B.6. Import des Unterrichts aus externem Stundenplanprogramm durchführen

Die ASV hat einen grundlegend von der WinSV abweichenden Ansatz. Bei WinSV/WinLD erfassen Sie zwar Schüler und den Unterricht in der Matrix, aber den Schülern wird der Unterricht nicht zugeordnet. Dies heißt im Klartext sehr viel Arbeit, weil Sie jeden von z.B. 2.000 Schülern im Schnitt 10 Fächer zuordnen müssen. Wenn Sie ein externes Stundenplanprogramm verwenden, in dem die Schülerzuordnung zum Unterricht erfasst wird, können Sie diese Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen aber komfortabel über ein automatisches Script erledigen.

• 1) Aktualisierung der Anwendungsdaten
• 2) Import von Unterricht (bei Verwendung von externem Stundenplanprogramm)
• 3) Automatische Datenkorrektur - Zuordnung Religion und Unterricht je Schüler
• 4) Aktualisierung der Schülerzahlen in der Unterrichtsmatrix

Viele kleine Berufsfachschulen erfassen ihre Daten per Hand in ASV. Diese Schulen machen keine Altdatenübertragung (ADÜ). Problematisch ist dann aber, dass beim manuellen Erfassen der Unterrichtsmatrix alle ca. 300 Fächer aktiviert sind. Bei allen Fächern ist unter „Schulische Daten“ > „Fächer“ auf der zweiten Registerkarte der Haken „in Matrix verwenden“ angehakt. Dies ist unschön, weil die Schule z.B. nur 30 Fächer hat.

1. Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
   
2. Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Tools“ und dann „Start“
   
3. Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
4. Öffnen Sie das Menü „Unterricht“ → „Fächer für Matrix deaktivieren“
   
   
5. Starten Sie dann die Reparatur. Sie wird erfolgreich beendet.
   
   
   
   
6. Dabei wird bei allen Fächern der Haken „in Matrix verwenden“ entfernt, die keine Unterrichtselemente zugeordnet haben.
7. Bei allen Fächern, die Sie dennoch benötigen, müssen Sie den Haken „in Matrix verwenden“ wieder manuell setzen.

Damit Sie die tagesaktuelle Version der Hilfs-Scripte haben, müssen Sie vorher die Anwendungsdaten aktualisieren. Die ASV unterscheidet zwischen Updates des ASV-Codes (z.B. Masken oder der im Hintergrund laufende Programmcode) und Updates der Anwendungsdaten (z.B. Zeugnisse, Berichte, Scripte, Schnittstellen, usw.). Die Anwendungdsdaten können tagesaktuell vom KM ausgeliefert werden, währen die ASV-Code-Updates über den Update-Installer meist erst im 2-3 Monats-Rythmus geliefert werden.

Öffnen Sie Datei → Verwaltung → Anwendungsdaten aktualisieren (sie müssen mindestens als schul9999XX-Benutzer angemeldet sein)

Geben Sie Ihre Schulnummer und das zugehörige Portal-Kennwort ein.

Eine Übersicht zeigt, wie viele neue Daten es gibt. Laden Sie diese nun herunter.

Viele externe Stundenplanprogramme bieten eine Schnittstelle zum Datenexport von Unterricht in die ASV an. Gehen Sie dabei wie folgt vor.

1. Erstellen Sie eine eigenständige Daten-Datei, idealerweise aus derselben Version, mit der Sie bereits die Oktober-Statistik (neu: US) erstellt haben.
2. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass alle Kürzel für Lehrer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch mit denen in der ASV sind.
3. Vorab müssen Sie die Zuordnungstabelle (Ihre Fächer zu den ASV-Fächern) genau analysieren. Dies ist auch nur einmalig und nicht jedes Jahr erneut nötig. Ansonsten könnte der Fall auftreten, dass eine ungewollte Zuordnung erfolgt, wenn Ihr Unterrichtsfach genauso heißt wie ein anderes ASV-Fach (z.B. Sie nennen das Fach AutomatenGrundkurs in Kurzform AGAR, dies wäre in der ASV aber z.B. das Fach Agrarwirtschaft).
4. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass die Fächer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch sind mit denen in der ASV. Es gibt in der ASV zwar einen Mapper, der eine Zuordnung zwischen Stundenplan-Fach und ASV-Fach trifft, der schießt aber quer. Beispiel: Sie nennen Ihr Fach im externen Stundenplanprogramm „Maschinen-Unterweisung-Vorklasse = MUV“, in ASV ist das amtliche, vom KM vorgebene Fach hinter der Abkürzung „MUV = Marketing und Vertrieb (kaufmännisches Fach)“. Die Folge wäre, dass Sie quaotisch falsche Daten in die ASV einlesen.
5. im externen Stundenplanprogramm: MENÜ > EXPORT > BAYERN ASV > stdplan.txt ohne Präfix-Text
6. in der ASV öffnen Sie Datei → Unterricht → Schnittstelle zu Stundenplanprogramm → Import der Unterrichtsdaten
   
7. Wählen Sie den Speicherort Ihrer STDPLAN.txt-Datei (hier ist es der Desktop) und öffnen diese.
   
8. Klicken Sie danch Ihre Schule an, setzen die Haken für Unterrichtsdaten / Pflicht- und besonderen Unterricht. Falls bei Ihnen die Datei zwar gefunden wird, aber dann Ihre Schule oben in der Auswahl nicht erscheint oder ausgegraut ist, ist in der STDPLAN.txt Ihre Schulnummer nicht vorhanden. Prüfen Sie dazu bitte im externen Stundenplanprogramm, dass in den Einstellungen Ihre Schulnummer korrekt erfasst ist. Prüfen Sie bitte zusätzlich, ob in den Klassen im Feld „Stammschule“ auch Ihre korrekte Schulnummer erfasst ist oder hier kein Wert erfasst ist - dann nimmt das externe Stundenplanprogramm die Schulnummer global aus den Einstellungen.
   

1. Wenn Sie nun importieren und dieser Hinweis erscheint, möchten Sie Fächer importieren, die mit keinem amtlichen ASD-Fach übereinstimmen. Sie müssen im Anschluss die Zuordnungstabelle Fach Stdplan ↔ Fach ASV öffnen und die Fächer entsprechend pflegen.
   
2. Pflege der Fachzuordnungstabelle durchführen:

   Falls Sie sich noch gar keine Gedanken zum Thema Fächer in der ASV gemacht haben, lesen Sie die Doku zur Datenpflege der Fächer, besonders den Punkt zu Sammelfächern.

3. Legen Sie für jedes rote (= nicht zugeordnete) Fach im Ihrem Stundenplan ein ASV-Fach fest. Der alte Weg über die Sammelfächer (z.B. FU_Wirtschaft oder Agar / Bau / Metall / Gesundheit usw.), wie es in der WinSV auch war, soll im PRODUTKIV-Betrieb nicht mehr verwendet werden. Bitte nutzen Sie das KORREKTE amtliche ASV-Fach, wie hier KSK = amtliches Fach Kaufmännische Steuerung und Kontrolle.
   
4. Wiederholen Sie die Zuordnung, bis kein rotes = offenes Fach mehr übrig ist.
5. Falls Sie einzelne nötige ASV-Fächer nicht finden, machen Sie die entsprechende Datenpflege Fächer.

   Es ist EXTREM wichtig zu verstehen, dass Sie hier den Datenbestand in der ASV nachhaltig ruinieren können, wenn Sie nicht genau arbeiten. Beispiel: Sie haben ein Fach namens LF für Lernfeld, importieren dies als Fachunterricht_Wirtschaft, nutzen das Fach LF aber auch für Monoberufe (z.B. BVJK oder BIK). Dann würden Sie falsche Daten an die amtliche Statistik melden. Die Lösung wäre, bereits im externen Stundenplanprogramm die Fächer für Wirtschafts- und Monoberufe zu trennen, z.B. über die Fächerkürzel LFW für LernfeldWirtschaft und LFM für Lernfeld Monoberufe.

6. Eine aktuelle Liste aller Fächer finden Sie in der Doku
7. Die Arbeit der Zuordnung machen Sie nur einmal. Ihre getroffenen Zuordnungen werden in der ASV gespeichert und können über dieses Fenster jederzeit, also auch im nächsten Jahr bei Abgabe der neuen US, verändert werden.
8. Klicken Sie dann auf „OK“ und „Daten importieren“, womit Ihr Stundenplan in die ASV eingelesen wird.
9. Aktuell gibt es noch Probleme beim Zuordnen von Entfallgründen aus manchen externen Stundenplanprogrammen.
   1. Entfallgrund Lehrermangel (im Altverfahren L) heißt nun im Neuverfahren Lm (Lösung wäre es, die STDPLAN.txt-Datei manuell zu bearbeiten und durch Suchen&Ersetzen den String „L_ durch „Lm_ zu ersetzen. Dies erfordert aber eine manuelle Nacharbeit in der Unterrichtsmatrix. Klicken Sie dennoch auf „Werte nicht übernehmen“.
      
   2. Entfallgrund PLUS-Programm gibt es im Neuverfahren gar nicht mehr.

Die ASV hat hohe Ansprüche an die Datenqualität beim Unterricht. Diese sind weit höher als in der WinSD, teilweise aber auch bei einigen externen Stundenplanprogrammen. In der ASV wird erstmalig die Zuordnung zwischen Schüler zu Unterricht nötig. Außerdem muss jedem Schüler abhängig von seiner Konfession der besuchte Religionsunterricht zugeordnet werden, da dieses Merkmal in der US im Neuverfahren zwingend gefordert wird. Hierfür gibt es ein automatisches Script, welches diese Korrektur für Sie durchführt, da sonst eine manuelle (!) Änderung für jeden Schüler einzeln nötig wäre, was Tage dauern würde.

1. Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
   
2. Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
   
3. Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
4. Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ → “Alle Zuordnungen Unterricht zu Schüler löschen“
   
   
   
   Dies löscht alle alten Sammelfächer (z.B. FU_Wirtschaft, FU_Metall, usw.) vom Schüler. Dies ist nötig, damit später die Notenblätter und Zeugnisse korrekt gedruckt werden können; sonst kann es sein, dass ungültige Fächer oder nicht erteilter Unterricht („Karteileiche“) angezeigt wird.

1. Einen sehr komfortablen Assistent dafür finden Sie unter
   1. Datei > Unterricht > Unterrichtsverteilung > Liste Pflicht-/Wahlpflicht > Modulbezogene Funktionen > Schüler im Kurs (oder auf das Menschen-Symbol klicken)
      
   2. Wiederholen Sie die Schritte für jedes Unterrichstelement.
2. Alternativ können Sie auch eine einzelne Zuordnung per Hand vornehmen
   1. Öffnen Sie einen Schüler
   2. Wählen Sie den Reiter „Unterricht“
   3. Ordnen Sie dort jedem Schüler den Unterricht zu, an dem er tatsächlich teilnimmt.
   4. Wiederholen Sie dies für jeden Schüler.
      
      

1. Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → „Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik)“.
   
2. Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 5 Minuten.
   

   Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.

   

3. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
   
4. Schließen Sie alle offenen Modulfenster.
5. Falls Sie echte Gruppenteilungen haben, müssen Sie die Schüler in deren jeweils passenden Unterricht zuordnen. Das Script hat den Schüler nämlich in beide Unterrichte gesetzt. Dazu Arbeiten Sie mit Methode 3 (Automatik, ist heuer nicht verfügbar) oder Methode 3 (manuell) nach.

1. Öffnen Sie ihr externes Online-Klassentagebuch im Browser.
2. Loggen Sie sich im Online-Klassentagebuch als Administrator ein.
3. Klicken Sie im Menü auf „Administration“ → Export
   
4. Exportieren Sie die CSV-Datei „StudentgroupStudents.csv“ für die Schülergruppen und speichern Sie diese auf einem Ordner, z.B. am Desktop, ab.
5. Exportieren Sie die CSV-Datei „ExportLessons“ für die Unterricht und speichern Sie diese auf einem Ordner, z.B. am Desktop, ab.
6. Wechseln Sie zur ASV, dort in die Schnittstelle BS_Import_Zuordnung und „Start“
7. Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → „Schüler dem Unterricht zuweisen (ext. Stundenplanprogramm)“.
   
8. Wählen Sie die Datei „StudentgroupStudents.csv“ von dort, wo Sie die Datei abgelegt haben, z.B. dem Desktop.
   
9. Wählen Sie die Datei „ExportLessons“ von dort, wo Sie die Datei abgelegt haben, z.B. dem Desktop.
   
10. Schließen Sie alle Modulfenster.
    
11. Das Programm läuft bei 1.800 Schülern ca. 5 Minuten
    

    Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.

    

12. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
    
13. Schließen Sie alle offenen Modulfenster.

Diese Methode eignet sich für manuelle Nacharbeiten, nachdem Methode 1 ausgeführt wurde. Methode 1 ordnet jedem Schüler jeden Unterricht seiner Klasse zu. Wenn eine „echte“ Gruppenteilung vorliegt, können über diese Ansicht klassenweise die Schüler nachgearbeitet werden.

1. Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
   
2. Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
   
3. Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
4. Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ →
5. Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → „Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell)“.
   
   
6. Wählen Sie oben jede nötige Klasse einzeln aus
7. Setzen Sie passend für jeden Schüler den Haken beim Unterricht, den er besucht.
   
   

Nach der Methode 2 (Automatik) muss jedem Schüler, abhängig vom Feld „Konfession“ dessen passender Religionsunterricht zugeordnet werden. „Außerdem wird das Feld Besuchter Religionsunterricht“ gesetzt. Der mit Kath. geht in „K“, der mit Ethik in „Eth“, usw. Voraussetzung ist, dass ein passendes Unterrichtselement vorhanden ist, sonst wird ONRU eingetragen.
Das Script löscht bestehende Religionsbefreiungen nicht mehr, es sei denn, im Feld „Abmeldung vom Religionsunterricht am“ ist kein Datum hinterlegt.
Wichtiger Hinweis: Bei bekenntnislosen Schülern ist dieses Feld ausgegraut. Damit ist eine händische Nachpflege erforderlich.

1. Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
   
2. Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
   
3. Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
4. Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ → „Schüler dem Religionsunterricht zuweisen (Automatik)“
   
5. Quittieren Sie die Meldung, dass alle übrigen Fenster geschlossen werden.
   
6. Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 30 Minuten.
   
7. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
   

Zum Abschluss des Unterrichtsimports müssen Sie noch die Anzahl der Schüler in den Klassen aktualisieren.

1. Öffnen Sie Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Matrix.
   
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Taschenrechner-Symbol.
   
3. Wählen Sie die Option „in allen Unterrichtselementen der Schule“, sowie den Haken „tatsächliche Schülerzahl erneut auszählen“.
   
4. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle der Matrix, ändern Sie einen beliebigen Wert (z.B. Wstd. von 1 auf 2).
5. Speichern Sie die Änderung.
6. Machen Sie die Änderung rückgängig und speichern Sie erneut.
7. Dieser Schritt klingt zwar seltsam, aber nur bei einmaliger Änderung eines Wertes in der Matrix wird im Hintergrund eine Neuberechnung verschiedener nötiger Kennzahlen angestoßen. Dies geschieht nicht automatisch.
8. Danach sind die Schülerzahlen der Klassen aktuell.
9. ALTERNATIV können Sie auch den ASV-Client beenden, den ASV-Serverdienst beenden und erneut starten, das hat denselben Effekt einer Neuberechnung der Hintergrund-Kennzahlen.

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