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Abschlussprüfungsnoten (AP) an ASD übermitteln

Zurück zur Übersicht.

Übermittlung BFS

A. Vorbereitung

A1 Werteliste aktualisieren
A2 Anwendungsdaten aktualisieren
A3 Erhebungstermin abholen
A4 Vorjahresnoten

Damit die abgeschlossenen Fächer in den richtigen Zeugnisabschnitt übernommen werden, muss die korrekte Belegart ausgewählt werden.

Jahresfortgangsnoten pflegen

Jahresfortgangsnoten ins Jahreszeugnis eintragen. Die Eintragung ist möglich über:

  • direkte Eingabe in Zeugnismaske
  • Noten aus neuem Notenmodul ins Zeugnis übertragen
  • Klassen(-gruppen)weise Zeugnisdatenerfassung

B. Abschlussprüfungsdaten eintragen

Schablonenaufruf im aktuellen Schuljahr über: Datei ⇒ Schüler ⇒ Abschlussprüfungen ⇒ Daten je Schüler erfassen (1)


Aktivieren Sie im Navigator die gewünschte Schule (2)
Wählen Sie die Abschlussprüfungsart BFS (3)
Wählen Sie eine Abschlussklasse (4) und einen Schüler aus (5)


Die Größe der Maske kann über den Zoom, links unten im Bild, gesteuert werden. (6)

Die Jahresfortgangsnoten können durch betätigen des Kästchens „Notenfelder befüllen“ (7) übernommen werden.

Gegebenenfalls muss dieser Schritt mehrfach ausgeführt werden.

Prüfungsnoten in die passenden Felder eintragen (8)

Eintragungsmöglichkeiten entbinden nicht von der Beachtung der jeweiligen Prüfungsordnungen!

Prüfungsstatus setzten (9)

Der Prüfungsstatus ist ein Pflichtfeld. Ohne gesetzten Prüfungsstatus ist keine Datenübermittlung möglich.

Nach jeder Änderung einer Note werden die Prüfungs- und Gesamtnoten neu berechnet. Ein explizites Abspeichern ist nicht erforderlich. Erfassen Sie die Noten für jeden Schüler aller Abschlussklassen. Bei Nichtteilname eines Schülers muss das Kreuz bei „Teilnehmer aktiv“ (10) entfernt werden.

C. Übermittlung der AP-Daten

C1 AP-Daten übermitteln

Bei Nutzung einer ASV-School-Installation (H2-Datenbank) kann die Datenprüfung sehr lange (20 bis 30 Minuten) dauern! Mit Enterprise-Installation (Postgres-Datenbank) benötigt die Datenprüfung nur einige Sekunden

D. Abschlusszeugnis befüllen

Die Gesamtnoten aus der AP-Maske werden für alle in der Maske angezeigten Fächer automatisch ins Abschlusszeugnis übernommen. Wahlpflichtfächer, die keine abgeschlossenen Fächer sind, müssen direkt ins Abschlusszeugnis eingetragen werden.

  • Bei Nutzung des neuen Notenmoduls: Übertragen ins Abschlusszeugnis
  • In allen anderen Fällen: Eintragung direkt im Zeugnisformular

E. Häufige Fehler

Falls die Gastschülerdaten noch nicht aktualisiert sind (siehe RSS-Feed https://doku.asv.bayern.de/cms/news/archiv/2023/12/22-bers-hinweis-zu-anpassungen-gastschuelerarten) erkennbar an Plausifehler bei der Datenübermittlung oder rot markiertem Eintrag (1) bei Schüler Schuljahr, muss der Gastschülerstatus aktualisiert werden.

Schülermodul ⇒ 2023/24 ⇒ Modulbezogene Funktionen ⇒ Gastschulverhältnis ⇒ Gastschulstatus neu berechnen (2) Der Haken bei „zusätzlich das Feld Gastschüler / Schülerstatus setzen“ (3) muss gesetzt sein. Es können auch klassenübergreifend (4) mehrere Schüler (5) ausgewählt werden.


Falls während der Übermittlung eine Fehlermeldung erscheint ist noch ein Schüler, der nicht an der Prüfung teilnimmt, aktiv. Entfernen Sie auf der AP-Maske des Schülers das Kreuz bei „Teilnehmer aktiv“.

Übermittlung WS

A. Vorbereitung

B. Datenpflege

Schablonenaufruf im aktuellen Schuljahr über: Datei ⇒ Schüler ⇒ Abschlussprüfungen ⇒ Daten je Schüler erfassen. (1)

Aktivieren Sie im Navigator die gewünschte Schule. (2)
Wählen Sie die entsprechende Abschlussprüfungsart (3)
sowie Abschlussklasse (4) und Schüler aus. (5)

Die Größe der Maske kann über den Zoom, links unten im Bild, gesteuert werden.
Nach Auswahl der Abschlussklasse und des Schülers erscheint die Schablone mit den verbindlichen Fächern. (6)
Die Prüfungsfächer des jeweiligen Schülers sind auszuwählen (7), die Jahresfortgangsnoten können nun manuell eingetragen werden (8).
Eine Übernahme der Noten aus dem Jahreszeugnis ist mit Button (9) ebenfalls möglich, wenn:

  • Variante 1: vorherige manuelle Eingabe der Jahresfortgangsnoten in das Jahreszeugnis
  • Variante 2: vorherige manuelle Eingabe der Jahresfortgangsnoten in der Maske Klassen(gruppen)weise Zeugnisdatenerfassung als „Jahreszeugnis“ (Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Klassen(gruppen)weise Zeugnisdatenerfassung)
  • Variante 3: Import der Jahresfortgangsnoten aus externem Notenprogramm

Vor Eingabe der Noten sind alle Fächer des jeweiligen Schülers auszuwählen. Daraus ergeben sich die möglichen Prüfungsbestandteile.

Danach erfolgt die Noteneingabe in den einzelnen Prüfungsteilen.
Je nach Note werden gegebenenfalls Felder für zusätzliche, mündliche Prüfungsergebnisse angezeigt.
Ein explizites Abspeichern ist nicht erforderlich.
Nach jeder Änderung einer Note oder eines Faches wird komplett neu berechnet und gespeichert.
Erfassen Sie die Noten für jeden Schüler aller Abschlussklassen.
Eine Übermittlung der Abschlussprüfung ist nur möglich, wenn die Daten je Schüler vollständig erfasst sind (Status: Bestanden bzw. Nicht bestanden). (10)

Tipp: ASV übernimmt die Noten aus der Abschluss-Prüfungs-Maske automatisch in das Abschluss-Zeugnis.
Vorgehensweise:

Füllen Sie zunächst immer erst die Abschlussprüfungs-Schablone aus (gelbe Spalte für Gesamtnote (GN). Datei > Schüler > Abschlussprüfungen > Daten je Schüler erfassen

C. Datenübermittlung