Neues Schuljahr und Meldedatenimport

Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US (damit ist nicht die eigene Übermittlung gemeint, sondern die entsprechenden Vorgänge in Schulämtern, Regierungen und Landesämtern müssen abgeschlossen sein) eingerichtet werden. (Eine Durchführung vor Wechsel des Kalenderjahres wird, wie jedes Jahr, keineswegs empfohlen! Dieser Termin liegt ja auch schon hinter uns.)

• Schuljahr anlegen: Einrichten des neuen Schuljahres
• Meldedatenimport: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

Allgemein

• ASV aktualisieren (aktuelle Version, Wertelisten, Anwendungsdaten - gerade nach dem neuen update dringend erforderlich!)
• Anlegen einer sprechenden Sicherung (Schuljahr kann nur einmal angelegt werden; bei Fehlern, kann dann auf die schulscharfe Sicherung zurückgegriffen werden;) Unser Credo „zu viel ist besser als zu wenig“

• Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern („schuldat.dbl“ - unbedingt diese Bezeichnung - auch Umbenennung führt nicht zum Erfolg).
  Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B analog transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine verschlüsselte Übertragung zu achten.
• Einwohnermeldeamtsdatei: Ggf. kann es dazu kommen, dass die Einwohnermeldeämter eine Datei ausspielen und weitergeben, die nicht „schuldat.dbl“ benannt wird (in der Regel e01xxxx.dbl). Diese führt immer zu einem Fehler beim Ausführen der Schnittstelle in ASV, auch wenn sie in einem Editor richtig aussieht. Schulen sollten also an ihrem Einwohnermeldeamt auf die Vorgehensweise in der Doku verweisen:
  https://doku.asv.bayern.de/gms/einwohnermeldeamt/hinweise

Bei Schwierigkeiten hat es oft auch geholfen, wenn sich ds Einwohnermeldeamt mit einem anderen in Verbindung setzt. Wir kennen nur die ASV-Seite und können nur auf diese Doku verweisen.

• ORG-Klassen bitte löschen: Rücksteller und Korridorkinder, die nicht eingeschult wurden, sollten auch hier nicht mehr aufgezählt sein; statt dessen Schülerexport (Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schülerstammdatenexport) –> auf Zwischenspeicher und wieder neu importieren dann ins neue Schuljahres einlesen (Schülermodul –> Schülerimport). Das Löschen der ORG-Klassen sollte allerdings schon vor der US gemacht worden sein.
• Alle austretenden SuS mit Austrittsdatum versehen
  
  • Das ist pauschal der 31.07.xxxx für SuS der 4. Jahrgangsstufe; bei Jami die Schüler der entsprechenden Gruppe; bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also das entsprechende Entlassdatum. Geht am Schnellsten über die Sammelversetzung: (Datei –> Verwaltung –> Sammeländerung)
    

https://doku.asv.bayern.de/einfuehrung/verwaltung/sammelaenderungen

• SuS, die noch währnd des SJ 23/24 vor dem Austrittdatum 31.07.xxxx austreten, das Datum entsprechend im Schülermodul ändern;
• Die Schüler der Abschlussklassen bekommen auch pauschal das Datum des Abschlusszeugnisses
  
• Anmerkung: Die Felder „Austritt/Übertritt wohin“ im Moment ja noch nicht bekannt;
• „Abschluss“ und „Ziel der Jahrgangsstufe“ kann jetzt schon pauschal eingetragenwerden, dann aber im EInzelfall anpassen;

Am Ende des Schuljahres muss dies aber eingetragen werden!

• Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr 24/25 übernommen - Wiederholer (4. 9. Klasse) können aber nachträglich ohne Probleme ins neue Schuljahr geholt werden - einfach im jetztigen SJ das Austrittsdatum wieder entfernen. Die betroffenen Schüler erscheinen, dann in der Zielklasse (siehe Klassenmodul) und müssen dann entsprechend versetzt werden.
  
• Hinweis: Setzen Sie eine Sammeländerung zur Arbeitserleichterung ein. (Datei, Verwaltung, Sammeländerung; entsprechnende Änderungen dürften in der Regel schon angelegt sein und es muss nur das Datum geändert werden)
  
• Nachträgliche Änderung:
  Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 23/24.
  Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 23/23 aus dem Schuljahr 23/24 entfernen.

• Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 24/25)
  
  • In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).
    Den Namen der Zielklasse kann beliebig festgelegt werden. Das x muss nicht sein, hilft aber zu erkennen, dass die Klasse leer sein müsste, da die SuS die Schule verlassen haben. Möglich auch 5AUS, ….
    

• Besonderheiten bei den Kooperations-Schülern im Schulverbund (nicht externe Prüfungsteilnehmer!) und weitere aktuelle Hinweise:
  • Mögliche Probleme und Nacharbeiten nach Anlage des neuen Schuljahres

• Besonderheiten bei externen Prüfungsteilnehmern (insbesondere Nicht-Schüler)
  • Externe Prüfungsteilnehmer sind Schüler, die nicht an der Schule sind, z.B. Teilnehmer eines Bildungsträgers, die als Nichtschüler den QA nachholen möchten.
  • Achten Sie beim Anlegen der EX-QA/MSA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag.

• Zwingend jetzt eine Sicherung der Schule(n) anfertigen und diese mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  Z.B.: DaSi-vor-Anlegen-des-Schuljahres-21-22.sbz
  
• an dieser Stelle absolut wichtig; bei Fehlern kann hier zurückgesichert werden;

• Die Versetzung kann nicht rückgängig gemacht werden (außer durch die Rücksicherung!);
• Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen (kommt ein Hinweis);
  

• Offizielle Doku unter Durchführung: Neues Schuljahr einrichten
• Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten) - sollte dies ausgegraut sein, nehmen Sie bitte mit Ihrem ASV-Multi Kontakt auf.
• Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen; es können Einstellungen übernommen werden, aber meist sind die Anpassungen aufwendiger als die Neueintragung - Ausnahme, Kontrollkästchen doch aktivierencbei: „Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind“. (Diese können im neuen SJ noch gelöscht werden, ist auf diesem Weg aber konfortabler)
• Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
• Für jede Schule, sprich jede Schulnummer muss in ASV dieser Vorgang durchgeführt werden;

• Erneut eine Sicherung der Schule(n) anlegen und mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
  z.B.: DaSi-nach-Anlegen-des-Schuljahres-xy-xz.sbz

Vorarbeit: Im Klassenmodul nachsehen, ob ein ORG-Klasse vorhanden ist; gegbenenfalls neu anlegen https://doku.asv.bayern.de/rs/schueler/neuaufnahme/klasse dabei auf die Klassenart „ORG“ achten; Klassen bei Bedarf sortieren https://doku.asv.bayern.de/gms/klassen/sortier;

• Die Daten vom Einwohnermeldeamt werden grundsätzlich ins neue Schulajahr eingepflegt
• Neue SuS werden entgegen der offiziellen Anleitung nicht nicht an den ZSS hochgeladen, da es noch sehr unzuverlässig ist, welche SuS wirklich im September antreten (Korodorkunder, Rücksteller, Wegzug …) daher diese SuS erstmal nur lokal verwalten. Sprich die Daten werden eingelesen, beleiben im Schulhaus, können aber in diesem System vollständig verwendet werden, sprich Listen und Berichte (wie auch Stammdatenblatt und Anmeldungsformular, …) können ausgedruckt werden.
  

Offizielle Seite: Meldedatenimport der Daten des Einwohnermeldeamts

• Datei –> Verwaltung –> Schnittstelle –> Import von Mededaten (Stand 21.01.2019 → ausfürhen
• –> Datei auswählen und einlesen; bei dem Hinweis auf ZSS melden abberechen;
• Hinweis: Es dürften keine Probleme mehr mit den Umlauten entstehen.
• in einer ORG-Klasse „parken und gegebenenfalls verteilen ist wohl jedoch zu einem späteren Zeitpunkt viel sinnvoller, da im Moment noch zu viele Unklarheiten.

betrifft die Schülerdaten, die im letzten Jahr durch den Schülerexport augespielt wurden

• In der Sxceltabelle aus dem Vorjahr die Klasse, sprich auf die neue Zielklasse ändern und speichern;
• Datei muss auf .xlsx enden;
• Schülermodul –> Modulbezogene Funktionen –> Schüler importieren WICHTIG: den Haken bei Offline-Erfassung setzen, ansonsten werden die SuS automatisch am ZSS angemeldet;
• Abfrage nach dem Zertifikat kann weggeklickt werden
• Datei auswählen –> die angepasste Ecxceltabelle anwählen –> Lade Importdatei

Diese Arbeiten müssen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht durchgeührt werden

Die zukünftigen SuS können im Planungsschuljahr bearbeitet werden, wie die jetztigem in diesem Schuljahr;

• Stammdatenblatt, Anmeldeblatt (aus den Berichten kann ab diesem Zeitpunkt schon ausgedruckt werden;
• Eintrittsdatum (wenn es nicht schon wie angekündigt autimatisch an den 01.08.2024 eingetragen ist) kann angepasst werden;
• Anmeldedatung kann angepasst werden; über den Schülerdatenexport eingelesene Daten haben hier bestimmt das falsche Datum; über Sammeländerung
• Die Verteilung auf die einzelnenen Klassen ist wohl zu einem späteren Zeitpunkt sinnnvoller, jetzt ist noch zu viel unklar;
• 3. Klassen: Englisch eintragen;

• Seit der UP 22/3/24 werden auch die Ist-Zahlen abgefragt wurden, aber die SuS können noch getauscht werden; Dazu mehr in den UP-Schulungen
  

Die alten Zertifikate laufen teilweise erst Ende März 24 ab und müssen bis spätestens zu diesem Zeitpunkt durch die neuen ersetzt werden. Im zugehörigen KMS steht zwar, dass die Zertifikate alle noch vor Ablauf des Kalenderjahres auszutauschen sind, aber falls das eine Schule nicht schaffen sollte, ist bis März (bzw. dem Datum des Zertifikats an der Schule) trotzdem noch die Arbeit mit den alten Zertifikaten möglich.

Die Arbeiten müssen auf dem Schulverwaltungsserver durchgeführt werden, nicht auf einem Arbeitsclient in der Verwaltung. Daher ist i.d.R. die (Mit-)Arbeit durch einen IT-Dienstleister nötig! Links zur Anleitung für IT-Dienstleister, wie das neue Zertifikat in ASV eingepflegt wird:

• https://doku.asv.bayern.de/alle/technik/zertifikat
• https://doku.asv.bayern.de/alle/technik/install/zertifikat/start

Damit es nicht zu Abstürzen oder Datenverlusten kommt, empfehlen wir zwei Dinge:

• Unbedingt vorher eine Sicherung machen
• Für die Installation des Zertifikats nur den aktuellen Updateinstaller (von der ASV-Homepage) zu verwenden

https://doku.asv.bayern.de/cms/downloads/programmversionen/produktivbetrieb

Hier müssen die neuen Zertifikate noch in den Internetbrowser (Firefox) bei den Personen importiert werden, die Zugriff auf das Schulportal mit OWA-Mails haben sollen. Die Installation muss auf jedem Rechner einer entsprechend beauftragten Person separat installiert werden. Dies könnte freiwillig (und nur dann, denn die Systembetreuer haben nur eine pädagogische und koordinierende Funktion) durch Personal der Schule (Schulleitung, Systembetreuer) durchgeführt werden. In Zweifelsfällen sollte ein IT-Dienstleister beauftragt werden.

Siehe https://doku.asv.bayern.de/gms/ap/start