US-Nacharbeiten, Updates, Neues Schuljahr und Meldedatenimport

MSD-Datenübermittlung nötig aufgrund Problemen bei US24: https://doku.asv.bayern.de/einfuehrung/verwaltung/asd-schnittstelle/uebermittlung_an_asd/msd_schwerpunkte

• Für Schulen, die noch keine Schüler ins neue Schuljahr eingespielt haben, scheint die Übermittlung über den „Schülerdaten“ sauber zu laufen. Zu beachten ist, dass in der Liste „Schülerdaten an ASD senden“ natürlich nicht nur die MSD-Merkmal-Schüler auftauchen, sondern alle bei denen relevante Daten geändert wurden.
• Wenn während dieses Prozesses bereits neue Erstklässler vorhanden sind, weil die schuldat.dbl für die Einschulung bereits eingespielt wurde, will ASV diese natürlich melden. Lassen sich hier nicht alle anmelden, kann das mehrere Gründe haben:
  • z.B. Notwendigkeit über die Sammeländerung das Einschulungsdatum auf den 01.08.2025 zu setzen, da ein Einspielen im Jahr 2024 den 01.08.2024 als Einschulungsdatum gesetzt hat.
  • Die Schüler die nicht angemeldet werden können sind dann entweder Dubletten, die sich die Schulen durch einen früheren Versuch selbst gemacht haben, Rücksteller und Korridor-Kinder aus dem letzten Jahr oder Schüler ohne vollständige Angaben der Daten der Eltern (hier muss ja der Namens und Anschriftensatz komplett sein – und deshalb gehen ja auch Schüler mit einem Vormund nicht).
• Den Schulen wird also nichts anders übrig bleiben, als alle ihre Erstklässler zu überprüfen (Einschulungsdatum? Sind sie bereits in ASD? Ist der Datensatz vollständig). Das Problem geht ja auch nicht weg, denn spätestens zur ersten UP Meldung ist es ja dann akut bzw. es fällt den Schulen zur US 2025 auf die Füße.

aktiver Übermittlungsbutton

• Schulen die nach der US-Meldung immer noch einen aktiven Übermittlungsbutton für die US haben (bzw. den „Abgabe erklären“) müssen erneut den Erhebungsstatus abholen, damit ASV merkt, dass die US-Vorbei ist. Somit sollte sich dann auch das neue Schuljahr anlegen lassen.

Wie bereits angekündigt, muss vor einem kommenden ASV-Update die Datenbank reorganisiert werden. Dafür wird man mit den Benutzerdaten des Systemadministrators (sys) eine Funktion starten müssen.

• Falls das sys-Passwort nicht mehr vorliegt (ihr habt es ja alle ausprobiert und ggf. gemeldet, wenn nicht), muss eine Anydesk-Fernwartung an einem individuellen Termin durch Mitarbeiter des ASV-Kernteam aus München durchgeführt werden, die das Passwort dann zurücksetzen können. (Wir Multis bekommen dazu kein Tool.)
• Die Anleitung zur Konvertierung - als sys in ASV angemeldet - ist hier zu finden: https://doku.asv.bayern.de/alle/technik/hessian2json

Für derzeitig ungültige Merker wird es eine Konsistenzprüfung geben. Bitte in den Schulen nichts löschen oder ändern.

Für die kommende verpflichtende Sprachstandserhebung der Kindergartenkinder ist ja leider einiges an Organisationsvorlauf nötig. Auch hier wollen wir ein paar Infos geben: Kindergartenkinder werden grundsätzlich NICHT in ASV importiert, außer schulpflichtige und Korridor-Kinder im Frühjahr vor der Einschulung. Über die Gemeinde muss eine Datenbankdatei angefordert werden, die zwar der zur Einschulung ähnelt, aber nicht für ASV gedacht ist. Inwiefern vom KM weitere technische Hinweise gegeben werden, entzieht sich unserer Kenntnis. Bekannt ist aber, dass die Schulen die Erziehungsberechtigten laut Zeitplan bis Ende Januar schriftlich informieren müssen. Dazu ist vorgesehen, dass die Einwohnermeldeämter die Daten zum entsprechenden Personenkreis den Schulen zur Verfügung stellen. Als dbl-Dateien sind diese in einem Dateiformat, mit dem sich zunächst kein Serienbrief erzeugen lässt, da hierfür in aller Regel eine Exceltabelle notwendig ist. Diese kann jedoch mit den in der beigefügten Anleitung dargestellten Schritten erzeugt werden. anleitung_serienbrief-sprachstandsfeststellung.pdf

• letztes uns bekannte offizielle Dokument: KMS vom 19.12.2024

Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US (damit ist nicht die eigene Übermittlung gemeint, sondern die entsprechenden Vorgänge in Schulämtern, Regierungen und Landesämtern müssen abgeschlossen sein) eingerichtet werden. (Eine Durchführung vor Wechsel des Kalenderjahres wird, wie jedes Jahr, keineswegs empfohlen! Dieser Termin liegt ja auch schon hinter uns.)

• Schuljahr anlegen: Einrichten des neuen Schuljahres
• Meldedatenimport: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

Allgemein

• ASV aktualisieren (aktuelle Version, Wertelisten, Anwendungsdaten - gerade nach dem neuen update dringend erforderlich!)
• Anlegen einer sprechenden Sicherung (Schuljahr kann nur einmal angelegt werden; bei Fehlern, kann dann auf die schulscharfe Sicherung zurückgegriffen werden;) Unser Credo „zu viel ist besser als zu wenig“
• ORG-Klassen löschen: Rücksteller und Korridorkinder, sollten ja zur US schon exportiert worden sein
• Alle austretenden SuS mit Austrittsdatum versehen
  
  • Das ist pauschal der 31.07.xxxx für SuS der 4. Jahrgangsstufe; bei Jami die Schüler der entsprechenden Gruppe; bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also das entsprechende Entlassdatum. Geht am Schnellsten über die Sammelversetzung: (Datei –> Verwaltung –> Sammeländerung)
    
  • Hinweis: Arbeitserleichterung ist die Sammelversetzung: Sammeländerung (Datei, Verwaltung, Sammeländerung; entsprechnende Änderungen dürften in der Regel schon angelegt sein und es muss nur das Datum geändert werden)
    
  • SuS, die noch während des SJ 24/25 vor dem Austrittdatum 31.07.xxxx austreten, das Datum entsprechend im Schülermodul ändern;
  • Die Schüler der Abschlussklassen bekommen auch pauschal das Datum des Abschlusszeugnisses
    
  • Anmerkung: Die Felder „Austritt/Übertritt wohin“ im Moment ja noch nicht bekannt;
  • „Abschluss“ und „Ziel der Jahrgangsstufe“ kann jetzt schon pauschal eingetragen werden, dann aber im Einzelfall anpassen;

Dies zum jetztigen Zeitpunkt noch nicht zwingend erforderlich. Am Ende des Schuljahres muss dies aber eingetragen werden!

• Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr 24/25 übernommen - Wiederholer (4./ 9. Klasse) können aber nachträglich ohne Probleme ins neue Schuljahr geholt werden - einfach im jetztigen SJ das Austrittsdatum wieder entfernen. Die betroffenen Schüler erscheinen, dann in der Zielklasse (siehe Klassenmodul) und müssen dann entsprechend versetzt werden.
  
  • Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 25/26)
    
• In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen, analog in den Jahrgangsstufen 9 und 10.
  Möglich auch 5AUS, ….
  

• Besonderheiten bei den Kooperations-Schülern im Schulverbund (nicht externe Prüfungsteilnehmer!) und weitere aktuelle Hinweise:
  • Mögliche Probleme und Nacharbeiten nach Anlage des neuen Schuljahres

• Besonderheiten bei externen Prüfungsteilnehmern (insbesondere Nicht-Schüler)
  • Externe Prüfungsteilnehmer sind Schüler, die nicht an der Schule sind, z.B. Teilnehmer eines Bildungsträgers, die als Nichtschüler den QA nachholen möchten.
  • Achten Sie beim Anlegen der EX-QA/MSA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag.

• Das Anlegen de neuen SJ kann nicht rückgängig gemacht werden (außer durch die Rücksicherung!);
• Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen (kommt ein Hinweis);
• Offizielle Doku unter Durchführung: Neues Schuljahr einrichten
• Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten) - sollte dies ausgegraut sein, nehmen Sie bitte mit Ihrem ASV-Multi Kontakt auf.

• Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen; Ausnahme, Kontrollkästchen doch aktivierenc bei: „Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind“. (Diese können im neuen SJ noch gelöscht werden, ist auf diesem Weg aber konfortabler)
• Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
• Für jede Schule, sprich jede Schulnummer muss in ASV dieser Vorgang durchgeführt werden;

• Klassen anpassen https://doku.asv.bayern.de/gms/klassen/start
• für die 1. Klässer evtl. neue Org. Klasse im Klassenmodul anlegen https://doku.asv.bayern.de/gms/klassen/neu_anleg
• auf die Organisationsform achten

* Meldedatenimport: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

• Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern („schuldat.dbl“ - unbedingt diese Bezeichnung - auch Umbenennung führt nicht zum Erfolg).
  Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B analog transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine verschlüsselte Übertragung zu achten.
• Bei Problemen das Einwohnermeldeamt auf die Vorgehensweise in der Doku verweisen:
  https://doku.asv.bayern.de/gms/einwohnermeldeamt/hinweise

Offizielle Seite: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

• Datei –> Verwaltung –> Schnittstelle –> Import von Mededaten (Stand 21.01.2019 → ausführen
• –> Datei auswählen und einlesen; bei dem Hinweis auf ZSS melden abberechen;
• Hinweis: Es dürften keine Probleme mehr mit den Umlauten entstehen.
• in einer ORG-Klasse „parken“ und zu einem späteren Zeitpunkt verteilen, da im Moment noch zu viele Unklarheiten;

Betrifft die Schülerdaten, die im letzten Jahr durch den Schülerexport augespielt wurden

• In der Exceltabelle aus dem Vorjahr die Klasse, sprich auf die neue Zielklasse ändern und speichern;
• Datei muss auf .xlsx enden;
• Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schüler importieren WICHTIG: den Haken bei Offline-Erfassung setzen, ansonsten werden die SuS automatisch am ZSS angemeldet;
• Abfrage nach dem Zertifikat kann weggeklickt werden
• Datei auswählen –> die angepasste Ecxceltabelle anwählen –> Lade Importdatei

Stammdatenblatt, Anmeldeblatt (aus den Berichten kann ab diesem Zeitpunkt schon ausgedruckt werden;
Folgende Arbeiten müssen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht durchgeührt werden:

• Eintrittsdatum sollte schon an den 01.08.2025 eingetragen sein; gegebenenfalls (bei Korridorkindern und Rückstellern) anpassen;
• Anmeldedatung kann angepasst werden; über den Schülerdatenexport eingelesene Daten haben hier bestimmt das falsche Datum; über Sammeländerung
• Die Verteilung auf die einzelnenen Klassen ist wohl zu einem späteren Zeitpunkt sinnnvoller, jetzt ist noch zu viel unklar;
• Seit der UP 22/3/24 werden auch die Ist-Zahlen abgefragt wurden, aber die SuS können noch getauscht werden; Dazu mehr in den UP-Schulungen