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Vorbereitende Tätigkeiten
Bevor Sie den Prozess Neues Schuljahr einrichten anstoßen, sollten Sie unbedingt die folgenden vorbereitenden Tätigkeiten im aktuellen Schuljahr durchführen. Das Anlegen des neuen Schuljahres ist unwiderruflich und kann nur durch Rücksichern der Datenbank auf einen früheren Zeitpunkt rückgängig gemacht werden. Deshalb sollten Sie zuvor auf jeden Fall eine Datensicherung vornehmen.
Sollten Sie Rücksteller bzw. Kinder im Einschulungskorridor des Vorjahres in einer ORG-Klasse im aktuellen Schuljahr führen (obwohl dies dem Datenschutz der Vorratsdatenspeicherung widerspricht), so beachten Sie unbedingt den Eintrag Rücksteller und Kinder im Einschulungskorridor und die damit verbundenen Arbeiten in ASV!
Austrittsdatum setzen
Schüler mit Austrittsdatum am Ende des aktuellen Schuljahrs werden nicht in das neue Schuljahr übernommen. Daher ist es sinnvoll, Absolventen und Abgänger pauschal mit einem Austrittsdatum zu versehen. Dies ist am besten mit einer Sammeländerung umzusetzen.
An Grundschulen ist den Schülern der 4. Klassen, an Mittelschulen den Schülern der 9. Regel- und 10. Klassen ein Austrittsdatum zum Ende des Schuljahres zu setzen. Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt (z.B. als Wiederholer), kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen und Sammelversetzen in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Die Angaben über das Austrittsdatum finden Sie im Modul Schüler auf dem Reiter Eintritt/Austritt. Setzen Sie für die Abgänger der 4. Klassen als Austrittsdatum den 31.07. des laufenden Schuljahres, für Absolventen der 9. und 10. Klassen das Datum der Entlassung.
Zielklassen überarbeiten
Schüler werden in die Zielklassen des neuen Schuljahres versetzt. Die Einstellung dafür finden Sie auf dem Reiter Stammdaten im Modul Klassen. Die eingetragenen Zielklassen müssen im aktuellen Schuljahr geprüft und überarbeitet werden. ASV schlägt automatisch die nächsthöhere Klassenstufe vor, z.B. werden Schüler der Klasse 1a im Planungsschuljahr der Klasse 2a zugeordnet. Abgangsklassen können als Zielklasse eine Klasse der gleichen Jahrgangsstufe eingetragen bekommen, da hier nur Wiederholer ins nächste Schuljahr versetzt werden.
Achten Sie beim Anlegen der EX-QA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag. Andernfalls werden die externen Prüflinge automatisch in das nächste Schuljahr versetzt und müssen manuell entfernt werden. Der Hinweis gilt auch für die externen Teilnehmer am Mittleren Schulabschluss.
Klassengruppen innerhalb einer Klasse können keine unterschiedlichen Zielklassen erhalten. Bei jahrgangsgemischten Klassen (z.B. 1/2 mit Klassengruppe 1 für die 1. Jahrgangsstufe und Klassengruppe 2 für die 2. Jahrgangstufe) werden zunächst alle Schüler der Zielklasse 3a zugeordnet. Über eine Sammelversetzung lässt sich dies im Planungsschuljahr wieder verändern.
Achten Sie stets darauf, im passenden Schuljahr zu arbeiten. Beim Start von ASV wird standardmäßig das aktuelle Schuljahr eingestellt. Alle anderen Schuljahre (u.a. das Planungsschuljahr) sind rot gekennzeichnet.
| Aktuelles Schuljahr | Planungsschuljahr |
|---|---|
 |  |
Diese Übersicht erläutert den Vorgang in Bezug auf Klassen/Klassengruppen.
Die Klassen/Klassengruppen werden in das Planungsschuljahr kopiert. Existiert durch den Kopiervorgang keine Klassengruppe mit der passenden Bezeichnung in der Zielklasse, so wird diese angelegt. Dabei bleibt eine verwaiste Klassengruppe zunächst leer (d.h. ohne Schüler) stehen. Existiert im Planungsschuljahr noch keine passende Klasse, so wird diese zunächst als Organisationsklasse angelegt.
- Das neue Schuljahr kann erst nach erfolgreicher Abgabe der US (→ Statistik-Zeitscheibe vorhanden) angelegt werden.
- Wird das neue Schuljahr noch im Dezember, vor Beginn des neuen Kalenderjahres eingerichtet, werden die Schüler aus den Einwohnermeldeämterdaten noch im alten Jahr eingeschult. Dann muss über die Sammeländerung das tatsächliche Einschulungsdatum nachgepflegt werden.
- Das Einrichten des neuen Schuljahres kann nur von einem Benutzer mit Schulleitungsrechten durchgeführt werden.
- Dabei werden die Daten des vorletzten Schuljahres entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.