• 1. Meldung zur UP zum Planungsschuljahr 2023/24

Folgende Daten werden bei der 1. UP-Meldung gefordert:

https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtsplanung/start

Sonderzeichen werden bei den Namen unterstützt. Dazu ins zu bearbeitende Feld gehen, Strg +F8 drücken –> Buchstabenfeld mit Sonderzeichen geht auf.

In den Unterlagen zum Anlegen des neuen SJ ausführlich erklärt; Schüler-Stammdaten Export
datenuebernahme_von_neuen_schuelern

Exkurs Klassen anlegen Klassenmodul –> neue Klasse anlegen evtl. auch löschen

• Über Einwohnermeldeamt (siehe Unterlagen aus bisherigen Fortbildungsunterlagen)
• aus Exeltabelle
  ein Datenträger aus dem Vorjahr durch Export oder einer anderen Schule muss vorliegen; bei der Aufbewahrung bzw der Übergabe muss der Datenschutz (sprich OWA, verschlüsselt oder schreibgeschützer Datenträger muss verwendet werden)
  in der Exceltabelle muss jedoch die Zielklasse geändert werden; die Klassenbezeichnung muss mit der Klassenbezeichnung im Planungschuljahr übereinstimmen; SuS können selbstverständlich im Nachgang versetzt werden;
  Klassen entsprechend im Klassenmodul anlegen (unterschiedliche Org-klassen möglich um die Schüler z.Bsp. im Schulverbund einzusammeln (Buslinien) einsammeln und dann auf die tatsächliche Klasse einzuteilen;
  –> Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schülerstammdatenimport –> Datenträger auswählen (neue 1. Klässer bitte noch nicht im ASD anmeden; gegebenenfalls abbrechen)
• neu anlegen
  SuS kommen aus den „nichtbayerischen“ Ausland –> Suche findet keinen Treffer;SuS, die nicht über das oben genannte Verfahren in ASV eingelesen werden könne, holen Sie über das gewohnte Verfahren: Schüler neu erfassen oder erfassen Sie die SuS neu, falls diese noch nicht in ASD bekannt sind.\\den Datensatz genau kontrollieren; bei Unsicherheiten die abgebende Schule kontaktieren;

Die Schülerstammdaten können in eine Exceldatei exportiert werden und mit dieser können die entsprechenden Stammdaten von einer Grundschule exportiert und in eine Mittelschule (hausintern oder hausextern) importiert werden. (Datenschutz beachten! OWA, verschlüsselt oder schreibgeschützer Datenträger)
Natürlich können so auch SuS von einer MS zur anderen MS transportiert werden bzw. geht auch schulartübergreifend.
Sinnvoll ist diese Funktionalität auch bei zurückgestellten SuS zu verwenden um diese im kommenden Schuljahr bequem in eine Org oder erste Klasse importieren;
Vorgehensweise: Komplette Daten vom Einwohnermeldeamt in eine ORG-Klasse einlesen; SuS in die ersten Klassen versetzen; „Übrig“ gebliebene SuS der ORG-Klasse auf einen externen Datenträger exportieren und sicher verwahren (Datenschutz); Leere ORG-Klasse löschen; (ist zum jetztigen Zeitpunkt noch nicht erfoderlich; Rückstellung und ESK kann ja noch teilweise offen sein)
Schülermodul, Modulbezogene Funktionen, Stammdatenexport –> entsprechende Schüler auswählen und nach rechts verschieben Export starten

Offizielle Seite: https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtsplanung/anpassung_stundentafel

• Neue Fächerbezeichnungen: Wie aus den vergangenen Jahren und den eSessions zum neuen Schuljahr schon bekannt, haben sich ggf. Fächerbezeichnungen und -schlüssel geändert. Sie sind im Fächermodul rot geschrieben; Lösung: –> Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1. –> Starten –> Prüfung ausführen –> System –> Schülerfachgültigkeit
  
• muss evtl. mehrmals durch geführt werden;

Für GS: https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtsplanung/anpassung_stundentafel

• FF und GU gilt nicht mehr; Löschung auch über das Fächermodul möglich, aber in der Matrix die Inhalte löschen;
• neues Fach GU (Mu/Ku/WG ) wird neu angelegt; Daher unbedingt die Wertelisten aktualisieren (Verwaltung –> ASD Schnittstelle –> Update Wertelisten und ASV –> Aktualität prüfen –> Werteliesten aktualisieren;
• Schülerfächer –> zusammenführen;
• Im Fächermodul den Haken bei in der Matrix verwenden setzen;
• und die Daten neu abholen (Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Übermittlung aus ASD –> Daten abholen (evtl. kommt Fehlermeldung, dass die Lehrerdaten nicht aktualisiert sind; im Zweifelsfall die neuen Vorschläge verwerfen)
• Bei Sport(Smw) und Technik (T) erscheint bei der Übermittlung (evtl.) noch die Fehlermeldung „Werte stimmten nicht“; im Fächermodul die entsprechenden Fächerauswählen; bei Einstellungen in den Kategorien den falschen Wert (in der Regel rot hinterlegt) löschen;

Kurz- oder Religionsklassenbildung der UP
Prinzipiell gilt:

• Benötigt werden Planungszahlen (und in der 2. UP-Meldung soweit möglich Ist-Zahlen über Zuordnung der bekannten Schüler in reale Klassen) - (im Klassenmodul–> entsprechnde Klasse –> Klassengruppen)
• Meldungen der Religionsgruppen sind relevant und müssen genau gemeldet werden;
• WG/WTG, Technik, Wirtschaft sowie Ernährung und Soziales muss gemeldet werden;
• Benötigte kirchliche Religionslehrkräfte müssen angefordert werden;können auch namentlich angefordert werden;
• Andere Fächer können in der Matrix schon eingepflegt werden. Sie müssen auch noch nicht genau stimmen und werden von der Schulaufsicht noch nicht geprüft;
• Aber für GS die Aufteilung welche Stunden entfallen auf WG
• Diese Schritte müsssen für jede Schulnummer durchgeführt werden;

• Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
• Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen
• Tipp: Abweichungen erst rausnehmen, da sie sonst leicht übersehen werden.
• Besonderen Unterricht löschen: Wer beim Anlegen des neuen Schuljahres unsere Anweisungen befolgt hat, dürfte keinen Besonderen Unterricht und keine Wahlfächer im neuen Schuljahr haben. Dennoch bitte Überprüfen und gegebenenfalls löschen.
  Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Besonderer Unterricht –> auf das Fach gehen und löschen

Informationen im WIKI zum Thema Klassen

• Siehe auch Unterlagen letzter Fortbildung
• Müssen Klassen eingespart werden, so sind evtl. bestehende Schüler über Datei, Schüler, Sammelversetzungen in andere Klassen bzw. Klassengruppen zu versetzen.
  Nun muss in der Matrix der Unterricht aus der zu wegfallenden Klasse gelöscht werden (Rechtsklick auf betreffende Matrixzeile, Matrixzeile leeren).
  Erst jetzt können unnötige Klassen und Klassengruppen im Klassenmodul gelöscht werden.
• Werden zusätzliche Klassen geplant, werden diese über das Klassenmodul angelegt und gegebenenfalls betreffende Schüler per Sammelversetzung hineinversetzt.
  im Klassenmodul, Plus Klassenname eingeben –> bei Klassenbesonderheiten, Jahrgangsstufe und Ausbildungsgr./Bildungsgr. eintragen
  Hier werden auch die Klassengruppen über Reiter Klassengruppen –> Modulbezogene Funktionen angelegt –> Klassengruppe, Neue Klassengruppe anlegen

Klasse sortieren: Symbol Pfeil nach oben und unten (links vor INFO) –> Anklicken –> entweder eine der drei Standartsortierungen anklicken, oder Klasse anklicken, loslassen, anpakcken, festhalten und an die gewünschte Stelle ziehen

Schülerzahlen (PLAN) im Modul Klassen eintragen

• Reiter Klassengruppen (unten); Schülerzahlen (PLAN) aktualisieren
  Die Schülerzahlen (IST) sind für die 1. UP nicht von Bedeutung; sie werden erst für die 2. UP (UP komplett) benötigt.
  –> es müssen noch keine SuS in den Klassen sein (z.B. 1. Klasse; können zum jetztigen Zeitpunkt noch in der ORG sitzen)
• Beim erstmaligen Auszählen kann dies automatisch mit der Schaltfläche Schülerzahl berechnen aus den Ist-Schülern im Planungsschuljahr ausgelesen werden.
  

Aber ACHTUNG: Händisch veränderte Zahlen werden überschrieben!

• bei „leeren“ Klassen (keine konkreten SuS in der Klasse) müssen händisch die Zahlen eingetragen werden - jedoch sollen keine leeren Klassen vorkommen, siehe Forderung von Ist-Zahlen.
• Sind Veränderungen der Schülerzahlen bekannt, werden diese händisch nachgepflegt
  
• Listenpunkt „insgesamt“ errechnet sich automatisch aus der Summe von w und m
  
• Bitte überprüfen Sie genau, ob die Summe der Religions-/ Ethikschüler identisch mit der Klassenstärke ist
  Anmerkung: Wird vom Programm nicht geprüft
  

Achtung: Bei mehreren Klassengruppen ist natürlich ein Eintrag bei jeder Gruppe nötig.

schulscharfe sprechende Sicherung anlegen

Berichte, die zur Ermittlung der Zahlen helfen können: Im Bereich „Schüler“:
„Religionszugehörigkeit und bes Religionsnunterricht“ und „Schülerklassenliste Migrationshintergrund“

ueberarbeitung_der_zeile

• empfohlen alle Abweichungen und Koppeln zunächst rausnehmen, damit nichts übersehen wird; Abweichungen Markieren
• Anordnen der Fächerspalten: Im Fächermodul, Modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Fächer Matrix Anklicken und an die richtige Stelle ziehen
  
• Überflüssige Spalten löschen: Fächermodul, Reiter Einstellungen, richtiger Reiter Mittelschule oder Grundschule richtiges Fach auswählen –> Anzahl anpassen
• WICHTIG vor allem bei den neue Fachbezeichnungen nach dem Häckchen schauen, ob „in der Matrix verwendet“ gesetzt ist
• entsprechend funktioniert auch die Mehrung der Spalten (Klassenteilung)
• Stundentafel eintragen: kann händisch gemacht werden oder auch für die ganze Schule; auf die Matrix gehen Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellungen, Stunden wie Stundentafel; Achtung GS im in der Matrix werden die Stunden aus dem flexiblem Pool doppelt eingetragen; muss händisch nachgetragen werden (Stand Ende März)
• Achtung für GS: die 8 verteilbaren Stunden tauchen in den verschiedenen Spalten (WG und GU Ku/Mu/HSU) auf; diese müssen (Stand Ende März) händisch überprüft werden;

• Es gelten auch hier bei der 1. UP-Übermittlung nur die PLAN-Zahlen - Ist-Zahlen kommen aus den tatsächlichen Schülern im Kurs (Datenpflege über Schüler im Kurs Matrix, Fächwahlmodul oder Schülermodul)
• Die Plan-Zahlen können händisch eingetragen werden, aber auch automatisch aktualisiert werden. (Voraussetzung: Die Planzahlen sind im Klassenmodul gepflegt.)
  Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Schülerzahlen aktualisieren –> empfohlen: „In allen Unterrichtselementen der Schule“ und „geplante Schülerzahlen so weit möglich aktualisieren“
  Dieses Vorgehen empfiehlt sich beim ersten Eintragen der Schülerzahlen, in den weiteren Planungsschritten aber nur noch in Ausnahmefällen, da die Zahlen überschrieben werden; sprich händisch nachgepflegte Zahlen, werden wieder zurückgesetzt.
  
• Überprüfen Sie auf jeden Fall die Zahlen noch einmal auf Stimmigkeit (Klassenstärke, Summenzahl der Religionsgruppen)

Religionsgruppen und geplante Schülerzahlen in der Matrix eintragen

• Ist nur eine Klasse von einer Religionsgruppe betroffen, reicht es die Stundenzahl und die Planzahl einzutragen bzw. zu kontrollieren
• Abweichungen eintragen Abweichungen eintragen
• ansonsten Koppeln setzen; dabei ist zu beachten
  • Koppelnamen müssen in jedem Koppelelement gleich sein
  • Auch die Abweichungen müssen in jedem Koppelelement eingetragen werden und gleich sein
  • Wichtig: Koppeln nur in der entsprechenden Klasse bzw. Klassengruppe setzen
  • Bei Koppeln mit unterschiedlichen Stundentafeln (z.B. Relionsgruppen 2. und 3. Klasse)in den einzelnen Jahrgangsstufen muss eine zusätzliche Spalte eingetragen werden. An die Planzahlen denken!
  • wenn bei unterschiedlichen Stundentafeln (z.B. Rel. 2. und 3. Klasse) die zusätzliche Stunde in einer anderen Jahrgangsstufe wegen geringer Gruppengröße nicht gehalten wird, muss eine zusätzliche Spalte angelegt werden. Stundenanzahl (1) eintragen –> Abweichungsgrund eintragen (-1) eintragen –> Planzahlen eintragen –> speichern –> Stundenzahl wieder auf 0 setzen
  • Es wird nicht automatisch überprüft, ob die Schülerzahlen einer Klasse mit den Zahlen Schülerzahlen der Religionsgruppen übereinstimmen.

• Doku unter Anforderungen der kirchlichen Religionsstunden zur UP eingeben
• Pfad für die Anforderung: Datei, Unterrichtsplanung, Personalveränderung
• Anforderungen nur der kirchlichen Kräfte in Summe oder persönlich möglich; O oder N eintragen
• Ab dem letzten Jahr können personalisierte Anforderungen von Lehrkräften in ASV durchgeführt werden, da eine Anbindung an das System RELIS erfolgt ist; war im Testbetrieb; ob die Kirchen noch eine Abfrage machen, ist uns nicht bekannt.
• Ist die angeforderte Person schon im Datenbestand der Schule, dann über das (i) die entsprechende Person auswählen
• Bei der Anforderung ohne Namen, pro Konfession nur die Gesamtsumme melden!
• Bei der Anforederung mit Namen können mehrere Bedarfe pro Konfession gemeldet werden.
• bei Ursache hierzu REL eintragen „Religion nicht abgedeckt“
• Lehrbefähigung, Lehrerlaubnis, kirchliche Lehrerlaubnis eintragen (Bei ISL entfallen Lehrbefähigung und kirchliche Lehrerlaubnis)
• Anforderung kath./ev. ausschließlich über ASV!

Stunden im entsprechenden Feld in die untere Zeile laut Stundentafel eintragen.
Da ab einer bestimmten Gruppengröße geteilt werden kann (WG-Teilung in der 1. Jahrgangsstufe ist der max. 18, sprich Teiler ist 19 Schüler, ab der 2. Jahrgangsstufe der 21. Schüler; bleibt laut Schulamt wie in den letzten Jahren
Technik, Wirtschaft, Soziales (7-10. Jahrgangsstufe) Teiler ist der 17. Schüler. - Allerdings ist für geteilte Gruppen nicht immer das nötige Personal vorhanden. Morgen beim Schulamt nachfragen, ob das noch gilt
Das macht Koppelbildungen notwendig.

• Hinter die Stundenzahl den Koppelnamen schreiben, dieser muss in allen gekoppelten Elementen gleich sein
  
• Abweichung in jedem gekoppelten Element gleich eintragen, sprich Abweichung bei WG in der Regel „T“ und dahinter die Stundenzahl mit +/-
• Planzahlen händisch nachpflegen, ansonsten werden Schülerzahlen gedoppelt.

Arbeiten zur UP im Modul Lehrer
Im Lehrermodul müssen folgende Anrechnungsstunden für die UP gelöscht werden; Reiter XXXX GMS

• Betreute Arbeitsstunden,
• Vorkurs (240) und
• Kooperation Grundschule - Kindergarten
  

Andere Anrechnungen kann man stehen lassen.

Beim Schulleiter muss bei den Funktionen Schulleiter eingetragen sein

Plausi - Religionsklassenbildung
Pfad: Datei, Verwatung, Datenprüfung \\Für die Religionsklassenbildung genügt es eine Datenprüfung für den Bereich Schüler / Klassen / Unterrichtsdaten im Bereich Schulen durchzuführen.

• Daten abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Vollständiges Abholen
• ggf. kommt die Fehlermeldung, dass nicht alle Lehrerdaten übernommen wurden
• dann Lehrerdaten übernehmen dies muss im aktuellen Schuljahr geschehen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Lehrerdaten übernehmen
  Da die Lehrkräfte für die UP nicht relevant sind, wenn nicht eindeutig die neuen Daten sicher sind (Namenswechel, …) die Daten verwerfen
• Nun zurück in das Planungsschuljahr wechseln.
• Anlegen Ansprechpartner UP: Datei, schulische Daten, Schulen; Reiter Organisation 23/24, Ansprechpartner unten eintragen (mindestens Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
• Ist der Reiter nicht vorhanden, dann nochmals die Daten abholen

https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtsplanung/lehrer_aus_asd\\

• Wechsel in Planungsschuljahr 2023/24 falls noch nicht geschehen
• Daten gegebenenfalls nochmals abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Übermittlung aus ASD
• Wechseln in Übermittlung an ASD
• nicht die SuS anmelden; dies bei der US
• Übermittlung anstoßen an ASD: rechts Button Unterrichtsplanung, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen)
• Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen
• ggf. bei K-Fehlern, die überprüft sind, mittels Dennoch senden die Übermittlung anstoßen
• Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren
• Der Button „Unterrichtsplanung“ bleibt während des gesamten Meldezeitraums gelb, die Abgabe kann nicht erklärt werden. Geänderte Meldungen müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden
• Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail faust@bdb-bay.de
  

Der Fehler in Verbindung mit den Fehler-Quittungen zu:

• UpKlassengruppeSvswAsd oder auch
• UpKlasseSvswAsd

kommt von einem Bug in ASV beim Anlegen von Klassen/Klassengruppen im Planungsschuljahr. Betroffene Schulen sollen bitte vor der Übermittlung die Konsistenzprüfung System → „ASD-IDs eindeutig vergeben“ ausführen. Damit sollte die Übermittlung klappen. Der Fehler wird anschließend erneut auftreten, wenn neue Klassen/Klassengruppen angelegt werden. Dann bitte einfach wieder die Konsistenzprüfung ausführen.

• Eintragung von Teamteaching in ASV: Team-Teaching kann mittels sogenannter Feinkoppeln in ASV eingetragen werden: Abbildung von Teamteaching in der Matrix

• Vorkurse: Bitte tragen Sie im Bemerkungsfeld die Teilnehmer / Gruppen der Vorkurse nach dem beschriebenen Schema ein, damit die Berechnung in SVS nahtlos funktioniert. Eintragungen - Vorkurs Deutsch und Kooperation Kindergarten / Grundschule

• Meldung von Kindern aus der Ukraine (UFR) * GS: derzeit keine gesonderte Erfassung im GS-Bereich vorgesehen * MS: Erfassung in Brückenklassen; Aufnahme in anderen Klassenarten ebenfalls möglich. Anrechnungen für Brückenklassen: Im kommenden Schuljahr sollen Schulen, an denen eine Brückenklasse mit 15 oder mehr Schülern eingerichtet ist, eine zusätzliche Anrechnungsstunde erhalten. Die weitere Staffelung erfolgt in einem 15er-Schritt, d.h. wenn zwei oder drei Brückenklassen an der Schule sind, muss der Durchschnitt pro Brückenklasse bei 15 oder größer liegen. Dann gibt es entsprechend zwei bzw. drei Anrechnungsstunden. Schulische Integration und Förderung der geflohenen Kinder und Jugendlichen aus der Ukraine - Verbuchung in ASV?do= * Regelung zur Abbildung der Verteilung: Alle Klassen (außer Brückenklassen) erhalten im Modul Klassen auf dem Reiter „Besonderheiten“ einen Eintrag, um die Zahl der ukrainischen Flüchtlingen einschätzen zu können. * Tragen Sie in das Feld „Bemerkungen zur Klasse für die Schulaufsicht“ das Kürzel „Ukr: #“ mit der Anzahl der ukrainischen Schüler in der jeweiligen Klasse ein (ggf. auch „Ukr: 0“). Entfernen Sie dafür evtl. bereits vorhandene Einträge. Passen Sie die Zahl bitte bei Veränderungen fortlaufend an. * Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen: Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen

• Anwendungsdaten/Wertelisten aktualisieren - bei Verbindungsproblemen zum ZSS und allen anderen Problematiken bitte immer unter https://doku.asv.bayern.de/cms/start vergewissern, dass kein aktueller Hinweis hierzu veröffentlicht wurde.
• Alternativ zum Nachlesen auf der ASV-Webseite können die Inhalte in Outlook (oder anderen Programmen) als RSS-Feed aboniert werden: rss
• Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen;
• Die neue Schülersuche ist aktiv: Es werden mehr Schüler mit ähnlicher Schreibweise angezeigt; bei Unklarheiten und Zweifeln bitte unbedingt mit der abgebenden Schule Kontakt aufnehmen;
• Hinweis GS: Schüler, die aus der Meldeamtsdatei übernommen wurden, aber nicht eingeschult werden - auch Rücksteller / Korridorkinder - müssen spätestens Ende Juli gelöscht werden, damit keine Schülerdoubletten entstehen. Bitte noch keine Schüler manuell am ZSS anmelden. Schülerdaten können über „Stammdatenexport“ im Menü „Modulbezogene Daten“ für das nächste Schuljahr exportiert werden (Datenschutzhinweis: verschlüsselt speichern bzw. auf Datenträger im Safe lagern!)

• 1. Meldung ist bei dem Schulamt angekommen und evtl. Änderungen sind in Absprache vorgenommen;
• Die 2. Lieferung beinhaltet den gesamten Pflicht- und Wahlpflichtuntericht sowie den Eintrag des Ganztagesunterricht in der Matrix.
• Weitere Zusatzstunden/-budgets sind nur dann einzutragen, wenn sie vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurden bzw. durch das KM definitiv feststehen (z.B. IND_FÖ_MK in MK).

• Überprüfung oder Ergänzung der Fachnamen (WiB, WiK, ES, NT, GPG, WG, Inf, IdiG) nach LP-Plus in Jahrgangsstufen 1-10 in der Matrix:
  • Ggf. Fach händisch setzen: Fächer, rechts SchulNr. der MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) WG suchen, Einstellungen, Hauptschule, Haken „in der Matrix verwenden“ setzen.
  • Ggf. Fächer in der Matrix neu sortieren über: Fächer, modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Reiter „Fächer Matrix“, Fach an der Nr. anpacken und ziehen.
  • Ggf. Anzahl der Fachspalten anpassen über: Fächer, rechts SchulNr. der GS/MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) Fach suchen, Einstellungen, Grund- oder Hauptschule, „Fachgruppen Anzahl“ Zahl ändern (Fächerspalten in der Matrix anlegen).
• Fach Informatik - Besonderheiten pflegen (Pflichtfach in Matrix in Jgst. 5-10)
  (Fächerbezeichnung LehrplanPLUS Mittelschule
• Ggf. in der GS neue Fächerspalten anlegen (Überprüfen, dass bei den neuen Fächern GUMuKuWG und IF Art Peingetragen ist und der Haken bei in der Matrix gesetzt ist.
• Jami GU 2-3 in der Jahrgangsstufe 2 mit Einzelfächern in Jahrgangsstufe 3 zu kombinieren
  (Jahrgangsstufenübergreifende Koppelung bei unterschiedlicher Stundentafel).

• Alle SuS sollten in der zu erwarteten Klasse des Planungsschuljahres sitzen bzw. mit Austrittsdatum (spätestens 31.07.2024) versehen sein.
• Das Fächerwahlmodul hilft, die die Fächer in Schülermodul und Matrix mit den richtigen Ist-Zahlen zu befüllen. (Datei-Schüler-Fächerwahl). Ggf. müssen die korrekten Fächer ein- oder falsche ausgeblendet werden. Achtung: Das Ausblenden eines Fachs im Fächerwahlmodul löscht nicht die Fächerbelegung bei den Schülern! Hilfestellung Fächerwahl-Modul: Fächerwahl der Schüler
• Die Schulaufsicht erwartet zum Abgleich der Plan-Zahlen auch die Lieferung der Ist-Zahlen (über reale SuS), soweit möglich. Plausible Abweichungen von den vorhandenen Ist-Schülern können dennoch über die Planzahlen geplant werden.

Siehe auch: Pflege der Klassen und Klassengruppen (Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr).

• Unstimmigkeiten müssten schon aufgefallen sein; hier bitte händisch bei Schülerzahländerungen nachpflegen; Änderungen auch bei den Planzahlen in der Matrix;
• Ggf. Aktualisierung der Schülerzahlen in Klassengruppen (Planzahlen!)
• Pflege der „Besonderheit“ im Reiter „Stammdaten“ bei Ganztagsklassen Offene und gebundene Ganztagsangebote
• Pflege von Klassengruppen insbesondere bei Jamiklassen (über modulbezogene Funktionen im Klassenmodul) und weiteren klassenübergreifenden Klassen
  (Jahrgangskombinierte Klasse (GS)
• Schon bekannte Klassenleiter eintragen (optional)

• Bei allen jahrgangsreinen Klassen bitte zwingend mit einer Ziffer beginnen, also 5aGT oder 5GT und nicht G5a.
• Jahrgangsgemischte Klassen mit einem Buchstaben beginnen, also J3/4 für Jami 3/5.

Siehe auch: Pflege der Matrix (Überarbeiten der Unterrichtselemente in der Matrix im neuen Schuljahr);

• Bei JaMi derzeit auf die Führung der Sammelzeile verzichten, da Planzahlen sonst nicht händisch angepasst werden können.
• Händische Pflege der Schülerzahlen in der Matrix für alle Unterrichtselemente
• Ggf. unter besonderer Vorsicht Schülerplanzahlen in der Matrix über „Modulbezogene Funktionen“, „Matrixfunktionen“, „Schülerzahlen aktualisieren“ aktualisieren: „im ausgewählten Unterrichtselement“, „geplante Schülerzahlen soweit möglich aktualisieren“ oder händisch! (Nicht „in allen Unterrichtselementen der Schule“, da sonst Sport- oder Fachgruppen zerschossen werden!)
• Pflege aller Koppeln

• Kontrolle, der Abweichungen in der Matrix;
  (Zur Kontrolle: Häkchen bei „Abweichungen markieren“ setzen.)
• Gebundenen Ganztag entsprechend der Vorgaben eintragen: Offene und gebundene Ganztagsangebote.
• Flexible Stunde in GS eintragen, bei Aufteilung in Jahrgangsstufe 4 (ab 26 SuS möglich) auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren; Abweichung eintragen.
• Förderstunden in 5/6 eintragen, bei Aufteilung auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren; Abweichung eintragen; (Stunden müssen aus dem Verbundbudget getragen werden.)

Sportindex

• DSU entsprechend der Vorgaben eintragen - die durchschnittliche Anzahl der Sportstunden eines Schülers pro Woche in der Mittelschule (ehemals Sportindex) muss erfüllt sein,
• Koppeln über 6/7 sind nun möglich, da der Sportindex nun aus der Schülersicht erfüllt werden muss und nicht mehr aus Sichtweise der Unterrichtselemente.
• Weitere Infos unter: Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen

Externe Schüler im Verbund

• Externe Schüler an der Zielschule (im Verbund) in eine EXT-Klasse hinzuaddieren (unter Schülerzahlen geplant - kein Eintrag bei extern). Dafür eine EXT-Klasse im Klassenmodul anlegen.
• An abgebender Schule die Zahlen im Kurs reduzieren bzw. Unterrichtselement löschen.
• Im Kommentarfeld beim Absenden der UP unbedingt das Schulamt über die Abweichungen durch Verbundschüler informieren.
• In JgSt. X im Fach Q gehen/kommen Y SuS im Verbund an/von Schule Z.

Wahlpflichtfächer

• x statt p bei WPF überprüfen/eintragen (Listendarstellung über Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht-/Wahpflicht)

Besondere Klassenarten wie Deutschlassen oder Praxisklassen

• GMS: Klassenarten an Grund- und Mittelschulen

Ggf. reicht die Überprüfung.

• Überprüfen, ob bei den Lehrkräften ein SNR####-Reiter existiert, der mit der Stammschule oder „verwaltet von“ Schule übereinstimmt. Wenn nicht, eine neue Einsatzschule mit der entsprechenden Nummer erstellen.
• Vor/zu der UP müssen im Lehrkräftemodul bei den Anrechnungen der Lehrkräfte im Reiter [Schunummer]GMS folgende Anrechnungen gelöscht werden:
  • vk (Vorkurs Deutsch)
  • wkE (Kooperation Kindergarten-Grundschule)
  • baG (Zusatzstunden gebundener Ganztag)
• Setzen Sie bei LAAs die UPZ auf 0.
• Löschen Sie den Einsatz teilmobiler Reserven (unter Reiter „Einsatz 2x/2x“ → „Einsatz als mobile Reserve“ und Reiter „1234GMS“ → „Anrechnungen“). Vollzeitliche Mobile Reserven, die keine festen Unterrichtsstunden haben, können unverändert belassen werden.
• Beim Schulleiter unter dem Reiter „1234GMS“ die Funktion Schulleitung eintragen.
• Die Reiter mit der/den Schulnummern überprüfen. Hier sind eventuell Einträge bei „Mehrarbeit/Nebentätigkeit“ und „Zuweisung an diese Schule“ vorhanden. Diese müssen unbedingt gelöscht werden.

• Bitte den BU komplett löschen, soweit noch nicht geschehen, da die Stundenbudgets sonst im Schulamt nicht korrekt ankommen.
• Wahlunterricht wie IdiG oder Buchführung kann jetzt schon eingetragen werden - sofern überhaupt realistisch und mit Schulrat abgesprochen:
  Wählen Sie bei „Unterricht“, „Unterrichtsverteilung, „Liste Besonderer Unterricht“ das Fach „IdiG“ (oder „BuF“) und die UArt „w“ aus. Die Lehrkraft kann jetzt noch unberücksichtigt bleiben. Unter „Schüler gepl.“ tragen Sie die entsprechende Anzahl ein.
• Weiterer BU (Zusatzstunden/-budgets) ist erst dann einzutragen, wenn er vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurde.

plausibilitaetspruefung

• Nach Eingabe der Matrix sollte eine Datenprüfung durchgeführt werden für den Bereich Klassen/Klassengruppen (Name der Plausibilitätsprüfung: ASVKlasse_UP_PKL_MS)
• Überprüfen Sie auf jeden Fall (sofern nicht per Fehlerprüfung bemängelt) die Einträge in den Fächern SmD, SwD, FöU
• Überüfen Sie in der Liste „Datei“, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht- Wahlpflichtunterricht die Einträge bei „Schüler gepl.“
• Ergänzen Sie nötige Abweichungen, die zu einer Unterrichtsmehrung führen (z.B.: T) sowie die Stundenabweichungen (z.B.: +2)
• Alle Datenprüfungen unter dem Datenbereich Schulen durchführen, die mit UP: beginnen.

• Abgabe der UP-Meldung
• Anwendungsdaten & ASD-Schnittstelle aktualisieren
• Anlegen einer „sprechenden“, schulscharfen Datensicherung
• Wechsel in Planungsschuljahr 2023/24 falls noch nicht geschehen.
• Übermittlung anstoßen an ASD: „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung an ASD“, rechts Button „Unterrichtsplanung“, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen).
• Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen bzw. „dennoch senden“ bei überprüften und unbestätigten K-Fehlern.
• Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung aus ASD“. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren.
• Geänderte erneute Meldungen nach Ende der Meldefrist müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden.
• Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail faust@bdb-bay.de.
  

Die Schülerdaten sollten zum Schuljahresende abgeschlossen werden, damit zur Oktoberstatistik nicht zu viele entsprechende Nacharbeiten anfallen. Hier werden alle entsprechenden Schritte erklärt: Arbeiten zum Jahresabschluss

Über Eintragungen von Zu-/Abgängen von Lehrkräften kann man sich vorab unter folgenden Links informieren:
Die verfügbaren und relevanten Beschäftigungsverhältnisse entnehmen Sie bitte der unten verlinkten Liste. Auf einem zweiten Reiter in der Exceltabelle finden Sie zusätzlich die Übersicht der Zu- und Abgängsgründe: Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

Diese Eintragungen sind zwar nicht Bestandteil der Übermittlung der UP, können aber dennoch schon angegangen werden:

Korridor-Kinder:
Für Kinder, die im aktuellen Schuljahr den Korridor in Anspruch genommen haben und im Planungsschuljahr eingeschult werden, gibt es ein Einschulungsmerkmal „Art der Einschulung“ K (mit Korridor).
Bei Korridor-Kindern des Planungsschuljahres, die auf Wunsch der Eltern nicht eingeschult werden, müssen die bereits erfassten Daten aus Datenschutzgründen (Verbot der Vorratsdatenspeicherung) im Planungsschuljahr gelöscht werden. Die Daten müssen im folgenden Schuljahr wieder eingegeben werden. Das Schulkind wird dann mit dem Eintrag „K“ in die erste Klasse aufgenommen. Einschulungskorridor

• Doku zur AP: Die Abschlussprüfung an Grund- und Mittelschulen
• Typische Fehlerquellen beim Anlegen des QA: Für die Fachkategorie 6 (R/Sp/Mu/Ku/Info/BuF) und die Fachkategorie 8 (Einzelprüfung) muss unter Datei → Schulische Daten → Fächer mehr als nur ein Fach eingetragen sein.
• Häufig liegt es daran, dann nicht alle Inhalte aus der Doku Vorbereitungen umgesetzt wurden, wenn beispielsweise Eingaben nicht gespeichert werden können. Insbesondere müssen ggf. wiederholt erneut die Fachschlüssel für den QA erneut eingetragen werden.

Bundesjugendspiele - Export aus ASV
Auslesen aus ASV (Verwaltung –> Exportbibliothek –> Bundesjugendspiele)
Klasse im Navigator einstellen
alle auswählen (Steuerung + A)
Namen in der Tabelle evtl. verändern https://www.bundesjugendspiele.de/wp-content/uploads/downloads/testimport.xls. evtl. auch Überschriftenzeile anpassen
https://www.bundesjugendspiele.de/ Veranstaltung anlegen
Gruppen anlegen
Sygronisieren –> dauert immer eine Weile; evtl. Neustart erforderlich Teilnehmer verwalten –> Teilnehmer importieren: Datei auswählen –> alle markieren –> Teilnehmer importieren
in Klassen bzw. Riegen einteilen.
alle Listen drucken
Problem für GS: Wettkampf kann nur ab dem 10. Lebensjahr eingepflegt werden

Druck der Urkunden - für meine Begriffe mehr Aufwand bei der Druckereinrichtung als händisch ausfüllen;

alternativ http://www.netschool.de/spo/bjs/bjsintro.htm http://www.netschool.de/spo/bjs/frml_laj.htm als Beispiel für Jungen; aber für meine Begriffe nur als Auswertungstool;