neues Schuljahr anlegen (auch als Voraussetzung füt die UP)
Klassen löschen bzw. neu anlegen
neue Erstklässer einpflegen
weitere vorbereitetende Arbeiten für die UP

Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US (damit ist nicht die eigene Übermittlung gemeint, sondern die entsprechenden Vorgänge in Schulämtern, Regierungen und Landesämtern müssen abgeschlossen sein) eingerichtet werden. (Eine Durchführung vor Wechsel des Kalenderjahres wird, wie jedes Jahr, keineswegs empfohlen!)

• Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern („schuldat.dbl“)
  Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine verschlüsselte Übertragung zu achten.
• Einwohnermeldeamtsdatei: Durch die (teilweise) Umstellung der Software auf den Gemeinden kann es dieses Jahr vermehrt dazu kommen, dass die Einwohnermeldeämter eine Datei ausspielen und weitergeben, die nicht „schuldat.dbl“ benannt wird (in der Regel e01xxxx.dbl). Diese führt immer zu einem Fehler beim Ausführen der Schnittstelle in ASV, auch wenn sie in einem Editor richtig aussieht. Schulen sollten also an ihrem Einwohnermeldeamt auf die Vorgehensweise in der Doku verweisen:

Hinweise zur Erstellung der Datei durch das Einwohnermeldeamt

• ASV aktualisieren (aktuelle Version, Wertelisten, Anwendungsdaten)
• Anlegen einer sprechenden Sicherung (Schuljahr kann nur einmal angelegt werden; bei Fehlern, kann dann auf die schulscharfe Sicherung zurückgegriffen werden;) Unser Credo zu viel ist besser als zu wenig

• ORG-Klassen bitte löschen (Rücksteller und Korodorkinder, die nicht eingeschult wurden, sollten auch hier nicht mehr aufgezählt sein; statt dessen Schülerexport –> auf Zwischenspeicher und wieder neu importieren im nächsten SJ).
• Alle austretenden Schüler mit Austrittsdatum versehen
  Das kann pauschal der 31.07.2021 für SuS der 4. Jahrgangsstufe (oder anderen Jahrgangsstufen, die dann die Schule verlassen) bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also das entsprechende Entlassdatum sein.
  Anmerkung: Die Felder „Austritt/Übertritt wohin“, „Abschluss“ und „Ziel der Jahrgangsstufe“ müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden. Das ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich/notwendig.
  • Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr 21/22 übernommen
    
  • Hinweis: Setzen Sie eine Sammeländerung zur Arbeitserleichterung ein. (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)
    
  • Alle Schüler der 4. Klassen (bzw. 4. Klassengruppen bei JaMi) und der Abschlussklassen mit einem Austrittsdatum versehen.
    
  • Nachträgliche Änderung:
    Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 19/20.
    Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 20/21 aus dem Schuljahr 21/22 entfernen.
• Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 21/22)
  
  • In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).
    Den Namen der Zielklasse können Sie übrigens beliebig festlegen. Das x muss nicht sein, hilft aber zu erkennen, dass die Klasse leer sein müsste, da die SuS die Schule verlassen haben.
    

• Zwingend jetzt eine Sicherung der Schule(n) anfertigen und diese mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  Z.B.: DaSi-vor-Anlegen-des-Schuljahres-21-22.sbz
  
• an diser Stelle absolut wichtig; bei Fehlern kann hier zurückgesichert werden;
  

• Die Versetzung kann nicht rückgängig gemacht werden (außer durch die Rücksicherung!);
• Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen (kommt ein Hinweis);

• Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten)
  

Sollte dies ausgegraut sein, dann Trick das Datum des Rechners auf einen Termin nach dem 22.02.21 vorverlegen; (Achtung nach dem Anlegen des neuen Schuljahres nicht vergessen das Datum wieder richtig einzustellen!)

• Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen
• Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
• Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen

• Erneut eine Sicherung der Schule(n) anlegen und mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  Z.B.: DaSi-nach-Anlegen-des-Schuljahres-21-22.sbz

Informationen im WIKI zum Thema Klassen

• Nicht benötigte Klassen/Klassengruppen löschen
  • Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind
    
    • SuS gegebenenfalls per Sammelversetzung einer neuen Klasse zuordnen
    • Matrix:
      a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)
      b) Matrixzeile leeren
  • Klassengruppen werden über „Modulbezogene Funktionen“ gelöscht
  • Überprüfen sämtlicher Einträge im Modul Klassen (bes. Reiter Stammdaten und Klassengruppen)
    
• Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen
• Vereinbarung für den Landkreis Miltenberg:
  Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:8M) im kommenden Schuljahr gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3aG bezeichnen.
  Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss immer an erster Stelle stehen.
• Klassen bei Bedarf neu sortieren

Diese Arbeiten zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zwingend, aber grundlegend für die UP;

• Klasse hinzufügen (Für die neuen Schulanfänger eine Org Klasse anlegen): + –> Abfrage –> Klassenname –> Klassenart zwingend erforderlich
• die Schritte bei Anlegen anderer „neuen Klassen“ wie eben beschrieben aber Organisationsform und gegebensnfalls Besonderheiten eintragen, sowie Jahrgangsstufe eintragen;

Auch diese Arbeiten grundlegend für die UP, aber zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht grundlegend; Gerade im GS-Bereich wird das Einspielen der neuen Schulanfänger evtl. mehr im Fokus liegen; Informationen im WIKI zum Thema Matrix

Unten genannte Arbeiten können auch erst zur UP durchgeführt werden.

• Schülerzahlen (Planzahlen) vollständig anzeigen lassen
  (Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellung, Einstellungen, Spaltenbreite Zeilenkopf)
• Stunden laut Stundentafel automatisch ergänzen, falls keine Stunden zugewiesen sind
  (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Stunden wie Stundentafel)
  Klappt nur, wenn die „Klassen“ korrekt gepflegt sind.
• Kopplungen (bei Bedarf) löschen
  (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Löschen in Unterrichtselementen, „gesetzte Lehrkräfte und alle Koppeln in der Matrix löschen)
  Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang hier auch den „Besonderen Unterricht“ zu löschen, sofern dies noch nicht beim Anlegen des neuen Schuljahres geschehen ist. Muss vor der UP def. gemacht werden.
• Kontrolle, ob neue Lehrplanbezeichnungen und Stundenzuweisungen
  (Schulische Daten, Fächer) Details werden bei der UP besprochen.
• Stunden, die von mehreren Lehrkräften im SJ 21/22 unterrichtet wurden → zusammenführen
• Überzählige Spalten löschen
  (Fächer, Reiter: Einstellungen)
• Fächer bei Bedarf neu sortieren
• Sichtprüfung der zugeordneten Stunden

• Weitere Sicherung anfertigen und aussagekräftig benennen:
  Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-20-21-und-Datenpflege.sbz

ASV erwartet auf jeden Fall eine Datei mit der Endung “.dbl„

Link zur allgemeinen Seite: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im Schuljahr 21/22 sinnvollerweise erst einmal alle in eine ORG-Klasse eingelesen. Danach können die SuS nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden.

Link bei Problemen mit Umlauten: Umlaute werden beim Meldedatenimport nicht richtig angezeigt
(können selbstverständlich auch händisch geändert werden)

• Bei Bedarf im SJ 21/22 eine Organisationsklasse (Klassenart: ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können.
  Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden.
  Sie können beliebig viele ORG-Klassen anlegen.
  • „Keine Vorbelegungen“ wählen
  • Beliebigen Klassenamen eingeben
  • Klassenart: ORG (Organisationsklasse)
  • SuS, die nicht eingeschult werden durch den Schülerexprt auf einen Stick ziehen, damit diese im Schuljahr 22/23 eingelesen werden können. Dies muss zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht durchgeführt werden, ist aber vor der US-Meldung dringend zu empfehlen.

• Schuljahr 21/22 auswählen
• Grundschule auswählen
• Datei, Verwaltung, Schnittstellen
  • Import von Meldedaten (Stand 01.01.2019)
  • Datendatei aufrufen („schuldat.dbl“)
  • Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden)
    
  • Gewünschte Importklasse wählen
  • Achtung: Ein erneutes Einlesen überschreibt die SuS nicht, die Daten sind jetzt doppelt vorhanden und die Datensätze müssen einzeln gelöscht werden.
• Falls die SuS nicht sofort in der ORG-Klasse sichtbar sind, beenden Sie ASV und starten das Programm neu.
  
• SuS nicht in ASD anlegen!!!
  

Fehlende bzw. unbekannte Daten müssen Sie sich von den Eltern beim Anmelden der SuS geben lassen.

• Grunddaten:
  Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)
  Überprüfen Sie die Religionszugehörigkeit.
  Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen.
• Grunddaten/Anschriften:
  Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden.
  Ebenfalls genau die Straße/Hausnummer im Auge behalten. Hier können sich bei Hausnummern, die einen Buchstaben enthalten, Probleme ergeben.
• Anschriften:
  Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.
  Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen „Erziehungsberechtigte tauschen“ ändern. Achten Sie auf einheitliches Vorgehen.
  Die Kommnikationsdaten werden vom Einwohnermeldeamt nicht geliefert.
• Laufbahn:
  Fremdsprachenfolge bei Bedarf eintragen. (betrifft aber nicht die Erstklässer, kann aber jetzt schon bei den 3. Klässern eingetragen werden)
  
• Unterricht:
  Teilnahme am RU überprüfen.
• Ein-/Austritt:
  Als Eintrittsdatum wird automatisch der 01.08.21 eingetragen.
  Art der Einschulung nachpflegen.

Folgende Berichte können hilfreich sein, um Ihre Arbeit zu erleichtern:

• Notfallblatt mit Kontaktdaten drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
  Information: Notfallblatt mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, nicht auskunftsberechtigte Ansprechpartner werden nicht berücksichtigt. (Stand 20.11.2017)
  Anmerkung: Unbedingt vorher die Häkchen bei „auskunftsberechtigt“ setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.
  
• Anmeldeblatt drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
  Information: Stammdaten zum Schüler, zu den Erziehungsberechtigten und ggf. zu weiteren Ansprechpartnern (Stand 19.07.2018)
• Offizielles Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS) für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken
  Information: Anmeldeblatt zur Schüleraufnahme in der Grundschule (Stand 19.07.2018)

• Sicherung anfertigen und „aussagekräftig“ benennen
  Beispiel: DaSi_SJ-20-21-mit-neuen-Schülern.sbz

Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: Schüler neu erfassen / Schüler neu anlegen

Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht und auch den besuchten RU.
Damit stehen die Daten als Planungsgrundlage für die UP zur Verfügung.
Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten (und auch nie an einem 1. Oktober besucht haben). Diese Schüler müssen händisch erfasst werden.

Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter:

• Erstellen eines fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) auf den 01.08.2021
• speichern
• Löschen des fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt)
• speichern