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US - Häufige Fehler & Lösung
Wenn Sie die US bereits übermittelt haben und es gab Änderungswünsche der Regierung, so können Sie die US aus der Statistik-Zeitscheibe neu übermitteln.
Eintragungshinweise ASD zur US
Besonderheiten im Schuljahr 2023/24 für die Schularten FS, FAK und BSF
| Modul | Fehler | Korrekturhinweis |
|---|---|---|
| Lehrer | F_dst_lks_upzindividuell_031_s [Fehler tritt auf wenn eine QE3 LK an 2 Schulen im gemeinsamen DSS mit Anrechnungsstunden verbucht ist] | PL-Ausnahme per Ticket beantragen |
| Schüler | WL_st_pupil_TNRELIGION | BS-Tools aufrufen: Datei > Schnittstellen > BS-Tools Unterricht > Teilnahme am RU im 2. Hj setzen ausführen |
| schulische Daten | UsKennzahlenAndereBesSvswAsd | Datei > Schulische Daten > Schulen Reiter Organisation 23/24 Feld „Berechnen“ anklicken |
| mögliche Fehlermeldungen nach der Datenübermittlung | ||
Besonderheiten im Schuljahr 2023/24
| Modul | Fehler | Korrekturhinweis |
|---|---|---|
| Schüler | WL_st_pupil_ESCHULART | Hinweis: Die Konsistenzprüfung 2.1 (Einschulungsart korrigieren) funktioniert aktuell für die beruflichen Schulen nicht. Verwenden Sie stattdessen die Tabellenansicht um den Fehler zu beheben. https://doku.asv.bayern.de/meldung/pl_gesamt/WL/st/pupil/ESCHULART |
| Schüler | F_aa_aa_ausbildungsberuf_000x Abgänger/Absolvent XXX: Der Ausbildungsberuf bzw. die angegebene Berufsnummer xxxxx passt nicht zur Jahrgangsstufe xxx | Vergleichen Sie die Berufsnummer zum Zeitpunkt des Austritts mit der Berufsnummer im Schuljahr Statistik. Ändern Sie im Schuljahr Statistik die Berufsnummer, welche der Schüler zum Zeitpunkt des Austritts hatte. |
| Schüler | B_aa_aa_abschlussallgbldg_0001 Abgänger/Absolvent unbekannter Schüler: Der allgemeinbildende Abschluss am Ende des Bildungsganges fehlt (Reiter Ein-/Austritt unter Austritt Bildungsgang), obwohl ein Datum bei Austritt Bildungsgang am dd.mm.2022) angegeben wurde. | Bereinigen Sie die Austritte entsprechend den Vorgaben im Schuljahr 2022/2023 und im Schuljahr Statistik. https://doku.asv.bayern.de/bers/schueler/schueleraustritt#schueleraustritte_bvj_und_bik |
| Lehrer | Probleme bei Lehrerdaten Übernahme | Konsistenzprüfung 2.1 ausführen > System > Auftragstabellen leeren (Hashcode via Ticketsystem anfordern) |
| Lehrer | M-Fehler: pkzgueltig | Serviceskript via Ticketsystem anfordern. Anleitung Serviceskriptausführung: https://doku.asv.bayern.de/alle/technik/servicekonsole |
| Lehrer | PKZ-Anforderung für neue Lehrkraft ausgegraut | STRG + linke Maustaste in markiertes Feld |
| ASD-Schnittstelle > Lehrerdaten übernehmen | Nicht unterrichtende Personen die nicht angezeigt werden Name/VIVA Nr.: Attribute in ASD und ASV sind gleich, kein Abgleichen notwendig | Ändern Sie die Stammschule auf Ihre Schule, gleichen Sie anschließend die Lehrerdaten mit ASD ab [nach dem ASD-Abgleich ist wieder die ursprüngliche SNR hinterlegt]. |
| ASD-Schnittstelle | Merkmale der Schülervorabfrage | Detaillierte Hinweise zu den Merkmalen: https://doku.asv.bayern.de/alle/unterrichtssituation/schuelervorabfrage_us |
| Trotz erlaubter Konstellation wird ein M-Fehler angezeigt | Bei Beantragung von PL-Ausnahmen muss unbedingt die Fehler ID im ASV-Helpdesk-Ticket mit angegeben werden. | |
| mögliche Fehlermeldungen nach der Datenübermittlung | ||
| Transferquittung | cvc-complex-type.2.4.b: The content of element 'AUSTRITT' is not complete. One of '{ABSCHLUSS}' is expected. | https://doku.asv.bayern.de/bers/tools/sonstige Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie einen erneuten Austritt im Bildungsgang im SJ 22/23 gesetzt, obwohl der Schüler im Schuljahr 21/22 den Bildungsgang beendet hat. Überprüfen Sie das anhand der Laufbahn des Schülers und löschen Sie in diesem Fall alle Einträge zum Bildungsgang im SJ 22/23. Bei der US werden die Austritte und Abgänger vom Vorjahr übermittelt. |
| Transferquittung | DB-Constraint: Der Schüler XXX konnte in ASD nicht vollständig gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass dadurch neben diesem Fehler weitere Fehler, z.B. leere Klassen oder Unterrichtselemente auftreten können. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Zuordnung zum Unterrichtselement nicht möglich war. | Diese Quittung ist häufig auf Fehler bei der Schülersuche zurückzuführen bzw. darauf, dass ein neu angemeldeter oder ein bestehender Schüler so abgeändert wurde, dass dieser nun mit den Merkmalen (Familienname, Vornamen, Geburtsort und Geburtsdatum) eines anderen in ASD bereits bestehenden Schüler übereinstimmt. Lösung: Schüler zurücksetzen (https://doku.asv.bayern.de/alle/schnittstellen/konsistenzpruefung/2/schreset) und erneut abholen. |
| Transferquittung | Fehlerhafte Aufträge in Lieferung vorhanden und in dem direkt darunter stehenden Button Plausiquittungen bearbeiten etwas wie „Abgänger/Absolvent bzw. Nichtschüler SCHÜLERNAME: Das angegebene Austrittsdatum ddmm2022 liegt nicht im aktuellen Berichtszeitraum (21.10.2022 - 20.10.2023). | https://doku.asv.bayern.de/bers/tools/schueler#austrittsdatum_bildungsgang_loeschen_bei_austritt |
Besonderheiten im Schuljahr 2022/23
| Modul | Fehler | Korrekturhinweis |
|---|---|---|
| Lehrer | PKZ-Fehler | Umgang mit Transferquittungen |
| Schule | Meldung in der Plausi, dass der „Ansprechpartner US“ fehlt. | Sobald Sie einen Erhebungstermin von ASD erhalten haben, tragen Sie unter Schulische Daten > Schulen > Organisation die Kontaktdaten des US-Ansprechpartners an. |
| Schüler | Erhalt einer OWA-Nachricht, dass Schüler noch an anderer Schule ist („echte“ Schülerdouplette) | Befolgen Sie die Hinweise in der OWA-Nachricht. Sprechen Sie sich mit der anderen Schule (die erhält auch ein solches OWA) ab, „wem“ der Schüler gehört. |
| Schüler | Meldung in ASD, dass Schüler nicht an der Schule ist, ohne dass Sie eine OWA-Nachricht erhalten haben. | Umgang mit Transferquittungen Möglichkeit 1: Erlaubte Schülerdouplette Möglichkeit 2: Unerlaubte Schülerdoublette: Schüler zurücksetzen: Schüler-Reset über Schnittstelle > Neuanmeldung an ASD > Neuübermittlung der US an ASD |
| Schüler | Nicht aussagekräftige Meldung aus ASD, dass bei einem Schüler der Austritt Bildungsgang nicht gesetzt ist. | Hintergrund: ein BVJ-Schüler tritt aus dem Bildungsgang aus. Deshalb muss unter Schüler > Ein-Austritt in beiden Feldern sowohl ein Datum und ein Grund (z.B. mit Erfolg) erfasst werden. Ist nur eines der beiden Felder gefüllt, schlägt der Fehler auf. Lösung: über den zentral bereitgestellten Filter „US Austritt Bildungsgang“ finden Sie alle betroffenen Schüler. Tragen Sie entweder bei beiden Feldern etwas ein oder bei keinem. |
| Lehrer | UPZ-Kategorien und die Zuschussgruppen der Lehrer werden nicht exakt in die Statistikzeitscheibe übernommen. | Script ausführen |
| Unterricht (Matrix) | Teamteaching = Kopplung mehrerer Lehrkräfte, die zeitgleich dieselben Schüler unterrichten. | Feinkoppel - Teamteaching |
| Unterricht (Matrix) | Fachklammer = Kopplung mehrere Unterrichtselemente, bei denen eine Lehrkraft mehrere Fächer zeitgleich unterrichtet. | Feinkoppel - Fachklammer |
| Import Unterricht | Aktuell haben externe Stundenplanprogramme mit elektronischem Klassentagebuch einen Fehler, sodass die Zuordnung „Schüler zu Unterricht (externes Stundenplanprogramm)“ aktuell nicht angeboten wird. | Machen Sie die Zuordnung „Schüler zu Unterricht (manuell)“ |
Besonderheiten im Schuljahr 2021/22
| Modul | Fehler | Korrekturhinweis |
|---|---|---|
| Lehrer | Gemeinsam Brücken bauen | Das eingesetzte Personal im Rahmen des Programms gemeinsam.Brücken.bauen ist zu melden, sofern es in der Stichtagswoche für eigenverantwortlichen Unterricht vorgesehen ist. Hierbei ist Unterricht von schulischem Personal mit dem Zusatzbedarfsgrund g.B.b. - schulisches Personal (Kürzel „GBBS“) (und von externem Personal mit dem Zusatzbedarfsgrund g.B.b. - externes Personal (Kürzel „GBBK“)) zu kennzeichnen. Hinweis: Externes Personal für g.B.b., welches bei einem Kooperationspartner angestellt ist, ist aktuell an den beruflichen Schulen noch nicht vorgesehen. Diese Eintragung wäre demnach perspektivisch für das Schuljahr 2022/23 erforderlich, falls mit Kooperationspartnern zusammengearbeitet werden wird. Da die Unterrichtsart Förderunterricht in der Matrix nicht auswählbar ist, sind die g.B.b-Unterrichte i. A. im Besonderen Unterricht zu führen. Auch hier können Zusatzbedarfsgründe eingetragen werden; allerdings ist dies anders als in der Matrix nur über die Liste Besonderer Unterricht (Abw Art und Abw WoStd) möglich. Werden Vollzeitlehrkräfte über das Vollzeitstundenmaß hinaus im Rahmen von gemeinsam.Brücken.bauen eingesetzt, so müssen die zusätzlichen Stunden als Mehrarbeit vergütet und auf dem Reiter Schulnummer als Mehrarbeit gemeldet werden. |
| Schüler | Ein- und Austritt im SJ an derselben Schule | Problem: Der Schüler kann nicht zweimal in ASV geführt werden, tritt aber während des aktuellen Schuljahres an derselben Schule aus- und wieder ein. Beispiel: Einzelhandelskaufmann ab Schuljahresbeginn wird im Oktober gekündigt, wird deshalb zum JoA und hat im Dezember eine neue Ausbildung als Verkäufer. Workaround: - Betroffenen Schüler auswählen - Alle Informationen im Bereich „Austritt“ löschen  - Das Eintrittsdatum des ersten Ausbildungsberufs wird beibehalten! - Schüler in die neue Klasse (z.B. JoA) versetzen - Ausbildungsberuf des Schülers ändern - Erfassung der Änderung beim Schüler im Reiter Grunddaten im Bemerkungsfeld in der Form: — erster Ausbildungsberuf: AUSBILDUNGSBERUF — Austritt aus erstem Ausbildungsberuf: DATUM — (Wieder)eintritt in zweiten Ausbildungsberuf: DATUM  - Änderungen speichern |
| Schüler | Abschlussklasse endet vor US-Termin (heuer ca. Anfang Dezember 2021) | Problem: Eine Abschussklasse hat ihren Unterricht vor dem Stichtag vollständig beendet. Eine Meldung von Unterricht ohne Schüler ist im ASV/ASD-Neuverfahren nicht möglich. Hinweis: Dieses Problem ist eine Sondersituation im Einschwingjahr, verursacht durch die späte Abgabe im Schuljahr. Heuer wird die US ein zweites Mal abgegeben, und zwar in ASV ca. Anfang Dezember 2021. Workaround: Bei den betroffenen Schülern der Abschlussklasse muss deshalb aus statistischen Gründen das Austrittsdatum so gesetzt werden, dass es nach dem statistischen Erhebungstermin liegt. Beispiel: Der Schüler besucht in der Zeit 20.09.-08.10. die Abschlussklasse und ist dann fertig. Die Abgabe der US im Neuverfahren erfolgt am 10.12.. Dem Schüler muss dann ein Austrittsdatum nach dem 10.12. gesetzt werden, z.B. 15.12. Die daraus resultierende statistische Abweichung ist dem Staatsministerium bekannt und wird heuer im Einschwingjahr akzeptiert. |
| Schüler | BS: Absolventen an der BS mit letztem Unterrichtstag vor dem 20. Oktober | Das Feld „Austritt am“ soll seine grundsätzliche Bedeutung behalten, also Austritt im Sinne von „ab dem Datum kein Schulbesuch mehr und Zeugnis bereits erhalten“. Nur bei Schülern, bei denen beide Voraussetzungen bereits vor dem Stichtag erfüllt sind, sollte mit Hinweis auf Art. 39 BayEUG als Austrittsdatum ein Datum nach dem US-Stichtag gewählt werden. |
| Schüler | WS: fehlende Ausprägung beim Austritt des Schülers | Problem: in ASV gibt es die Ausprägung „vorzeitiger Austritt“ bei WS-Schülern nicht. Lösung: Eintragung der Ausprägung Ausprägung (0, vor Erfüllung der Vollzeitschulpflicht) |
| Schüler | Eintragung einer Kürzung von Religionsstunden im Feld Teilnahme an Religionsunterricht | Eintrag im Modul Unterricht: - 0 Stunden - Kürzungsgrund (z. B. Lm) - Anzahl Kürzungsstunden Eintrag im Modul Schüler: - Schülerzuordnung und bei „Teilnahme am RU“ kann dann für das Schuljahr 2021/22 ausnahmsweise das Religionsfach gewählt werden. Für die nächste US wird ab ASV-Version 2.20 der Eintrag „OHNRU“ möglich sein, was wir dann auch entsprechend plausibilisiert werden wird. |
Fehler beim Datentransfer
Sollte beim Übermitteln der Unterrichtssituation die Meldung „Es ist ein Fehler beim Datentransfer aufgetreten“ erscheinen, so kann es hierfür vielfältige Ursachen geben.
Abhängig von der Fehlerart können diese Fehler als …
a) inhaltliche Beschreibung, genau wie die Fehler bei den Datenprüfungen in ASV, oder als
b) technische Fehlermeldungen (meistens als Java-Fehler gemeldet), die aber stets auch einen Fehler bei Schüler- oder Lehrerdaten als Ursache haben,
… gemeldet werden.
Technische Fehler
Sollten Sie einen Fehler vom Typ „HessionProtokollException“ erhalten, deutet dies zu 99 % auf eine momentane Überlastung der ASD-Server hin. Versuchen Sie es in 30 Minuten oder in Randzeiten erneut, die US zu übermitteln.
Modul Lehrkräfte
Erwerbsminderung
Im Modul Lehrkräfte, Reiter Person ist bei Erwerbminderung im Bereich Gültigkeitsdauer Schwerb.ausweis der Zeitraum einzutragen. Bei unbefristeten Ausweisen muss das Feld des Enddatums leer bleiben.
Dienstverhältnis
Im Modul Lehrkräfte bitte im Reiter Dienst überprüfen, ob bei allen Lehrkräften das Feld von - bis befüllt ist. Sollte ein Feld leer sein, können Sie dies ändern, wenn Sie links den Dienstherr by umstellen, das richtige Datum eintragen (Schuljahresende 31.07.XXXX) und dann den Dienstherr wieder auf by ändern.
Lehrbefähigung existiert nicht mehr
Im Modul Lehrkräfte bitte im Reiter Dienst überprüfen, ob bei keiner Lehrkraft in der Lehrbefähigung oder Lehrerlaubnis rot hinterlegte Werte stehen. Dies deutet darauf hin, dass der frühere Wert der WinSV/WinLD in der ASV nicht mehr vorhanden ist (z.B. Deutsch als Zweitsprache oder der Übungsleiter beim Sport).
Lehrbefähigung/ Lehrerlaubnis
Im Reiter Dienst sind die stud. Fächer falsch in beiden Seiten (Lehrbefähigung - Lehrerlaubnis) eingetragen. Bitte entsprechend korrigieren. Studierte Fächer stehen links (1).
Lehrbefähigungen dürfen nicht doppelt aufgeführt sein. Im folgenden Beispiel ist der Eintrag D zweimal vorhanden und muss einmal entfernt werden.
Einsatz als mobile Reserve
Bitte die Eintragungen zur Fehlermeldung: F_dst_ldv_mobilereserve_08 beachten.
Modul Schüler
Grunddaten
Im Bereich Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland muss bei Ausländern das Zuzugsdatum und die Zuzugart befüllt sein.
Anschriften Erziehungsberechtigter
Es fehlt bei einzelnen Schülern im Reiter Anschriften - Erziehungsberechtigte/r oder/ und weitere/r Erziehungsberechtige/r die Anrede. Führen Sie bitte hierfür folgende Konsistenzprüfung 2.1 im Bereich Schüler aus: Anschriftstypen und Kommunikationsdaten bereinigen.
Ausbildungsberuf
Die Ausbildungsberufe in der ASD können im Zweifel aktueller sein als die in der ASV. Neue Ausbildungsberufe werden eventuell nicht richtig erkannt. Geben Sie einen gültigen Wert für die Berufenummer ein.
Religionszugehörigkeit
In seltenen Fällen kann die Religionszugehörigkeit, welche in der WinSV hinterlegt war, in der ASV nicht mehr gültig sein. Dann wird dieser Wert rot hinterlegt. Der frühere Wert „ZJ = Zeuge Jehovas“ ist im Neuverfahren nicht mehr vorhanden. Stattdessen kann „SR = Sonstige“ erfasst werden.
Laufbahn
Bitte kontrollieren, dass in der Laufbahn bei den Schülern Englisch ab (normalerweise) Klasse 3 ohne Enddatum eingetragen ist. Sollte bei den Schülern in der Laufbahn Fremdsprachenfolge eine leere Zeile vorkommen, so folgen Sie bitte den Anweisungen folgender Fehlermeldung: F_sch_uf_istfremdsprache_0001_fsl
Reiter Schuljahr
Dieser Reiter ist nach dem aktuellen Schuljahr benannt. Das Feld Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres (xxxx/yy) muss entsprechend befüllt werden. Eine Sammeländerung ist hier möglich, um bei vielen Schülern Eintragungen in diesem Feld vornehmen zu können.
Ein-/Austritt
Führen Sie die Schritte Arbeiten zum Jahresabschluss im vorangegangenen Schuljahr durch. Der Hintergrund bei Gewähltes Schuljahr erscheint rot und bei Gewählter Tag wird der 31.07. des letzten Schuljahres angezeigt.
Bei Ein/Austritt im Bereich Austritt müssen bei abgehenden Schülern diese vier Felder individuell befüllt werden.
Beispiel eines Schülers der 4. Jahrgangsstufe, der zum 31.07.2020 die Grundschule verlässt und an eine Mittelschule übertritt:
Wenn Sie Kontakt zu Ihrem Multiplikator aufnehmen, so halten Sie bitte folgende Dateien für die Fehleranalyse bereit bereit:
- asv.log vom Serverpfad (normalerweise c:/asv/server/logs/asv.log, variiert nach Installationsart)
- asv.log vom Clientpfad (normalerweise c:/asv/client/logs/asv.log, variiert nach Installationsart)
Starten Sie nach Behebung der Fehler einen erneuten Übermittlungsversuch.
Allgemeine Hinweise / Probleme
| Modul | Fehler | Korrekturhinweis |
|---|---|---|
| Schulen | kein Grundsprengel angelegt | SCHULISCHE DATEN > Grundsprengel einen gültigen Sprengel anlegen. |
| Fächer | rot markierte Fächer | SCHULISCHE DATEN > FÄCHER dürfen keine rot markierten Fächer enthalten, weil diese nicht mehr in den aktuellen ASD-Wertelisten enthalten sind. Stellen Sie sicher, dass das neue, richtige Fach in den Fächern existiert und der Haken „in Matrix verwenden“ gesetzt ist. Ändern Sie dann in UNTERRICHT > MATRIX alle falschen, alten Fächer auf die korrekten, neuen Fächer. Danach können Sie die rot markierten Fächer problemlos löschen. Wenn es sehr viele Fächer sind, können Sie diese auch über die Konsistenzprüfung löschen. |
| Fächer | Sammelfächer | Die Nutzung von Sammelfächern (z.B. FU_Wirtschaft/Agrar/Metall/Bau, usw.) von früher ist in der ASV dringend nicht mehr empfohlen. Lesen Sie hier mehr dazu. |
| Klassen | Klassleiter fehlen | manuelle Erfassung der Klassleiter |
| Klassen | Klassenart BIK wird nicht erkannt | Änderung auf eine gültige Klassenart, Erfassung der Jahrgangsstufe (10/11) |
| Klassen | Blockdaten fehlen | Blockbeschulung muss in ASV erfasst werden. Unter SCHULISCHE DATEN > BLÖCKE legen Sie einen neuen Block an (z.B. 13 Wochen). In den Blockklassen ordnen Sie diese neu erstellte Blockgruppe zu. Sollten immer noch Fehler auftreten, setzen Sie die Anzahl tatsächlich erteilter Stunden pro Woche auf einen Wert kleiner gleich 39. |
| Klassen | BIK/BIKV/BVJ/s fehlerhaft | Bildungsgang, Jahrgangsstufe, Organisationsform (Teilzeit), Klassenart und Besonderheit manuell pflegen |
| Schüler | Religionszugehörigkeit fehlt / falsch | Korrektur erfolgt im Nachgang der Doku über ein automatisches Script |
| Schüler | Geburtsorte fehlen | manuelle Nacherfassung nötig, da Geburtsort später für die ADÜ-Abfrage der Schüler-ID benötigt wird |
| Schüler | NACHNAME GROSSSCHREIBUNG | Namen, auch Vor- und Nachnamen sind nur in Normalschreibweise erlaubt (Thomas Mustermann, nicht THOMAS MUSTERMANN), auch nicht um den primären Vornamen zu kennzeichnen. |
| Schüler | Vorbildung fehlt | manuelle Erfassung der Felder „höchster allgemeinbildender Schuabschluss“ und „vor dem höchsten allgemeinbildenden Abschluss besuchte Schulart“ angeben. Häufige Eintragungen sind M und MS oder bei ausländischen Zuzügen SOONS und AN. |
| Schüler | Adresse im Ausland | Auswahl der Gemeindekennziffer „000000“. Die Liste der Orte kann manuell ergänzt werden. Melden Sie sich dazu als Schulleitungs-User an und pflegen Sie manuell die Orte unter „Datei“ > „Schulische Daten“ > „Orte“. |
| Schüler | Adresse außerhalb Bayerns | Auswahl des korrekten Bundeslandes als Gemeindekennzahl. Eine Differenzierung über den Ort ist nicht vorgesehen. |
| Schüler | Vornamen Erziehungsberechtigte | Vornamen von Mutter / Vater manuell in den Adressdaten ergänzen |
| Schüler | Einschulungsart fehlerhaft | Löschen Sie die Werte zur Einschulung manuell aus der ASV unter Schüler > Ein- und Austritt > Feld „Art der Einschulung“ |
| Schüler | Lese-Rechtschreib-Störung | Angaben zu Störungen benötigen ein Datum, ab dem ein Attest gilt (notfalls tragen Sie den ersten Schultag ein). Ein Enddatum wird nicht benötigt aber empfohlen. Es kann, unabhängig von der ggf. vorhandenen rechtlich notwendigen regelmäßigen Überprüfung, auch über die Dauer eines oder mehrerer Schuljahre hinaus gültig erfasst werden. |
| Lehrer | falsche Altersteilzeit / Pensionen | manuelle Korrektur der Daten |
| Lehrer | Abordnungen falsch und Dienststelle fehlt | manuelle Korrektur der Abordnungsart und der Dienststelle über Nummern-Suche |
| Lehrer | Sabatjahr | Import fehlerhaft, manuelle Korrektur der Daten |