, für welchen die Einstellungen zutreffen.
Der Zeugnisdruck kann ausgeführt werden.