Die ASV hat einen grundlegend von der WinSV abweichenden Ansatz. Bei WinSV/WinLD erfassen Sie zwar Schüler und den Unterricht in der Matrix, aber den Schülern wird der Unterricht nicht zugeordnet. Dies heißt im Klartext sehr viel Arbeit, weil Sie jeden von z.B. 2.000 Schülern im Schnitt 10 Fächer zuordnen müssen. Wenn Sie ein externes Stundenplanprogramm verwenden, in dem die Schülerzuordnung zum Unterricht erfasst wird, können Sie diese Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen aber komfortabel über ein automatisches Script erledigen.
In der ASV muss jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden.
Sammelfächer in der ASV
Während es in der WinSV nur möglich war, Unterricht als z.B. FU_W (Fachunterricht Wirtschaft / Gesundheit / Bau / Agrar / Metall usw.) in der Oktober-Statistik zu melden, erwartet die ASV eine genaue Zuordnung. Dabei muss jedes Unterrichtsfach (z.B. KSK = Kaufmännische Steuerung und Kontrolle) einem amtlichen ASD-Fach zugeordnet werden. Eine pauschale Meldung als „Fachunterricht Wirtschaft“ wird für die US zwar geduldet, die Nutzung von Sammelfächern schließt aber die Benutzung der ASV für die Notenerfassung, Noten-Eintragung-Online sowie alle Zeugnisse und einen Großteil der Berichte aus. Lesen Sie hier mehr dazu.
Bei kleineren BFSen kann es besser sein, die Matrix nicht zu löschen sondern die Daten aus WinLD zu übernehmen (oder diese eventuell anschließend per Hand zu erfassen). Meist verwenden kleine BFSen auch kein externes Stundenplanprogramm. Sie können diese komplette Seite dann überspringen.
Viele kleine Berufsfachschulen erfassen ihre Daten per Hand in ASV. Diese Schulen machen keine Altdatenübertragung (ADÜ). Problematisch ist dann aber, dass beim manuellen Erfassen der Unterrichtsmatrix alle ca. 300 Fächer aktiviert sind. Bei allen Fächern ist unter „Schulische Daten“ > „Fächer“ auf der zweiten Registerkarte der Haken „in Matrix verwenden“ angehakt. Dies ist unschön, weil die Schule z.B. nur 30 Fächer hat.
Damit Sie die tagesaktuelle Version der Hilfs-Scripte haben, müssen Sie vorher die Anwendungsdaten aktualisieren. Die ASV unterscheidet zwischen Updates des ASV-Codes (z.B. Masken oder der im Hintergrund laufende Programmcode) und Updates der Anwendungsdaten (z.B. Zeugnisse, Berichte, Scripte, Schnittstellen, usw.). Die Anwendungdsdaten können tagesaktuell vom KM ausgeliefert werden, währen die ASV-Code-Updates über den Update-Installer meist erst im 2-3 Monats-Rythmus geliefert werden.
Öffnen Sie Datei → Verwaltung → Anwendungsdaten aktualisieren (sie müssen mindestens als schul9999XX-Benutzer angemeldet sein)
Geben Sie Ihre Schulnummer und das zugehörige Portal-Kennwort ein.
Eine Übersicht zeigt, wie viele neue Daten es gibt. Laden Sie diese nun herunter.
Abhängig von Ihrer Internetanbindung, der Auslastung der ASD-Server und der Menge an benötigten Updates kann dies bis zu 10 Minuten dauern.
Viele externe Stundenplanprogramme bieten eine Schnittstelle zum Datenexport von Unterricht in die ASV an. Gehen Sie dabei wie folgt vor.
Wenn Sie Ihren Unterricht löschen und das neue Notenmodul nutzen, werden alle bereits erfassten Noten gelöscht. Sie können danach nur noch durch die Schulleitung als archivierter (roter) Kurs einsehbar.
Bitte beachten Sie diese Hinweise, bevor Sie den Export aus Ihrem externen Stundenplanprogramm erstellen.
Bereich | Schulart | Problembeschreibung | Lösung |
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Unterstriche im Fächernamen | alle | Unterstriche _ in den ASV-Fächern führen zu einem Konflikt mit Fächernamen in externen Stundenplanprogrammen. | Verwenden Sie keine Unterstriche _ bei der Bezeichnung von Fächern oder Klassen. |
Perioden | alle | Manche ext. Stundenplanprogrammen kennen das Konzept der Perioden. Sind diese verwendet, zählen die Programme die Lehrerjahresstunden teilweise falsch oder nicht. | Aktuell (Stand 2021-02) arbeitet der Hersteller an einer Korrektur. Bis dahin nutzen Sie bitte eine .gpn-Datei, welche „nur“ den Stundenplan zum Zeitpunkt der US enthält. Bitte bewahren Sie diese für spätere Analyse-Zwecke auf. |
Nicht-Statistik-Relevante Fächer, Unterrichte oder Klassen | alle | Fächer wie z.B. Personalrat, Sprechstunde, Bereitschaft usw. dürfen natürlich erst gar nicht exportiert werden. | Dazu tragen Sie z.B. bei der Klasse oder dem Unterricht in die Spalte „Statistik“ den Wert „_“ ein. Dies führt dazu, dass der zugehörige Unterricht nicht in die STDPLAN.txt exportiert wird. |
Übungsunternehmen | WS | Das Fach Übungsunternehmen wird einem veralteten ASV-Fach zugeordnet und dann nicht in der Matrix angezeigt. | Löschen Sie vorher ungültige Fächer (sind rot hinterlegt). Dann können Sie das Fach ÜU korrekt dem ASV-Fach zuordnen. |
Kürzung von Unterrichtsstunden | alle | Unterricht mit Ausfallgrund (z.B. Kürzung wegen Lehrermangel, Kürzung aus organisatorischen Gründen) darf nicht auf „ignore“ gesetzt werden. | Der Unterricht muss mit dem korrekten Kürzungsgrund und der entsprechenden Stundenzahl erfasst werden. Danach muss dieser Unterricht im Stundenplanprogramm verplant werden, also an einer freien Stelle im Stundenplan der jeweiligen Klasse zugeordnet werden. Andernfalls wird dieser Unterricht nicht korrext exportiert und demnach nicht in die ASV importiert. |
Klassengruppen | WS | Manche externe Stundenplanprogramme bieten die Möglichkeit der Erfassung von Klassengruppen an (nicht zu verwechseln mit Schülergruppen im Digitalen Klassenbuch). Die Nutzung von Klassengruppen anstatt von Kopplungen + Schülergruppen führt dazu, dass alle zugehörigen Unterrichstelemente doppelt in die STDPLAN.txt exportiert werden. | Bitte fragen Sie deshalb beim Hersteller des externen Stundenplanprogramms nach. Dies ist kein Fehler der ASV. Möglicherweise verwenden Sie eine veraltete Form der Gruppeneinteilung, die heute gar nicht mehr so untertstützt / beabsichtigt ist. Sie können Sich als Beispiel auf das Support-Ticket [Ticket#2020111910000254] beziehen. |
Mehrere Schulen in einer Datei | BFS, WS | Wenn Sie mehr als eine Schule im Datenbestand Ihres Stundenplanprogramms haben (z. B. verwalten Sie eine BS und zusätzlich mindestens eine WS oder BFS) müssen die Kopplungsnamen eindeutig sein. Sind diese identisch, stimmt die Lehrer-Wertrechnung nicht mehr. | Eigentlich sollten Sie eine Stundenplandatei pro Schule nutzen (insbesondere auch aus lizenzrechtlichen Gründen). Ansonsten sollten Sie bei Koppeln ein Präfix verwenden, z.B. BS_ für die Berufsschule und BFS1_ für die erste BFS usw. |
Fächer | alle | Früher wurden für die Amtliche Statistik (heue US) auch Sammelfächer zugelassen. In der ASV kann bei Verwendung von Sammelfächern weder die Notenverwaltung noch der Zeugnisdruck genutzt werden. | Informieren Sie sich umfassend. Eine Verwendung von Sammelfächern wird ausdrücklich nicht (!) empfohlen. |
Sammelfächer |
Falls Sie sich noch gar keine Gedanken zum Thema Fächer in der ASV gemacht haben, lesen Sie die Doku zur Datenpflege der Fächer, besonders den Punkt zu Sammelfächern.
Es ist EXTREM wichtig zu verstehen, dass Sie hier den Datenbestand in der ASV nachhaltig ruinieren können, wenn Sie nicht genau arbeiten. Beispiel: Sie haben ein Fach namens LF für Lernfeld, importieren dies als Fachunterricht_Wirtschaft, nutzen das Fach LF aber auch für Monoberufe (z.B. BVJK oder BIK). Dann würden Sie falsche Daten an die amtliche Statistik melden. Die Lösung wäre, bereits im externen Stundenplanprogramm die Fächer für Wirtschafts- und Monoberufe zu trennen, z.B. über die Fächerkürzel LFW für LernfeldWirtschaft und LFM für Lernfeld Monoberufe.
Die ASV hat hohe Ansprüche an die Datenqualität beim Unterricht. Diese sind weit höher als in der WinSD, teilweise aber auch bei einigen externen Stundenplanprogrammen. In der ASV wird erstmalig die Zuordnung zwischen Schüler zu Unterricht nötig. Außerdem muss jedem Schüler abhängig von seiner Konfession der besuchte Religionsunterricht zugeordnet werden, da dieses Merkmal in der US im Neuverfahren zwingend gefordert wird. Hierfür gibt es ein automatisches Script, welches diese Korrektur für Sie durchführt, da sonst eine manuelle (!) Änderung für jeden Schüler einzeln nötig wäre, was Tage dauern würde.
Dieser Schritt ist jedes Schuljahr erneut nötig, da sich der Unterricht ändert.
Video-Anleitung: Schüler zu Unterricht zuordnen |
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In ASV muss jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden. Die Vorgabe entstammt dem Beschluss der KMK vom Jahr 2008 und ist unumstößlich. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
Video-Anleitung: Schüler zu Unterricht zuordnen |
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Nummer | Hilfsprogramm (Schnittstelle BS_Import_Zuordnung) | Erklärung |
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1 | Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik) | Ordnet jedem Schüler den gesamten Unterricht seiner Klasse zu. Für die meisten Schulen reicht das. Bei z.B. gewerblichen-technischen Berufen oder dort wo es eine „echte“ Gruppenteilung im Teamteaching gibt, jedoch nicht. |
2 | Schüler dem Religionsunterricht zuweisen (Automatik) | Setzt, abhängig von der Bekenntnis, das Feld „Besuchter Religionsunterricht“ und orndet dem Schüler den passenden Religionsunterricht zu. Wenn der passende Religionsunterricht nicht erteilt wird, wird ONRU eingetragen. Das Script löscht keine Religionsbefreiungen mehr aus den Schüler-Stammdaten. |
3 | Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell) | Manuelle Nacharbeit je Klasse. Es werden nur die Klassen nachgearbeitet, bei denen Schüler entweder im einen oder anderen Unterricht sitzen. |
(4) | Schüler dem Unterricht zuweisen (ext. Stundenplanprogramm) - inaktiv im SJ 22/23 | Normalerweise würde diese Nacharbeit über das externe Stundenplanprogramm zusammen mit dem elektronischen Klassenbuch gemacht. Aktuell hat ein Dienstanbieter jedoch so massive Fehler in seinen Programmen, dass in ASV diese Möglichkeit deaktiviert wurde. Sie hätte zu viel Schaden angerichet. Bitte fragen Sie als Schule bei Ihrem Dienstanbieter des elektronischen Klassentagebuchs selbst (nicht bei ASV) nach, wann der Fehler behoben ist. Technischer Hintergrund: das externe Stundenplanprogramm exportiert die korrekten Unterrichts-IDs nach ASV. Zwischen dem externen Stundenplanprogramm und dem elektronsichen Klassentagebuch werden aber falsche Unterrichts-IDs ausgetauscht, sodass das elektronische Klassentagebuch falsche Unterrichts-IDs an die Schüler-Unterrichts-Zuordnung exportiert. Deshalb wäre ein Einspielen der Daten heuer faktisch falsch. |
Unterrichts-Zuordnung: Methode 1: manuelle Zuordnung Schüler-Unterricht
Diese Methode ist sehr zeitaufwendig, aber nötig, weil jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden muss. Sie kann für kleine BFSen das Mittel der Wahl sein, sofern diese nicht Methode 4 nutzen wollen.
Diese Methode ordnet einen Schüler in jeden Unterricht seiner Klasse zu. Dies bildet die Wirklichkeit ggf. NICHT ab, da bei echten Teilungen nicht jeder Schüler in beiden Teilungsgruppen sitzt. Deshalb ist eine Nacharbeit mit Methode 3 (Automatisch) oder 4 (manuell, heuer empfohlen) nötig.
Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.
Aktuell hat ein Dienstanbieter für elektronische Klassentagebücher so massive Fehler in seinen Programmen, dass in ASV diese Möglichkeit deaktiviert wurde. Sie hätte zu viel Schaden angerichet.
Nutzen Sie stattdessen Methode 4, die manuelle Zuordnung des Schülers zu seinem Unterricht.
Bitte fragen Sie als Schule bei Ihrem Dienstanbieter des elektronischen Klassentagebuchs selbst (nicht bei ASV) nach, wann der Fehler behoben ist. Technischer Hintergrund: das externe Stundenplanprogramm exportiert die korrekten Unterrichts-IDs nach ASV. Zwischen dem externen Stundenplanprogramm und dem elektronsichen Klassentagebuch werden aber falsche Unterrichts-IDs ausgetauscht, sodass das elektronische Klassentagebuch falsche Unterrichts-IDs an die Schüler-Unterrichts-Zuordnung exportiert. Deshalb wäre ein Einspielen der Daten heuer faktisch falsch.
Diese Methode setzt voraus, dass jeder Unterricht eine Schülergruppe hat, die ins externe Klassentagebuch exportiert wurde. Dies gilt auch für Stunden, wo „nur“ ein Lehrer eine Klasse in einem Fach beschult, obwohl man für solche Stunden eigentlich keine Schülergruppe anlegen müsste. Unser Script braucht aber IMMER eine Klassengruppe, weil es sonst den Zusammenhang zwischen Schüler-Lehrer-Unterricht-Klasse nicht herstellen kann. Wenn Sie Ihre Daten also nicht zu 100% richtig gepflegt haben, sollten Sie diese Variante nicht verwenden oder müssen sich auf manuelle Nacharbeit einstellen.
Voraussetzung ist, dass im externen Klassentagebuch jeder Schüler einer Schülergruppe zugeordnet ist. Sie müssen also für jeden (!) Unterricht eine Schülergruppe angelegt haben, auch wenn hier 1 Lehrer zu 1 Stunde in 1 Klasse ist und es sich nicht um eine typische Teilung handelt.
Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.
Diese Methode eignet sich für manuelle Nacharbeiten, nachdem Methode 1 ausgeführt wurde. Methode 1 ordnet jedem Schüler jeden Unterricht seiner Klasse zu. Wenn eine „echte“ Gruppenteilung vorliegt, können über diese Ansicht klassenweise die Schüler nachgearbeitet werden.
Nach der Methode 2 (Automatik) muss jedem Schüler, abhängig vom Feld „Konfession“ dessen passender Religionsunterricht zugeordnet werden. „Außerdem wird das Feld Besuchter Religionsunterricht“ gesetzt. Der mit Kath. geht in „K“, der mit Ethik in „Eth“, usw. Voraussetzung ist, dass ein passendes Unterrichtselement vorhanden ist, sonst wird ONRU eingetragen.
Das Script löscht bestehende Religionsbefreiungen nicht mehr, es sei denn, im Feld „Abmeldung vom Religionsunterricht am“ ist kein Datum hinterlegt.
Wichtiger Hinweis: Bei bekenntnislosen Schülern ist dieses Feld ausgegraut. Damit ist eine händische Nachpflege erforderlich.
Zum Abschluss des Unterrichtsimports müssen Sie noch die Anzahl der Schüler in den Klassen aktualisieren.
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