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Lehrkräfte: Anlegen / Suche einer neuen Lehrkraft in ASD
Vorbereitungen
Starten Sie zunächst das Modul Lehrkräfte.
Beim Anlegen einer neuen Lehrkraft in der ASV ist zu beachten:
- Das Schuljahr, in das die Lehrkraft aufgenommen werden soll, muss ausgewählt sein (z. B. aktuelles Schuljahr oder Planungsschuljahr).
- Es muss genau eine Schule mit ihrer Schulnummer im funktionsbezogenen Filter des Navigators ausgewählt sein.
- Beim Benutzer, der die Lehrkraft anlegt, müssen die dafür benötigten Rechte vorliegen (z. B. Schulleitungsrechte)
Anlegen / Suchen der Lehrkraft
Über das 
-Icon kann eine Lehrkraft angelegt werden.
In die Suchmaske werden die folgenden Daten eingegeben:
- Familienname,
- Vorname(n) - in der Regel reicht es, den Rufnamen einzugeben -,
- Geschlecht
- und Geburtsdatum.
- Zum korrekten Erfassen insbesondere von Adelsprädikaten u. ä. siehe Namen einer Lehrkraft korrekt erfassen.
Ein Klick auf den Button „Person in ASD suchen“ löst die Suche im ASD-Zentralsystem aus.
Es gibt drei Möglichkeiten:
1. Die Lehrkraft ist bereits in ASD erfasst und hat bereits ein Dienstverhältnis:
Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft bereits im bayerischen Schuldienst tätig war. In der Regel wird in diesem Fall ein passender Datensatz gefunden und mit dem Button „PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern“ in die ASV übernommen.
Wird kein passender Datensatz angeboten, kann es sein, dass eine Namens- oder Geschlechtsänderung (z. B. durch Heirat) vorliegt. Dann befindet sich u. U. noch der vorhergehende Familienname, Vorname oder das vorhergehende Geschlecht im ASD-Zentralsystem. Passen Sie das jeweilige Merkmale für die Suche an. In diesem Fall soll die Lehrkraft mit dem bisherigen Merkmal aus ASD übernommen und das Merkmal dann in ASV geändert werden. Durch das Vorlegen der Heiratsurkunde oder anderer Unterlagen beim Dienstherrn wird das Merkmal im Laufe der Zeit auch in ASD angeglichen.
Nach Übernahme der Lehrkraft in die ASV werden die übermittelten Daten überprüft und - falls notwendig - angepasst (z.B. geändertes Beschäftigungsverhältnis).
Bitte prüfen Sie die vom Zentralsystem abgeholten Daten genau. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM
(Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).
2. Die Lehrkraft ist bereits in ASD erfasst und hat noch kein Dienstverhältnis:
Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft bereits in ASD erfasst wurde, aber noch nie im bayerischen Schuldienst tätig war (z. B. Lehramtsanwärter mit erstem Staatsexamen, die noch nicht als Aushilfslehrkraft an einer bayerischen Schule tätig waren). Die Buttons „PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern“ und „neue PKZ anfordern
“ sind dann ausgegraut. Es wird ein neues Beschäftigungsverhältnis angelegt (1) und im unteren Bereich der Suchmaske werden die erforderlichen Daten eingegeben (2). Die Lehrkraft wird dann gespeichert (3) und befindet sich danach in der ASV.
3. Die Lehrkraft ist noch nicht in ASD erfasst:
Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft neu im bayerischen Schulsystem ist (erstmaliger Aushilfsvertrag, freier Bewerber aus einem anderen Bundesland, …) und noch nicht im Zentralsystem erfasst ist.
Es ist unbedingt erforderlich, genau zu prüfen, ob dieser Fall tatsächlich vorliegt. Bitte prüfen Sie dazu nochmals die von Ihnen eingegebenen Personenmerkmale. Prüfen Sie auch genau, ob eine Änderung des Familiennamens durch Verheiratung Ursache für das Nicht-Auffinden eines passenden Datensatz sein kann und suchen Sie ggf. mit dem bisherigen Familiennamen.
Falls auch nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche im ASD-Zentralsystem keine Lehrkraft gefunden werden kann, muss eine (zumindest für das ASD-Zentralsystem neue) PKZ angelegt werden:
Unter Umständen werden in der Trefferliste aus ASD als unpassend festgestellte Personen angezeigt, von denen immer eine automatisch vom System markiert ist. Eine nicht zutreffende Lehrkraft kann abgewählt werden, indem der markierte Datensatz bei gedrückter STRG-Taste mit der linken Maustaste angeklickt wird. Danach erst wird der Button neue PKZ anfordern aktiv.
Eine neue PKZ anfordern
Möglicher auftretender Fehler: Fehlermeldung beim Anfordern einer neuen PKZ (HASH-Datei).
Bitte prüfen Sie nochmals die vom Zentralsystem abgeholten Daten. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM (Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).
Wenn die falsche PKZ eingetragen wurde
siehe PKZ ändern
In allen drei Fällen ist die Lehrkraft in ASV angelegt und die Reiter Dienst, Einsatz xx/yy, Diverses und Einsatzschulen Übersicht werden nun aktiviert.
Weitere Hinweise
Allgemeine Informationen zur PKZ
siehe Information zur PKZ
Probleme beim Anfordern der PKZ
siehe PKZ-Probleme
Wenn die falsche PKZ eingetragen wurde
siehe PKZ ändern