G4.4 Schülervorabfrage

Um bei der Abgabe der US eine häufige Fehlermeldung der Schülerdoppelmeldung oder Transferquittungen zu vermeiden, kann künftig eine Schülervorabfrage an ASD gestartet werden.
Durch die Abfrage erhält die Schule eine Liste, in der folgende Schüler und Merkmale zurückgemeldet werden:

• Die fünf Merkmale (Geschlecht, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum und Geburtsort) des Schülers
• Der Dienststellenname, die Dienststellennummer und Schulart der Schule, die den Schüler bereits übermittelt hat.
• Die Art,
  1. ob die Daten des Schülers von einer anderen Dienststelle angefragt und übernommen wurden (momentan ist die Abfragespanne auf 3 Monate eingestellt),
  2. ob bei einer Einbuchung ein Constraint auftritt
  3. oder ob eine andere Dienststelle den Schüler bereits übermittelt hat.
• Optional das Erzeugungsdatum des Datensatzes für den Fall, dass die Daten des Schülers bereits von einer anderen Schule abgeholt wurden.

Unter Datei → Verwaltung → ASV-Schnittstelle → Reiter Übermittlung an ASD gelangen Sie zur Abfrage.

Anschließend erscheint die Vorabprüfung zur Schülerabfrage:

Wählen Sie die Klassen und Schüler (1) aus, die geprüft werden sollen. Es können nur Schüler gefiltert werden, die in ASD angemeldet sind. Falls Schüler offline erfasst wurden, können diese nicht selektiert werden. Anschließend klicken Sie auf Abholen (2). Da nun eine Verbindung mit dem ZSS hergestellt wird, werden Sie aufgefordert, sich mit der Schulnummer und Schulpasswort zu verifizieren.

Die Datenabfrage kann einige Minuten dauern.

Im Anschluss erscheint nun das zuvor ausgegraute Feld Vorabprüfung Schüler anzeigen:

Wie eingangs beschrieben, zeigt die Liste verschiedene Merkmale und bietet eine Auswahl von Anzeigemöglichkeiten (Doppelmeldung, Schüler bereits in ASD und Schüler wurde bereits abgeholt):

(1) Doppelmeldung

Möglichkeit 1:
Es handelt sich um eine „zulässige Doppelmeldung“ (Besucht ein Schüler am 01.10. eine allgemeinbildende Schule und wechselt noch vor dem 20.10. an eine berufliche Schule, so dürfen beide Schulen den Schüler zur US melden, obwohl ein gleichzeitiger Besuch von allgemeinbildender Schule und beruflicher Schule grundsätzlich nicht möglich ist.).

• Es ist nichts weiter zu tun (Hinweis muss Mitte Okt. nochmals geprüft werden, ob mit ASD 24.xx die ASD automatisch die berechtigen Doppelmeldungen erkennt).
  

Möglichkeit 2:
Es handelt sich um eine „unzulässige Doppelmeldung“

Halten Sie (hier: Schule B) Rücksprache mit der angezeigten Schule (hier: Schule A) und klären, wer den Schüler melden darf.

• Ist Schule A berechtigt, dann ist für Schule A nichts weiter zu tun. Schule B, muss den Schüler löschen.
• Ist Schule B berechtigt, und sollte Schule A bereits den Schüler übermittelt haben, dann muss Schule A den Schüler zunächst löschen und erneut übermitteln.

Erst dadurch wird der Schüler für Schule B „frei“ und Schule B kann jetzt übermitteln.

(2) Schüler ist bereits in ASD

Nachfolgend können folgende Situationen eintreten:

Möglichkeit 1: Schüler erscheint als Doppelmeldung → siehe Punkt (1)
Möglichkeit 2: bei Schüler tritt keine Doppelmeldung auf → Schülerreset mit der Konsistenzprüfung 2.1 → Schülerdaten übernehmen

Falls der Schüler durch das erneute Abholen immer noch in der Liste erscheint, sollte beim Support nachgefragt werden, da dann bei der Übermittlung der US eine Transferquittung zurückgemeldet wird.

(3) Schüler wurde bereits abgeholt

Nur beobachten, welche Schüler von anderen Schulen bereits abgeholt wurden. Dies ist erst sinnvoll nach Löschung der US – Daten in ASD vom Vorjahr (in Regel in der zweiten Schulwoche). Es ist nichts zu tun.

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