a) Legen Sie eine Klasse mit der Klassenart EX-MA für die Externen Prüfungsteilnehmer an. Das Feld für die Zielklasse bleibt leer.

Legen Sie auf dem Reiter Klassengruppen den Bildungsgang und die Jahrgangstufe fest. Ohne diese Eintragungen lässt ASV Sie die Klasse nicht abspeichern.

Auf dem Reiter Zeugnisse tragen Sie als einziges Zeugnis das Abschlusszeugnis mit dem Datum des entsprechenden Schuljahres ein. Als Unterzeichner wird der Schulleiter ausgewählt.

b) Nehmen Sie die externen Prüflinge in diese Klasse auf. Gehen Sie dabei wie bei der Aufnahme von anderen neuen Schülern vor.
Schüler aus anderen Schularten: Schüler aus Privatschulen, Gymnasien und Realschulen sind in ASD erfasst. Die Schüler müssen anhand der Personenmerkmale in ASD gefunden werden. Legen Sie diese nicht neu in ASD an, um Schülerdubletten zu vermeiden.

Ausnahmen sind Schüler, welche erst nach dem 1. Oktober des aktuellen Schuljahres erstmals an einer bayerischen Schule aufgenommen wurden bzw. ehemalige Schüler, welche bereits vor Einführung der ASV die Schule verlassen haben. Nur diese können als „neuer Schüler in ASD“ angelegt werden.

c) Im Schülermodul der externen Prüflinge sind die Reiter Schuljahr xx/yy und Erweiterungen ausgegraut. Der Reiter Ein-/Austritt unterscheidet sich deutlich von regulären Schülern. Hier sind Prüfungsbeginn, Austritt und Abschluss zu pflegen.

Falls es sich bei den externen Prüflingen um Nichtschüler handelt, werden die hier angelegten Prüflinge bei der US im nächsten Oktober mit an ASD übermittelt. Bitte überprüfen Sie deshalb bereits beim Anlegen, ob die Angaben auf dem Reiter Grunddaten bei Schulbesuch richtig sind:

Bei Externen Prüfungsteilnehmern, die derzeit eine andere Schule besuchen, setzen Sie bitte den grünen Punkt (Abbildung unten) und geben die andere, besuchte Schule an.

Falls der Teilnehmer eine außerbayerische Schule besucht, setzen sie den radiobutton bitte in der Mitte. Falls sie eine Schule im Schulverzeichnis anlegen, beachten sie bitte, dass die Schule im Schulverzeichnis komplett befüllt ist!

Wenn es sich um einen Nichtschüler handelt, bitte den grünen Punkt bei Externer Prüfungsteilnehmer besucht derzeit keine Schule (Nichtschüler) setzen.

d) Nach Aufnahme der Schüler können Sie den Bericht MA Anmeldung und Fächerwahl (externe Prüflinge) ausdrucken und die Prüfungsfächer wählen lassen.

Zum Erfassen von Schülern, die ausgetreten sind und dann als externe Prüfungsteilnehmer an der Prüfung teilnehmen möchten, sind folgende Schritte nötig:

1. Austrittsdatum entfernen
2. Schüler per Sammelversetzung in MA-Extern Klasse versetzen

1. Wenn das ursprüngliche Austrittsdatum nach dem 01.10. (Klasse im Schuljahr 2017/18: der 01.10.2017) liegt, soll der ehemalige Schüler aus der EX-MA- oder EX-QA-Klasse wieder zurück in seine ursprüngliche Klasse versetzt und dort das ursprüngliche Austrittsdatum wieder angegeben werden. Somit erfolgt eine Übermittlung zur nächsten US als Abgänger/Absolvent.
   
2. Wenn das ursprüngliche Austrittsdatum vor/am 01.10. (Klasse im Schuljahr 2017/18: der 01.10.2017) liegt, kann der ehemalige Schüler in der EX-MA, EX-QA-Klasse bleiben und es sollte ein Datum des Prüfungsendes gesetzt werden. Somit erfolgt eine Übermittlung zur nächsten US als Nichtschüler (wenn dies im Reiter Grunddaten so gekennzeichnet wurde).