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Hinweise zur Meldung der Unterrichtssituation (schulartunabhängige Orientierungsstufe)
Schüler
Offene und gebundene Ganztagsangebote
GS, MS, FZ, RS, RSF, GY, OS, IGS, FWS, WS
NEU 2024
Die Daten zu offenen und gebundenen Ganztagsangeboten werden von den Ganztagskoordinatoren an den Regierungen und MB-Dienststellen geprüft und von diesen freigegeben. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, dass bei allen Schülern, die ein offenes oder gebundenes Ganztagsangebot besuchen, die zutreffenden Ausprägungen auf dem Reiter Erweiterungen in den Feldern Ganztägige Betreuung / Förderung und ggf. Tage pro Woche angegeben sowie die Summendaten zur Anzahl externer Teilnehmer und Zählschüler und zur Anzahl der OGT-Gruppen korrekt eingetragen sind.
Ab dem Schuljahr 2024/2025 ist die Anzahl der externen Zählschüler bei den Summendaten in der Spalte Wert (Dezimal) auf zwei Nachkommastellen genau einzutragen.
Ausführliche Erläuterungen finden Sie im Dokument „Offene und gebundene Ganztagsangebote“ auf der Webseite des Staatsministeriums.
Sollten PL-Ausnahmen (vgl. ASV-Dokumentation) im Bereich Ganztag beantragt werden müssen, nehmen Sie bitte zunächst Kontakt mit dem für Ihre Schule zuständigen Ganztagskoordinator an der Regierung bzw. MB-Dienststelle auf. Eine Ausnahme kann nur genehmigt werden, wenn die Bestätigung durch die Schulaufsicht vorliegt.
Die Ganztagskoordinatoren haben die Möglichkeit, die übermittelten Ganztagsdaten auf den Masken der ASD-Applikation unabhängig von der allgemeinen schulaufsichtlichen Prüfung freizugeben. Sobald die Prüfung der Ganztagsdaten abgeschlossen ist, kann die Anzahl der GGT-Klassen und -Schüler sowie der Gruppen des offenen Ganztags ohne Rücksprache mit dem Ganztagskoordinator nicht mehr abweichend gemeldet werden:
Sollten nochmals Änderungen im Bereich der Ganztagsdaten notwendig sein, muss Kontakt mit dem Ganztagskoordinator aufgenommen werden, damit eine Übermittlung der korrigierten Daten möglich gemacht wird.
Schüler mit Autismus
alle Schularten
NEU 2024
Sofern ein Schüler aufgrund eines diagnostizierten Autismus sonderpädagogische Förderung (z. B. MSD, Inklusion) erhält bzw. erhalten soll, ist auf dem Reiter Laufbahn im Bereich Störungen / Schwächen / Förderung die Ausprägung AUT einzutragen.
Bislang wurde bei der Erfassung in ASV die Angabe eines Enddatums des Attestes eingefordert. Dies entfällt ab dem Schuljahr 2024/2025.
Sonderpädagogische Förderung
alle Schularten
An allgemeinen Schulen ist im Schülermodul auf dem Reiter Laufbahn im Feld Sonderpädagogische Förderung erteilt (z. B. MSD/Inklusion) der Förderschwerpunkt des Schülers zu erfassen, wenn geeignete Förder- oder Unterstützungsmaßnahmen derzeit bereits tatsächlich erfolgen oder deren Umsetzung im laufenden Schuljahr zu erwarten ist.
Beispiele für geeignete Förder- und Unterstützungsmaßnahmen (ggf. Rücksprache mit dem betreuenden Sonderpädagogen):
- Eine Lehrkraft wird vom Mobilen Sonderpädagogischen Dienst beraten, um einen Schüler im Förderschwerpunkt Hören zu fördern.
- An einer Schule mit Schulprofil Inklusion erhält ein Schüler mit dem Förderschwerpunkt Lernen sonderpädagogische Förderung.
- An einer allgemeinen Schule wird ein Schüler durch Budgetstunden für Inklusion unterstützt.
- Eine Lehrkraft telefoniert regelmäßig mit einem Sonderpädagogen, um Hinweise für den Umgang mit einem Schüler im Förderschwerpunkt emotionale und soziale Entwicklung zu erhalten.
Für Schüler, die keine sonderpädagogische Förderung/Unterstützung erhalten, darf an dieser Stelle keine Eintragung erfolgen, auch wenn der sonderpädagogische Förderbedarf förmlich festgestellt wurde. Der Förderschwerpunkt kann in solchen Fällen im Feld Sonderpädagogische Förderung erforderlich erfasst werden; Angaben in diesem Feld werden nicht nach ASD übermittelt.
Förderschulen erfassen die Förderschwerpunkte der Schüler auf dem Reiter Erweiterungen in der Tabelle Förderung. Das o. a. Feld auf dem Reiter Laufbahn ist nur dann zu befüllen, wenn ein Schüler zusätzlich durch den MSD betreut wird.
Schülerdoppelmeldungen
alle Schularten
NEU 2024
ASD registriert im Rahmen der Einbuchung der übermittelten Daten berechtigte und unberechtigte Schülerdoppelmeldungen.
Eine unberechtigte Schülerdoppelmeldung liegt vor, wenn ein Schüler von zwei verschiedenen Schulen nach ASD gemeldet wird, obwohl er von einer der beiden Schulen nicht gemeldet werden darf (z. B. weil er sich vor dem Stichtag bereits abgemeldet hatte).
Wechselt ein Schüler zwischen dem 1. und dem 20. Oktober von einer allgemeinbildenden Schule an eine berufliche Schule, so liegt hingegen eine berechtigte Schülerdoppelmeldung vor.
In allen Fällen unberechtigter Schülerdoppelmeldungen erhalten die beteiligten Schulen Transferquittungen sowie eine OWA-Nachricht. Ausführliche Erläuterungen hierzu finden Sie in der ASV-Dokumentation unter: Schüler wird von zwei Schulen gemeldet
Mithilfe der Schülervorabfrage kann bereits vor dem Stichtag der Erhebung für alle in ASV gespeicherten Schüler der Schule die Information aus ASD bezogen werden, ob eine zweite Schule denselben Schüler aus ASD abgeholt oder sogar bereits nach ASD gemeldet hat.
Beachten Sie hierzu bitte die ASV-Dokumentation: Schülervorabfrage US
Fächer
Klassen
Unterricht
Teamteaching
alle Schularten
Wird ein Unterricht von zwei Lehrkräften gemeinsam erteilt (keine pädagogischen Assistenten oder Drittkräfte), so ist dieser Unterricht mit der Feinkoppel Teamteaching zu erfassen. Damit ist die Anzahl der Stunden sowohl aus Sicht der unterrichtenden Lehrkräfte als auch aus Sicht der zugeordneten Schüler korrekt.
Erläuterungen zur Erfassung finden Sie in der ASV-Dokumentation unter: Abbildung von Teamteaching in der Matrix
Lehrkräfte
Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen oder mehreren Dienststellen
alle Schularten
Ausführliche Eintragungshinweise zu dieser Thematik finden Sie im Dokument Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen bzw. mehreren Dienststellen.
Grundsätzlich gilt:
- Jede Schule meldet nur dasjenige Dienstverhältnis einer Lehrkraft, in dessen Rahmen die Lehrkraft an der Schule tätig ist; über etwaig bekannte Nebentätigkeiten einer Lehrkraft, die vollständig an anderen Schulen stattfinden, berichtet sie nicht.
- Auf den Reitern Dienst und Einsatz <Schuljahr> im Lehrermodul werden nur Daten des Hauptdienstverhältnisses innerhalb eines DSS eingetragen.
Stammschule
alle Schularten
Als Stammschule einer Lehrkraft ist grundsätzlich diejenige Schule anzugeben, die die Hauptdienststelle des Dienstverhältnisses darstellt, im Rahmen dessen die Lehrkraft an der Schule tätig ist. Bei Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen und/oder Dienststellen und Schulen mit gemeinsamem DSS gibt es einige Besonderheiten zu beachten, die ausführlich im Dokument Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen bzw. mehreren Dienststellen dargestellt sind.
Für staatliche Lehrkräfte sollte grundsätzlich die in VIVA eingetragene Schule als Stammschule gemeldet werden. Ist in VIVA für das Hauptdienstverhältnis einer Lehrkraft eine andere Stammschule erfasst als in ASV, so sollte dies bei der Übernahme der Lehrerdaten angezeigt werden.
Bei staatlichen Lehrkräften an beruflichen Schulzentren oder in sonstiger Weise organisatorisch verbundenen Schulen kann abweichend von VIVA die Schule des überwiegenden Einsatzes der Lehrkraft innerhalb des Schulverbunds oder die größte der verbundenen Schulen angegeben werden.
Studienreferendare
alle Schularten
Bei Studienreferendaren (Eintrag vd im Reiter Einsatz <Schuljahr>) ist im Reiter Dienst unter Lehrbefähigung/-erlaubnis das angestrebte Lehramt einzutragen.
Auswahl von Differenzierungen sonstiger Anrechnungen (wx)
alle Schularten
NEU 2024
Um die „sonstigen Anrechnungen“ automatisiert auswerten zu können, ist seit dem Schuljahr 2023/2024 zusätzlich eine Differenzierung auszuwählen. Bitte achten Sie daher darauf, dass bei jeder sonstigen Anrechnung (staatl.) (Kürzel wx) eine entsprechende Auswahl vorgenommen wird.
Unter anderem stehen folgende Ausprägungen für die Differenzierung zur Verfügung: KIBBS, Mobbing-Prävention, Lehrergesundheit, Tätigkeit im Beratungsnetzwerk „Zukunft prägen – Lehrer/-in werden“. Ausschließlich an Grund- und Mittelschulen sind zudem die Differenzierungen Sprachstandserhebung vor der Einschulung und Inklusion zu verwenden.
Die Botschafter-/innen des Projekts „VOR ORT“, die seit dem Schuljahr 2023/2024 tätig sind, erhalten im Schuljahr 2024/2025 eine Anrechnungsstunde (Differenzierung Kürzel VO_ZpLw). Für die Lehrkräfte des Beratungsnetzwerks ist weiterhin die Differenzierung Ber_ZpLw zu verwenden.
Sollte eine Lehrkraft mehrere wx-Anrechnungen mit unterschiedlichen Differenzierungen (z. B. jeweils eine Anrechnungsstunde für Lehrergesundheit und KIBBS) erhalten, legen Sie bitte für jede dieser Differenzierungen einen eigenen Eintrag an.
Sofern keine andere Differenzierung zutreffend ist, wählen Sie bitte sonstige aus. In diesem Fall muss eine Erläuterung im Freitextfeld erfasst werden.
Nicht unterrichtendes Personal
Summendaten
Budget
Weitere Hinweise
Drittes Geschlecht
alle Schularten
NEU 2024
In ASV stehen inzwischen für Schüler, Lehrkräfte, nicht unterrichtendes Personal und sonstiges Verwaltungspersonal auch die Geschlechtsausprägungen divers und ohne Angabe zur Verfügung, sodass das Geschlecht entsprechend der Eintragung im Personenstandsregister erfasst werden kann.
Zusätzlich besteht bei Schülern, deren Geschlechtsidentität vom Eintrag im Personenstandsregister abweicht, die Möglichkeit, das „gelebte“ Geschlecht sowie den zukünftigen Rufnamen in ASV zu führen.
Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der ASV-Dokumentation unter: Organisatorisches Geschlecht
Übermittlung an ASD
Das in ASV erfasste, dem Eintrag im Personenstandsregister entsprechende Geschlecht wird für den übermittlungsrelevanten Personenkreis nach ASD übermittelt.
Die Einträge divers und ohne Angabe werden statistisch nicht ausgewertet. Bei den betreffenden Personen erfolgt aufgrund voraussichtlich geringer Fallzahlen ein zufälliges, aber über die Jahre hinweg konsistentes Mapping auf die Ausprägungen männlich oder weiblich, um die Statistische Geheimhaltung zu gewährleisten.
Die Informationen zum sogenannten „organisatorischen“ Geschlecht werden nicht nach ASD übermittelt.
Übermittlung aus ASD
Bei der Schüler- und Lehrkräftesuche können alle Geschlechtsausprägungen verwendet werden.
Sofern den Suchkriterien entsprechende Datensätze vorliegen, wird das Geschlecht beim Abholen von Schüler- bzw. Lehrkräftedaten ausgeliefert und in ASV übernommen.