Export und Weitergabe (von ASV der Mittelschule nach ASV der Berufschule, ab Juli 2022)

Erfassen der Merkmale in ASV

Im Modul Schüler erfassen Sie im Reiter Ein-/Austritt, bis zum Stichtag (i.d.R. der 15.07. des Schuljahres) den JoA-Fragebogen mit den entsprechenden Kürzeln aus dem Drop-Down-Menü bei allen Entlassschülerinnen und -schülern der Mittelschule, auch bei Abgängern aus den Klassen 7 und 8. Am Ende der Erfassung hat jeder Entlasschüler einen Eintrag, im Zweifelsfall wird dem Schüler das Merkmal JoA vergeben, so dass dieser an die Berufsschulen weitergegeben wird. Sie können die Merkmale auch mit Hilfe der Sammeländerung erfassen. Bei der späteren Exportauswahl werden nur Schüler ausgewählt, die ein Merkmal erfasst haben.

Erzeugen der Exportdatei

Um die Daten für die Berufsschule(n) exportieren zu können, wird ab Juli 2022 der Stammdatenexport verwendet. Die Exportdatei im CSV-Format, die bisher über die Schnittstellen ausgespielt wurde, wird nicht mehr verwendet. Spielen Sie die Schüler nur noch über den Stammdatenexport aus.

(1) Filtern Sie zunächst im Modul Schüler alle Schüler mit dem JoA-Merkmal über den Filter Joa (komplette Filteransicht, siehe unten). (2) Achten Sie dabei darauf, dass auch Klassen mit Abgängern der Jgst. 7 und 8 markiert sind. Lassen Sie sich im Navigator jeweils die Klasse mit anzeigen. Alternativ können Sie die Entlassschüler mit ihren bereits ausgedruckten JoA-Erhebungsbögen vergleichen.

Bei geöffnetem Modul Schüler finden Sie den Stammdatenexport unter den Modulbezogenen Funktionen (siehe Bild links). Sie können das Pop-up Fenster neben Ihre Filterauswahl ziehen, um die Schüler in beiden Fenstern direkt zu vergleichen.

(3) In der linken Hälfte des Auswahlfensters des Stammdatenexports markieren Sie die Entlassschüler aus den entsprechenden Klassen (z.B. 9a für eine Regelklasse der Mittelschule), die Ihnen durch den JoA-Filter im Navigator angezeigt werden, für die Exportdatei.

(4) Verschieben Sie die Schüler einer Jahrgangstufe auf die rechte Seite und wechseln sie dann zur nächsten Jahrgangsstufe, bis (5) alle Schüler aus dem Joa-Filter für den Export markiert sind. (6) Klicken Sie dann auf den Button Export durchführen. Ergänzen Sie im Namen der XLS-Datei die Schulnummer Ihrer Schule, z.B. „Schueler_Stammdatenexport_1234.xls“ und speichern Sie die Exportdatei ab.

Die beteiligten Mittelschulen und Berufsschulen verständigen sich über das Verfahren zur Erhebung, Weitergabe und Verwendung der Daten über OWA.

Beispiel für die Verwendung des Filters