• Für die ByCS-Admins wird es eine ausführliche Schulung geben. Termine werden zeitnah bekanntgegeben.
• Lehrer- und Schülerdaten Export und entsprechender Import bei ByCS kann jetzt schon gemacht werden; 1.Klässler sind noch nicht angemeldet; aber besteht jetzt auch nicht die Notwendigkeit;
• Vorgehen für euch: Verwaltung –> Schnittstellen –> Export für BayernCloud Schule (für jede Schulnummer machen)

Folgende ca. einstündige eSessions finden zur US 2025 im GMS-Schulamtsbezirk MIL statt:

Wir freuen uns auf die Teilnahme an den Online-Schulungen:

• eSession Schüler/Fächer/Klassen am Do, 18.09. um 10:00 Uhr und am Mo, 16.09. um 10:00 Uhr
• eSession Lehrermodul am Mo, 22.09. um 10:00 Uhr und am Mi, 24.09. um 13:00 Uhr
• eSession Unterricht/Matrix/BU am Fr, 26.09. um 10:00 Uhr und am Mo, 29.09. um 13:00 Uhr
• eSession Übermittlung/Troubleshooting Do, 02.10. um 13:00 Uhr und am Mo, 06.10.um 13:00 Uhr- gerne kann auch schon davor übermittelt werden

Die Unterlagen zu den einzelnen Modulen der eSessions werden hier Schritt für Schritt veröffentlicht.

• RSS Feed
• Mehr Kacheln

• Unter Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise
  kann die lange Liste der Eintragungshinweise der ASV-Verantwortlichen individuell gefiltert und somit besser abgearbeitet werden. Wir empfehlen für Vollschulen (GMS), gleichzeitig die Filter für Schulart „Gs“ UND „Ms“ auszuwählen. Diese Liste sollte die Infos des KMS vom 6.9.24 (per OWA-Mail) enthalten.

• Die US bildet die Unterrichtssituation am Stichtag 1.10.202x ab.
• Wer eigenverantwortlich vorab weitere Schritte der US abarbeiten möchte, findet unter Unterrichtssituation (US) an Grund- und Mittelschulen die komplette Dokumentation zur Oktoberstatistik.
• Generell ist es so, dass die US nur noch über ASD abgewickelt wird.

• Alle Informationen zur Budgetierung mit einer Übersicht zu den budgetrelevanten und nicht-budgetrelevanten Stunden finden Sie unter: Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
• Das Schulamt hat die „Streifen“ mit den zugewiesenen Stunden den Schulen zugeschickt.
• Bericht Budgetübersicht: In ASV können Sie in der Berichtsbibliothek (Datenbereich Schulen) den Bericht Budgetübersicht abrufen. Der Bericht dient dem eigenen Überblick, die schulaufsichtliche Prüfung läuft weiter über die Meldung der UP.

• Bitte derzeit zwingend täglich den RSS-Feed zu ASV lesen; erscheint zwischenzeitlich auf der Startoberfläche von ASV;
• Wie immer regelmäßig zuverlässig an sprechende schulscharfe Sicherungen, aktuelle Anwendungsdaten und aktuelle Wertelisten denken.
• Informatik ist Pflichtfach in der 5.-10. Jahrgangsstufe. Zusätzlich kann Informatik als Wahlfach ab der 7. Jgst. (IdiG) angeboten werden, muss aber aus dem BU bestritten werden.
• Fächergültigkeit (ggf. mehrfach) über die Konsistanzprüfung 2.1 prüfen (Verwaltung, Schnittstelle, Konsistenzprüfung, Start, Prüfung ausführen, System, Schülerfachgültigkeit), gegebenenfalls bereinigen
• Bei Änderungen des Schulprofils (erstmalige Einrichtung oder vollständige Löschung von Praxisklassen, Deutschklassen, M-Klassen, JaMi-Klassen) bitte umgehend den Multi verständigen.

https://doku.asv.bayern.de/gms/regionen/ufr/mil/jahresabschluss24-25

Neu in diesem Jahr: Schüler, die während des Schuljahres ausgetreten sind das „e“ für Jahresziel erreicht löschen!

• Grundsätzlich sind bei der US die Ist-Zahlen der Schüler (die tatsächlichen, namentlich genannten Schüler) relevant. Die Planzahlen sind nicht relevant und müssen auch nicht nachgepflegt werden, sie werden nur zur UP benötigt. (Das erneute Auszählen der Matrix stellt in der US kein Problem dar.)
• Link: IV. Pflege der Schülerdaten
  
• Unter Berechnung des Migrationshintergrunds können die Kriterien zum Migrationshintergrund bei Schülern nachgelesen werden. (Kurzfassung: Keine deutsche Staatsangehörigkeit und/oder nichtdeutsches Geburtsland und/oder nichtdeutsche Verkehrssprache in der Familie bzw. im häuslichen Umfeld/auch wenn der Schüler/die Schülerin die deutsche Sprache beherrscht).
• Bei Schülern mit Austritt vor 1.10.25 muss ein Austrittsdatum vor 1.8.25 gesetzt sein (Gewähltes Schuljahr 2024/25 zur Überprüfung)
  
  • Dies ist insbesondere sehr wichtig bei externen Prüfungsteilnehmern des Vorjahres - ist Ein-/Austritt vollständig gepflegt? (Siehe Link Schüler oben.)
  • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereich Schulen, Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Abgänger/Absolventen)
  • Fehlerliste ausdrucken, in Vorjahr wechseln und Fehler abarbeiten
• Aktuelle Schüler (Gewähltes Schuljahr 2025/26) sind erfasst und in der richtigen Klasse
  • Pflege insbesondere des Bereiches „Vorrücken in das Schuljahr“ unter Reiter „2024/25“
  • Pflege insbesondere der Bereiche unter Reiter „Ein-/Austritt“
  • GS: Auch fehlender Eintrag für die Übertrittsempfehlung führt zu Muss-Fehlern;
  • GS: Sammelversetzung um nicht alle SuS einzeln anklicken zu müssen;
  • GS: überprüfen, dass ab der 3. Jahrgangsstufe Englisch in der Laufbahn eingetragen ist;
  • MS: Fächerwhl nochmal überprüfen über Fächerwahl, Matrix oder über das Schülermodul;
  • Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereich Schüler, Unterjährige PL und Oktoberstatistik US… (alle Klassen/Schüler selektieren)
• Regelung LRS - Link: Lese-Rechtschreib-Störung (LRSt)
  
• Konsistenzprüfung 2.1 - Unterrichtszuordnung von Schülern prüfen: Schüler / Unterrichtszuordnung prüfen

• Link: Fächerwahl der Schüler
• Aufrufen unter Datei, Schüler, Fächerwahl
• Einstellungen ändern / neue Fächer anlegen (in diesem Jahr keine neue Fächerbezeichnungen; dennoch mögliche Fehlersuche) unter Modulbezogene Funktionen, Einstellungen Fächerwahl
• Hierüber können Fälle geheilt werden, in denen in die Matrix „Schüler im Kurs“ keine SuS anbietet
• Achtung: Die Detail-Fächerwahl (Kurswahl) bei parallelen Kursen im gleichen Fach kann nur durch „Schüler im Kurs“ (Matrix oder Listendarstellung) oder Reiter „Unterricht“ bei den Schülern erfolgen.
• evtl. Klassen in verschiedene Kursgruppen verteilen; (Schüler im Kurs; beide Gruppen öffnen und entsprechend verteilen)

• Link: Unterricht an anderer Schule

• Bei Schülern, die einen M-Kurs besuchen, ist auf dem Reiter Schuljahr xx/yy im Bereich Teilnahme ein Haken in der Checkbox an M-Kursen zu setzen
• Des Weiteren sind die für M-Kurse vorgesehenen Unterrichtselemente in der Matrix im Bereich mit M-Kurs (Kürzel MK) zu kennzeichnen.
• Für M-Kurs-Schüler ist der Bildungsgang MS/HS Regelklasse zu verwenden.
• Weitere Informationen zu den M-Kursen finden Sie hier: M-Kurs / M-Kurse an Mittelschulen

• Regelung Ganztag: Offene und gebundene Ganztagsangebote
• Mit den Eintragungen auf dem Reiter Erweiterungen in den Feldern Ganztägige Betreuung, Förderung und ggf. Tage pro Woche wird der Ausbaustand der Ganztagsangebote an Schulen festgestellt.
• Seit dem Schuljahr 2020/21 findet eine schulaufsichtliche Prüfung der Daten an den Schulämtern, Regierungen und MB-Dienststellen statt. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, dass Sie bei allen Ganztagsschülern die zutreffenden Merkmale angeben.
• hier auch bei den SuS die gebuchten Tage einpflegen; ansonsten kommen M-Fehler;

==== Sonderpädagogische Förderung ====.

• Regelung sonderpädagogische Förderung (im Bereich Störungen / Schwächen / Förderung): Schülerdaten - Reiter Laufbahn
• An allgemeinen Schulen ist im Schülermodul auf dem Reiter Laufbahn im Feld Sonderpädagogische Förderung erteilt (z. B. MSD/Inklusion) der Förderschwerpunkt des Schülers zu erfassen, wenn geeignete Förder- oder Unterstützungsmaßnahmen derzeit bereits tatsächlich erfolgen oder deren Umsetzung im laufenden Schuljahr zu erwarten ist. (Im Modul Schüler können die Informationen zu Unterbringung / Betreuung sowie zu Störungen / Schwächen / Förderung für jedes Schuljahr getrennt verwaltet werden. Änderungen in einem Schuljahr haben keine Auswirkungen mehr auf entsprechende Eintragungen in vorhergehenden oder folgenden Schuljahren.)
• Beispiele für geeignete Förder- und Unterstützungsmaßnahmen (ggf. Rücksprache mit dem betreuenden Sonderpädagogen):

1. Eine Lehrkraft wird vom Mobilen Sonderpädagogischen Dienst beraten, um einen Schüler im Förderschwerpunkt Hören zu fördern.
2. An einer Schule mit Schulprofil Inklusion erhält ein Schüler mit dem Förderschwerpunkt Lernen sonderpädagogische Förderung.
3. An einer allgemeinen Schule wird ein Schüler durch Budgetstunden für Inklusion unterstützt.
4. Eine Lehrkraft telefoniert regelmäßig mit einem Sonderpädagogen, um Hinweise für den Umgang mit einem Schüler im Förderschwerpunkt emotionale und soziale Entwicklung zu erhalten.

Im Schuljahr 2022/23 wurden erstmals Schüler eingeschult, deren Schulpflicht von den Erziehungsberechtigten gemäß Artikel 37 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 BayEUG um ein Schuljahr verschoben wurde. Für solche Schüler tragen Sie bitte - bei der später erfolgenden Einschulung - im Reiter Ein-/Austritt beim Merkmal Art der Einschulung die Ausprägung mit Einschulungskorridor (Kürzel K) ein.

• Klassen mit ukrainischen Kindern (nicht Brückenklassen) erhalten im Modul Klassen auf dem Reiter „Besonderheiten“ unter „Bemerkung zur Klasse für die Schulaufsicht“ einen Eintrag, um die Zahl der ukrainischen Flüchtlingen einschätzen zu können. Tragen Sie in das Feld „Bemerkungen zur Klasse für die Schulaufsicht“ das Kürzel „Ukr: #“ mit der Anzahl der ukrainischen Schüler in der jeweiligen Klasse ein (ggf. auch „Ukr: 0“).
• Link Klassenarten: Klassenarten an Grund- und Mittelschulen –> Dort insbesondere auch zu Deutschklassen!
• Link Klassen zur US: I. Pflege der Klassen und Klassengruppen: Details
  
• Reiter: Stammdaten, Klassengruppen hier auch Kontrolle, ob alle SuS zugeordnet sind: Schülerzahlen „IST“
• Kontrolle Organisationsform bei gebundenem Ganztag: Wichtig ist die Auswahl, ob GGT mit oder ohne Förderung (Förderung meint hier „finanzielle Förderung“)

• Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen. Die Prüfung „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Abgänger/Absolventen/Schüler/Klassen/Unterrichtsdaten)“ starten

• Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung. Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen. Alle Prüfungen starten, die mit „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen…“ benannt sind.

Link: Planungsschuljahr beenden
Datei, Schulische Daten, Schulen, Reiter Organisation 25/26, Schaltfläche aktive Planungsphase beenden
Das Planungsschuljahr muss für jede Schule einzeln beendet werden. Dies aber bitte erst nach dem Abarbeiten der Schülerdaten machen!„

• Hier der Link zur allgemeinen Anleitung: Startseite in der Dokumentation zur US
  
• Unter Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise
  kann die lange Liste der Eintragungshinweise der ASV-Verantwortlichen individuell gefiltert und somit besser abgearbeitet werden. Wir empfehlen für Vollschulen (GMS), gleichzeitig die Filter für Schulart „Gs“ UND „Ms“ sowie Datenbereich „Lehrer“ auszuwählen.

• Tabelle mit Personalbeispielen, wie Lehrkräfte eingetragen werden.
• Beschäftigungsverhältnis Grund- und Mittelschule
• Abbildung Förderlehrkräfte
• Erfassung von Lehrkräften mit mehreren Dienststellen
• Arbeitszeitkonto GS aktuelle Regelung gute Übersicht ABER auch über SVS einzusehen;
• Einsatz von Teamlehrkräften; Stunden bleiben bei der „tatsächlichen“ Lehrkraft: Teamlehrkräfte;
• externes Personal (siehe Externes Personal und weiter unten);
• Abordnung von Sonderpädagogen an Schulen mit Profil Inklusion Schulprofil Inklusion
• Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen oder mehreren Dienststellen Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen und/oder mehreren Dienststellen
• Sprachstanderhebung (Bei Anrechnung Art wx eintragen –> im Bemerkungsfeld (…) unter Differenzierung die Art eintragen.

• Wertelisten aktualisieren
• sprechende schulscharfe Sicherung anlegen
• Daten abholen (Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Übermittlung aus ASD –> Daten abholen. Evtl. kommt hier die Fehlermeldung, dass noch nicht alle Lehrerdaten übernommen worden sind. In diesem Fall Lehrerdaten übernehmen oder verwerfen.

Lehrkräfte sollten mind. ein Jahr nicht mehr an der Schule sein; dürfen keine Beschäftigungsart, keine UPZ, keine Ermäßigung und keine Anrechnung eingetragen haben; Fehlermeldung macht auf das entsprechende Feld aufmerksam. Lehrkräfte in der Freistellungsphase sind weiterhin zu führen. Erst wenn sie min. ein Jahr im Ruhestand sind, können sie gelöscht werden. Im Zweifel setzten Sie die Lehrkraft auf „NM“ (nicht Melden) statt zu löschen oder fragen Sie den zuständigen Multi. Wenn die abgegangenen Lehrkräfte korrekt geführt sind, wird die Löschung in vielen Fällen beim Anlegen des neuen Schuljahres durchgeführt, sofern die Funktion genutzt wird. Dadurch sollte das händische Löschen seltener werden.

1. Person im ASD-Zentralsystem suchen

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden.

• Mit PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern wir die Lehrkraft übernommen.
• Wenn Sie die Suche abbrechen, stehen die Werte der gesuchten Lehrkraft in der Lehrer-Datenmaske. Damit die Daten nicht übernommen werden, klicken Sie „Datensatz auf letzte Speicherung zurücksetzen“ an.
• Finden Sie die Lehrkraft trotz diverser Versuche nicht, kontaktieren Sie bitte immer erst Ihren Multiplikator und sprechen das weitere Vorgehen ab.
  
• Wird die Person im ASD gefunden aber ohne PKZ eingelesen, den zuständigen Multi kontaktieren, damit er die nötigen Schritte einleiten kann; dazu unbedingt die entsprechende Schulnummer der Stammschule angeben (Sehr wichtig bei Doppelschulen);
• Stammdaten anfordern;

Eine Lehrkraft muss immer vom ZSS (Zentraler Schulserver) abgeholt werden. Wird aber in diesem Fall nicht gefunden.
Hier kann er/sie allerdings nicht gefunden werden:

• Folgende Lehrkräfte können Sie auf dem ZSS nicht finden:
  Lehramtsanwärter im ersten Dienstjahr
  Lehrkräfte, die noch nie an einer bayerischen Schule waren.
• Beispiel LAA im ersten Dienstjahr: In diesem Fall wird die Schaltfläche „PKZ anfordern“ aktiv und eine neue PKZ kann nach Eingabe der „Pflichtangaben Beschäftigungsverhältnis“ angefordert werden.
  Arbeiten Sie - wie oben beschrieben - auch jetzt mit dem Asterisk als Platzhalter, um diverse Schreibweisen ev. abzufangen.
  Fehlt die PKZ oder entspricht sie nicht der von SVS eingetragenen bitte unbedingt den Multi kontaktieren; Name und Stammschulennummer angeben (Doppelschulen bitte beachten ob GS oder MS. Also welcher Schule wurde die LK zugeordnet. Dies ist die oberste Schule bei der Tabelle aus SVS.
• Wichtig: Sind Sie sich nicht ganz sicher, unbedingt erst mit dem Multi Rücksprache halten, um keine doppelten Einträge zu erzeugen, die spätestens bei der versuchten Lieferung der Statistikdaten für die Schule Probleme erzeugen.
• Stammdaten anfordern

Links zum Setzen bzw. Ändern der PKZ:
PKZ -Änderungen bzw. Anforderungen nur nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche

• 2. Neue PKZ anfordern
• PKZ ändern

Persona-SVS (=Schulamtsdaten)

• Menü „Personal Liste“: PKZ, Name und Vornamen, Geburtsdatum, Dienststatus, Dienstbezeichnung, Stammschule, Einsatzorte, Ermäßigungsstunden, Mobile Reserve)
• Menü „Personal Stammdaten“: Vorname, Name, Anschrift, VIVA-Nr., Telefon, E-Mail, etc.; in der Listendarstellung auf den Namen klicken und alle Daten erscheinen;

• Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen und/oder mehreren Dienststellen
  Dokumentation der diversen Möglichkeiten
  Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen und/oder mehreren Dienststellen
  
• Ermäßigungen werden nur an der Stammschule eingetragen; Außnahmen müssen mit dem SA abgesprochen werden;
• Die „Nichtstammschulen“ müssen daher bei „Einsatz andere Schulen“ zu den Wochenstunden noch die Ermäßigungsstunden (der Stammschule) dazu addieren.
• Stammschule ist in der erste angeführte Schulnummer; bitte genau zwischen GS- und MS-Schulnummer unterscheiden; in Zweifelsfällen die Schule oder den Mutli kontaktieren;
• Für Schulleiter einer „Doppelschule“ sprich GS und MS - zwei Schulnummern, in beiden Schulen mind. eine Stunde eintragen (reicht Anrechnungsstunde);
  

Gehen sie alle Reiter der Lehrkräfte durch und überprüfen diese auf Stimmigkeit.
Eine Kontrolle über das „Auge“ wird jetzt sicher noch Fehler erzeugen, da z.B. kein Unterricht eingetragen ist, sollte aber durchgeführt werden.

• Reiter „Person“
  • Dokumentation
  • Besonders Aufgenmerk auf:
    • persönliche Daten eintragen;
    • PKZ kontrollieren; PKZ-Probleme Haben Sie dennoch Probleme, nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Multi auf.
    • Zeugnisunterschrift eintragen;
    • Bitte das Kürzel auch jetzt schon eintragen, da es zum Eintrag in der Matrix wichtig ist, allerdings ist das auf den Reitern Schulnummer GMS einzutragen. (Allerdings im Reiter XXXXGMS unten links)

• Reiter „Dienst“
  • Dokumentation
  • oder: Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis
  • Besonderer Augenmerk auf:
    • Amtsbezeichnung
    • Stammschule
    • maßgebliche Schulart zur Ermittlung der UPZ
    • Lehrbefähigung/Lehrerlaubnis
    • Eintragungsfeld von-bis: Hier muss das jetzige Schuljahr eingetragen sein. Ist dies nicht der Fall bitte Kontakt mit dem Multi aufnehmen.

• Reiter „Einsatz 25/26“
  • Dokumentation
  • Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

• Neue Einsatzschule: Unterrichtende Lehrkräfte in einer GS und MS in beiden Schularten kann in diesem Reiter eine „Neue Einsatzschule“ zugewiesen werden. Dies ist nur nötig, falls er in der anderen Schule unterrichtet. Bei Bedarf muss auch eine Einsatzschule gelöscht werden, falls im aktuellen Schuljahr kein Unterricht erteilt wird.
• Besonderer Augenmerk auf:
  • Beschäftigungsart
  • Freistellungs-/AltersTzModell (Werte über „BeschäftVerh Übersicht“ eintragen) Abbildung des Arbeitszeitkontos in ASV
  • Arbeitszeitkonto (betrifft nur einen Teil der Grundschullehrer): verpflichtend +1 eintragen auch bei Arbeitszeitkonto Übersicht eintragen; Arbeitszeitkonto
  • UPZ wie in SVS angegeben(wenn alles richtig eingetragen = insgesammt aller Stunden sprich Ermäßigungsstunden + Stunden an der eigenen Schule+ Stunden an anderer(en) Schulen + Ermäßigungsstunden)
  • UPZ darf dieser Summe nicht nur einfach angepasst werden - Angabe von SVS muss dieser Summe entsprechen!!!
  • Arbeitszeitkonto eintragen; ab einem bestimmten Alter +1
  • Ermäßigungen (z.B. Alter: Altersermäßigung. Die Stammschule verbucht die Gesamtstundenzahl der Altersermäßigung.)
  • Nicht zu verwechseln mit den Anrechnungsstunden!!!
  • Längerfristiger Ausfall (z.B. Mutterschutz, …)
  • Zugang/Abgang: hier werden seit dem letzten Jahr genauere Informationen geprüft; daher auch dieses Feld ausfüllen; - Dieses Feld muss bei Wechsel von oder an eine nichtbayerische Schule,Dienstunfähigkeit, Ruhestand oder Tod unbedingt eingetragen werden. Unsere Empfehlung es einzutragen. Ein Eintrag zuviel hat keine Auswirkungen.
  • Ausnahme LAAs bekommen weder Zugang noch Austritt!

• Reiter „Einsatzschulen Übersicht“
• Dokumentation
• Besonderer Augenmerk auf:
  • Einsatz an Schulen im Datenbestand wird automatisch erscheint automatisch, wenn Lehrer in der Matrix eingetragen sind;
  • Einsatz andere Schulen (Im Feld „WStd wiss“ 0 eintragen.)
  • Gesamtbilanz (leeres „Stunden Differenz“-Feld müsste ausgegraut sein, ansonsten noch Differenzen; aber im Moment durchaus noch möglich, da zumindest in der Fortbildungsreihe die Metrix bzw. BU noch nicht gepflegt sein muss;

• Reiter „Schulnummer GMS“
• Dokumentation
• Unterricht wird aus dem vorhandenem Datensatz übernommen und angezeigt;
• Besonderer Augenmerk auf und evtl. noch nachpflegen:
  • Anrechnungen Fördermaßnahmen, Betreuung, Vertretungsreserven
    („wx“ darf pro Lk nur einmal vorkommen, Bemerkungsfeld ausfüllen; Anrechnung „Einsatz als Teamlehrkraft“
  • Sonderfall Anrechnung „wx“: bei der „sonstigen“ Anrechnung wx, die nur in Ausnahmen geführt wird, wenn die Werteliste eine besondere Anrechnung nicht aufführt, muss im Feld „Bemerkung“ eine Nennung der Anrechnungstätigkeit erfolgen
  • Sonderfall Anrechnung Vorkurs „D_VOR“: Im Feld „Bemerkung“ müssen weitere Informationen genau entsprechend der Vorgabe eingegeben werden. Die Teilnehmerzahl und Gruppenanzahl machen Sie durch folgende Einträge sichtbar: „xx Teilnehmer“ oder „x Gruppen, xx Teilnehmer bei mehreren Gruppen“. Beachten Sie die Schreibweise, damit die Daten automatisch in SVS ausgelesen werden können. Sollte eine Lehrkraft mehrere Vorkurse Deutsch unterrichten, sind die Stunden zu summieren und in einem Eintrag einzugeben. Bitte lesen Sie hierzu die komplette Dokuenntation unter Eintragungen - Vorkurs Deutsch und Kooperation Kindergarten / Grundschule
  • Funktionen eintragen
  • Lehrerkürzel eintragen; ev. berichtitgen
  • Mehrarbeit/Nebentätigkeit: evtl. vorhandene Einträge immer löschen
  • Zuweisung an diese Schule: evtl. vorhandene Einträge immer löschen

Ab der Oktoberstatistik 2024 bitten wir aber alle kombinierten GMS, die Stunde „erweiterte Schulleitung“ zu den „normalen“ SL-Anrechnungsstunden zu addieren, in einem Eintrag zusammenzufassen und im Kommentar zu vermerken „inklusive 1 Std. erweiterte Schulleitung“.

Ist externes Personal auch Personal Brücken bauen meldepflichtig:

• Reschtsverhältnis: sonstiges Rechtsverhältnis (so)
• Besoldung unbekannt: (9999)
• Amtsbezeichnung: sonstige (so)
• Träger, wenn nicht in der Liste: sonstiger Träger (so)
• Bei mehreren Einsatzschulen ist die Stammschule diejenige mit den meisten Stunden.

Förderlehrkräfte

• In der Klassenbildung werden Förderlehrer mit durchschnittlich 10 Stunden für die Unterrichtsversorgung verrechnet.
• Genaue Stundenzahl wird vom Schulamt zugewiesen.
• Die Differenz zur UPZ müssen bei den Anrechnungsstunden als ILF eingetragen werden (in der Summe für jede Schulart).

• überweigend Dif., daher wird es bei den Anrechnungsstunden eingetragen.
• eigenverandwortlicher Unterricht muss als „nicht budgetrelevant“ (U_N_BUD) gekennzeichnet sein. Dies über die Abweichung sowohl bei Elementen der Matrix als auch beim BU.

Schulprofil Inklusion

Bitte nicht verwechseln mit den zugewiesenen Inklusionsstunden an den Schulen ohne Schulprofil Inklusion.

ohne SuS bei den Anrechnungsstunden als Ink eintragen –> im Bemerkungsfeld erläutern
INK: Profilschule INK: Nachsteuerung INK: Inklusive Region bei Inklusion G im besonderen Unterricht eintragen (konkretes Kind / Kinder sind ja vorhanden)

Die Personen müssten in ASD gefunden werden. Falls nicht, kann man sie neu anlegen und eine PKZ vergeben. Beschäftigungsart wh, Teilzeitgrund br (stundenweise Beschäftigung), Rechtsverhältnis br (Ruhestandsbeamter) oder ar (Ruhestandsangestellter). Bei Problemen gerne an uns wenden.

Der Abgleich muss durchgeführt werden, um eine US-Übermittlung durchführen zu können.
Dokumentation: Lehrkräfte aus ASD übernehmen/abgleichen neu
Erst nachdem die Lehrerdaten mit Persona-SVS abgeglichen und einer genauen eigenen Datenprüfung unterzogen wurden, macht es Sinn einen Datenabgleich mit den ASD-Daten durchzuführen. Bitte jeden Einzelfall genau überprüfen. Im Zweifelsfall erst einmal die Daten verwerfen, um sie mit dem Schulamt abzuklären. Der Datenabgleich kann beliebig oft wiederholt werden. Die Daten des Schulamtes sind im Normalfall aktueller.
Anmerkung: Verwerfen meint in diesem Fall nicht beachten, die Daten werden nicht gelöscht.

• Führen Sie für jede Schule im Datenbestand die Datenprüfung „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Lehrkräfte, Personalveränderungen) durch.
• Bei Fehler mit der UPZ: evtl. sind noch nicht alle Unterrichtselemente eingetragen; am schnellsten über Reiter „Einsatzschulen Übersicht“ zu überprüfen.

• urkrainische Kinder müssen als Summe im Klassenmodul registriert werden, damit das Schulamt dies sehen kann (Klassenmodul –> Klasse auswählen –> Reiter Besonderheiten –> Im Feld Bemerkungen zur Klase für die Schulaufsicht eintragen;

Wiederholung zum Schülermodul:

• Bei Störungen/Schwächen eines Schülers muss wegen der PL-Prüfung ein Enddatum eingetragen werden. Als Workaround ein spätes Datum eintragen, z.B. 31.07.20XX (nach Erfüllung der Schulpflicht) und als Bemerkung „unbegrenzt“ ergänzen. (Schülermodul –> Laufbahn –> Feld Art der Störung/Schäche/Förderung)
• Faustregel: Schüler, die am ersten Schultag nicht mehr da waren, bekommen im alten Schuljahr als Austrittsdatum den 31.7., auch wenn sie erst später abgemeldet wurden. (Nichtangetretende Erstklässer oder andere Schüler, die erstmals angemeldet wurden aber nicht antraten, löschen!)
• Klassen, die nicht gebraucht werden (ORG-Klassen, …) löschen. Schüler durch einen Schülerexport sichern; datenschutzkonform verwahren.
• Bei Dubletten Kontaktaufnahmen mit den Multis.
  

Aktuell:

• Wertelisten und Anwendugsdaten verändern sich täglich, teilweise mahr als einmal am Tag; –> aktualisieren;
• Muss-Fehler, dass Ansprechpartner der US noch fehlt können im Moment nicht eingetragen werden; nach dem für uns noch umbekannten Zeitpunkt nach Daten abholen möglich; (auch Thema der 4. eSession-Einheit)
• fehlende PKZ: Lösung evtl. über Daten abholen, ansonsten Anfrage im Schulamt bzw. SVS; zum händischen Setzen benötigt man einen Hash-Code, daher bei Multi melden - Multi fordert Code an; wir benötigen dazu unbedingt vollständige PKZ und Schulnummer der betreffenden Schule angeben;
  
• Bei Fehler Daten können nicht abgeholt werden weil Lehrer noch nicht vollständig abgeholt wurden und bei Reiter Lehrer abholen nichts angezeigt wurde mit uns Kontakt aufnehmen; Wechsel ins alte SJ kann evtl. helfen; Die Leher ID übernehmen;

• Hier der Link zur allgemeinen Anleitung:Startseite in der Dokumentation zur US 2023

• Grundsätzlich zu den Neuerungen:
  • Unter Liste individuell gefilterter Eintragungshinweise
    kann die lange Liste der Eintragungshinweise der ASV-Verantwortlichen individuell gefiltert und somit besser abgearbeitet werden. Wir empfehlen für Volkschulen (GMS), gleichzeitig die Filter für Schulart „Gs“ UND „Ms“ auszuwählen.
    
  • Temteaching: zwei Lk unterrichten gemeinsam die gleichen Stunden (sind zu zweit in der Klasse) die gleichen Schüler, im gleichen Fach mit der gleichen Stundenzahl (nicht zu verwechseln, wenn Fachstunden an verschiedne Lk aufgeteilt sind; Direktlink: https://doku.asv.bayern.de/alle/teamteaching;

• Offizielle Budget-Seite unter Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS - sind dort bei „Erfassungsort“ mehrere Möglichkeiten aufgeführt, ist verbindlich immer die Eintragungsvariante zu verwenden, die fett geschrieben ist.

• leider tauchen rothinterlegte immer wieder auf; diese löschen löschen bzw. über Konsistenzprüfung: Datei –>Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> System –> Schülerfach Gültigkeit; (Problem bei Technik, … )
  
• Spaltenzahlen nach Notwendigkeit anpassen: Fächer –> Einstellungen –> Anzahl festlegen (dabei sollte auch immer kontrolliert werden, ob die Häkchen bei Optionen für die Anzeige richtig gesetzt sind). Ansonsten erscheinen die Fächer nicht in der Matrix/BU;
• Braucht eine Schule für ein Fach mehrere Spalten, die gleichen Koppelbezeichnungen nur vertikal setzen; horinzontal unterschiedliche Koppelbezeichnungen; Ausnahme Teamteaching - siehe oben;
• Exkurs: Soll die Reihenfolge der Fächer in der Matrix geändert werden, geschieht dies im Fächermedul unter „Modulbezogene Funktionen“ ; mit dem Cursor „anpacken“ und verschieben; hier gibt es aber keine Regel, Vorortentscheideung;
• Abweichungen kontrollieren (über „Abweichungen markieren“) bzw. eintragen; siehe dazu Link: Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
• Abweichungen müssen bei allen betroffenen Unterrichtselementen (auch in allen Koppelelementen) eingetragen werden.
• Koppeln überprüfen: Werkzeug „Koppeln markieren“; überprüfen, dass in allen Koppelteilen der gleiche Eintrag vorhanden ist (Lehrer, Abweichung; Art der Abweichung); bei Abweichungen von Koppelgruppen der in der Stundentafel (z.Bsp. Religion 2/3) zweite Spalte anlegen und hier
• In Klassen oder klassengruppen, in denen eine bestimmtes Fach nicht benötigt werden, die Koppel löschen;
• Überprüfen, ob die Unterrichtsart p für Pflichtfach und x für Wahlpflichtfach stimmt; hier hilft die Listendarstellung; gegebenenfalls ändern;
• Eintragen der Lehrerkürzel (kann im Lehrermodul unter dem Reiter „Schulnummer GMS“ unten links bei „Kürzel“ definiert werden; es werden nur die hier hinterlegten angenommen; da haben die Schulen ihr eigenes System und muss bei Schulwechsel gegebenenfalls angepasst werden (weitverbreitet ist die Lösung: zwei Buchstaben des Nachnamens und den ersten des Vornamens; kann aber bei ähnlichen Namen zu Dopplungen führen; gegebenenfalls anpassen);
• Überprüfen ob bei den Lehrerstunden „Soll“ und „Haben“ übereinstimmt: „Matrix“ –> „Modulbezogenen Funktionen“ –> „Zusatzinformationen“ –> „Informationen Lehrer“: Hier müssen Soll- und Habenstunden abgeglichen sein –> Hall/Sollstunden muss 0 sein; Abgleich; kann auch über das Lehrermodul kontrolliert werden (Reiter „Einsatzschule Übersicht“ ausgegrautes Feld); aber hier kommen viele Quellen zusammen: Matrik, Ermäßigung, Anrechnung und Besonderer Unterricht - erst wenn alles eingepflegt ist, kann diese Sichtprüfung passen;

• Schülerzahlen aktualisieren: Matrix - Modulbezogene Funktionen –> Matrixfunktionen –> Schülerzahlen aktualisieren;
• Schüler den bestimmten Gruppen zuordnen; bei Teilungen kann es passieren, dass sie alle allen Gruppen zugeordnet werden; dies führt zu Doppellungen;

• Jedem Unterrichtselement muss mind. ein Schüler zugeordnet werden; Listendarstellung von Pflicht-/WPF-Unterricht ist hier das übersichtlichste Kontrollinstrument; (Datei –> Unterricht –> Unterrichtsverteilung –> entsprechend auswählen Pflicht- oder Besondereruntericht); die zusätzliche Stunde bzw. die Abweichung eintragen;
• Schülerzahlen überprüfen; Schüler übder die rechte Maustaste (funktioniert in der Matrix grenaus wie in der Listendarstellung) schnell einzupflegen.; gerade wenn ein Fach in zwei Spalten (sprich verschiedene verschiedene Gruppen) aufgeteilt ist; in diesem Fall sind die Schüler automaisch nur in der ersten Spalte und müssen händisch nachgepflegt werden;
• wenn die Stundenzahl auf zwei Lehrkräfte aufgeteilt werden, müssen die Schüler in beiden Gruppen „sitzen“;
• Sollten sich da zahlenmäßige erhebliche Änderungen der Schülerzahlen im Vergleich zur UP ergeben, bitte das der Schulaufsicht mitteilen und in den Kommentar schreiben; im Kommentar bitte auch erfassen wenn SuS bestimmte Fächer in einer Schule des Schulverbundes absolvieren.
  
• kann einem Unterrichtselement kein Schüler zugeordnet werden (z.B. Vorkurs), dann im Lehrermodul bei der entsprechenden Lehrkraft als Anrechnung eintragen; gleicher Anrechnungsart, Stundenzahl addieren (Bsp. Vorkurs - Gruppen- bzw. Teilnehmerzahlen müssen aber im Bemerkungsfeld der Anrechnung Vorkurs geführt werden: Eintragungen - Vorkurs Deutsch und Kooperation Kindergarten / Grundschule);
• TIPP: Kurslisten ausdrucken (Bericht –> Bereich Schule –> „Schüler im Kurs“ –> anwenden –> entsprechend anklicken und anwenden, ausdrucken und von der Lehrkraft überprüfen lassen;
• für den Fall, dass keine Auswahl oder nur eine begrenzte Auswahl über das Werkzeug „Schüler im Kurs“ gewählt werden können; im Modul Fächerwahl nachsteuern (evtl. muss auch das Fach sichtbar gemacht werden; Schüler –> Fächerwahl, modulbezogene Funktion –> Pflichtfach –> entsprechendes Fach ergänzen); händisch geht es auch im Schülermodul unter Unterricht;
• Problematik: bei Abgängen/Zuzügen werden die Schülerzahlen nicht automatisch angepasst; es entstehen Mussfehler; diese können schnell mit Schüler im Kurs nachgepfegt werden;

Link: Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen
5+6 JS je drei verbindliche Sportstunden; 7-10 Sportindex min. 2,5; nicht mehr auf Sportgruppen sondern auf SuS Hilfe: Berichte –> Schule –> Durchschnittlicher Sportindex
Diff Sport und Stützpunktschulen → Siehe Budgetliste Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS

Link zur allgemeinen Wikiseite: Besonderer Unterricht

• Datei –> Unterricht –> Unterrichtsverteilung –> Liste Besonderer Unterricht
• Mit dem Plus können neue Unterrichtselemente angelegt werden.
• Fach kann nur geändert werden, wenn keine SuS mehr im Kurs sind. Fächer können nach Bestätigung jedoch gelöscht werden.

• Symbol „Facher“ auf der Startseite oder Datei –> schulische Daten –> Fächer
• Dazu muss Matrix geschlossen sein. System macht gegebenenfalls darauf aufmerksam. Listendarstellung kann offen bleiben und Veränderungen werden dennoch eingeschrieben; ansonsten speichern und schließen;
• Fächer nach dem „Amtliches Kürzel“ sortieren;
• Darauf achten, dass die richtige Schule gewählt ist.
• LAG (sonstige LbensbezArbeitsgemeinschaft) markieren und „Neuen Datensatz hinzufügen“ wählen; in der Mittelschule unbedingt darauf achten, dass nicht AGP ausgewählt wurde;
• Schuleig. Kürzel nach Wahl überschreiben wie den „Schuleig. Namen“;
• Reiter „Bezeichnungen“
  • Bezeichnung im Zeugnis ausfüllen (z. B. Arbeitsgemienschaft XYZ; wird vor allem wichtig, wenn das Modul Zeugnisschreiben über ASV funktioniert; Kann aber im Moment noch vernachlässigt werden); hat nichts damt zu tun mit welchem Programm das Zeugnis dann tatsächlich geschrieben wird;
  • WICHTIG: Gewichtung des Faches (Pflichtfeld) mit 1 ausfüllen;
• Reiter „Einstellungen“
• Hier auf die richtige Schule achten; wenn die Bezeichnung für beide Schularten verwendet werden soll, dies
  • Häkchen setzen „bei besonderem Unterricht“ verwenden;
  • Speichern;
• Jetzt müsste das Fach im Listenmodul auszuwählen sein.

• Lehrerkürzeleintragen
• Wochenstunden
• Abweichungen
  • auch hier müssen selbstverständlich die Abweichungen eingetragen werden, sofern nicht aus dem „normalen BU“
  • bei Deutschfördermaßnahmen D_PLUS, Abweichung für Inklusion etc. entsprechend der Budgettabelle vorgehen: Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS
• Abweichende Wochenstunden;
• Unterrichtsart (hier gibt es beim Besonderen Unterricht mehr Auwahlmöglichkeiten als beim Pflichtunterricht);
• Eintragen um welche Art des Unterrichtes es sich handelt (x oder p);
• Schüler tatsächlich (Spalte „Schüler geplant“ im Moment völlig unbedeutend; müsste allerdings auch leer sein, da wir den BU für der UP gelöscht haben;)
  • wie bei Matrix, rechte Maustaste
  • übersichtlicher Filter nach Jahrgangsstufe, da hier alle Schüler der Schule zugeodenet werden können;
• Nach Speichern wird das erste Feld „Kursbezeichner“ automatisch ausgefüllt. Dieser baut sich aus Kursname/Kürzel der Lehrkraft zusammen. Der Kursbezeichner kann aber auch schuleigen angepasst werden.
• WICHTIG ist nur, dass die Stunden laut Vorgabe des Schulamtes gekennzeichnet sind; Dies ist auf den „Streifen“ vermerkt, damit es dem richtigen Budget zugeorndet werden kann.
• Exkurs: Stunden mit SuS der Schule in Matrix bzw. BU verbuchen!
• Schülerungebundene Stunden (z.Bsp. Vorkurs,) sind bei der Lehrkraft als Anrechnung zu verbuchen.
• Vorkurs im Bereichß Anmerkungen (drei Punkte wie viele Gruppen und Teilnehmer
• Inkl: Im Bereich Anmerkung mit der entspechenenden Bemerkung anzugeben Profilschule, Inklusive Region, Nachsteuerung)
• Externe SuS sind in der Matrix (siehe 1. eSession) über externe Klasse und entsprechnde Koppel einzutragen;
• Bei der Übermittlung im Bereich Kommentar vermerken; keine Namen nur Zahl und Fach;

Sind die Schritte aus den Fortbildungen alle gemacht, müsste bei den Lehrern Soll- und Hat-Stunden ausgeglichen sein. Lehrermodul –> Reiter „Einsatz Schulen Übersicht“; hier Sichtprüfung durchführen;

• Datenprüfung US: Verwaltung –> Datenprüfung –> Datenbereich Schulen –> Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen für die US-Abgabe (Unterrichtsdaten) zwingend für jede Schulnummer durchführen
• Bestimmte Mussfehler: „Verantwortlicher US fehlt“: sind im Moment noch normal. Sie konnen jetzt noch nicht behoben werden; müsste spätestens ab dem 01.10. eingetragen werden können: Dazu müssen die Daten abgeholt werden (Datei –> Verwaltung –> ASD-Schnittstelle –> Daten aus ASD (–> evtl. Lehrerdaten nochmal abgleichen im Zweifelsfall verwerfen). Sind die Daten aktualliesiert, dann können die fehlenden Daten eingetragen werden.
• Datei –> Schulen –> Schulische Daten –> Organisation 24/25 –> Es entsteht ein zweiter Reiter neben Unterrrichtsplanung kommt der Reiter Unterrichtssituation. Hier müssen die Kontaktdaten eintragen werden. Dies ist für gegebenenfalls für beide Schulnummern durchführen.
• Summendaten eingetragen. Datei –> ASD Schnitt-Stelle –> Übermittlung an ASD –> Summendaten erfassen;
• Es kann bei den Summendaten zu einer Fehlermeldung kommen; Lösung: Konsistenzprüfung 2.1 (Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> ausführen –> System –> Obsolete Summendatenzeilen entfernen) drüberlaufen lassen; muss evtl. mehrmals durchgeführt werden.
• Wir empfehlen die Datenübermittlung ab dem 01.10. schon mal anzustoßen, da noch andere Prüfungen drüberlaufen und gegebenenfalls nachgesteuert werden muss; ABER noch nicht die Abgabe erklären, da Nachbesserungen ohne das Schulamt nicht mehr eigenständig durchgeführt werden können!

• Es scheint wohl vermehrt ein Fehler beim Lehrerdaten abholen vorzukommen („Attribute in ASD und ASV sind gleich, kein Abgleichen nötig“). Ein Löschen der Auftragstabellen über die Konsistenzprüfung hat zuverlässig geholfen.

• ORG-Klasse muss leer sein –> dringende Empfehlung, ORG-Klassen zu löschen;

• Im offenem Ganztag bei Fehlern zu Summendaten/Gruppen: Bericht Datenbereich Schulen - OGTS Anlage3 erzeugen und die Daten auf Plausibilität prüfen. (Ggf. zusätzlich die Konsistenzprüfung für „System / Obsolete Summedatenzeilen“ nötig, bitte vorsichtshalber mehrfach ausführen.)
• Grundregel: Haben Konsistenzprüfungen angeschlagen, diese immer mehrfach ausführen.

• Fehlermeldung Fachkategorie ungültig: Erneut im Fächermodul das entsprechende Fach aufrufen –> Einstellungen –> rot markierte Fachkategorien löschen.

• Änderungen im Schulprofil (GT, PK, BiLi etc.) über Multi beantragen.

• Schüler MS tritt unterjährig nach letzter US aus, danach Prüfungsteilnahme als Externer. Folge: Messfehler „Schülerstatus fehlt“. Lösung, da Prüfungsergebnis ja bereits gemeldet ist: Rückversetzen in seine letzte Regelklasse, dort Austrittsdatum zwischen 10.23 und 6.24 setzten.

• Kann bei einer verbeamteten Lehrkraft unter Dienst die Zeit „von - bis“ nicht geändert werden, kurzzeitig das Rechtsverhältnis und Dienstherr auf „so“ umstellen, Datum ändern und unbedingt Rechtsverhältnis/Dienstherr zurückstellen!

• Fehlermeldung „Geburtsdatum passt nicht zur PKZ“: Bitte mit SVS-Fraas abgleichen und Multi kontaktieren.

• Lehrkräfte mit Schwerbehinderung, die wegen GdB kein Arbeitszeitkonto ansparen müssen –> Rücksprache mit Multi (erstellt Ticket für Plausibilität-Ausnahme), keine Offizielle Lösung vorhanden.

• Lehrkraft GS mit Einsatz überwiegend an MS (aber offiziell weiter GS) muss kein AZK ansparen, Plausibilität verlangt aber AZK –> Rücksprache mit Multi (erstellt Ticket für Plausibilität-Ausnahme), keine Offizielle Lösung vorhanden.

• Lehrkräfte Abgänge wegen Wechsel gleiche Schulart, Ruhestand oder Tod wie gehabt eintragen (OE, UPZ0, Abwesenheit SO, Abgangsgrund und -datum eintragen). Ebenso mit Neuzugängen verfahren. Achtung, bei LAA Zugangs-/Abgangsgrund NICHT eintragen!)

In Zweifelsfällen immer nachschlagen:

• Tabelle mit Personalbeispielen, wie Lehrkräfte eingetragen werden.
• in der Excel-Tabelle, insbesondere Informationen Zu-/Abgänge Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

• Sonderbudgets entsprechend Budgetierung des Unterrichts im GMS-Bereich und Grundschulbereich der FWS erfassen; in der Matrix können alle Abweichungen mit „Abweichungen markieren“ überprüft werden - zudem können Abweichungen, Unterrichtsart und Schülerzahlen in der Listendarstellung gut überprüft werden.

• Datenprüfung starten unter Datei, Verwaltung, Datenprüfung.
• Für jede Schulnummer ausführen: Datenbereichereich Schulen.
• Alle Prüfungen starten, die mit „Oktoberstatistik US: PL-Prüfungen…“ benannt sind.

Bei „Doppelschulen“ für jede Schulnummer nurchführen;

• Vor jeder neuen Übermittlung immer erst Quittungen abholen!

• Bei Übermittlungsproblemen zwingend Prozessberichte löschen, bevor erneut übermittelt wird, sonst taucht bei der nächsten korrigierten Lieferung ggf. Übermittlungsfehler auf! Dies ist insbesondere wichtig, wenn aufgrund der kurzfristigen Budgetlisten des Schulamts Änderungen eingepflegt wurden und erneut übermittelt werden muss.
  

Daten abholen: Datei, Verwaltung, ASD-Schnittstelle, Übermittlung aus ASD, Button Daten abholen

Ansprechpartner zur US eintragen: Datei, Schulische Daten, Schulen, Organisation 20/21, Reiter Unterrichtssitzation (US)

Vorbereitung und Datenübermittlung:
https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtssituation/us_datenuebermittlung\\

• Daten abholen
• Ansprechpartner eintragen
• Abgleichdaten zu Lehrkräften verwerfen
• Summendaten erfassen
• Kommentare erfassen
• Daten übermitteln
• bei K-Fehlern dennoch übermitteln
• bei M-Fehlern Fehler verbessern und erneut Daten übermitteln
• Quittungen abholen, bei Fehlern verbessern und erneut übermitteln, ggf. Prozessberichte löschen (s.o.)
• niemals neu übermitteln, bevor die Quittung abgeholt wurde!
• bei erfolgreicher Übermittlung freuen

• Wenn die Übermittlung ohne spezifische Fehlermeldung abbricht, bitte an den zuständigen Multi wenden.
• In einigen Fällen helfen auch die „Finde-„Fehlersuchen der Konsistenzprüfung 2.1 weiter (Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen –> Konsistenzprüfung 2.1 –> starten –> Prüfung ausführen –> US-Unterstützung → Finde…).

Abgabe erklären, wenn keine Änderungen nötig/zu erwarten sind:
https://doku.asv.bayern.de/gms/unterrichtssituation/us_abgabe\\

• Kontrollzahlen bestätigen
• Abgabe erklären nicht vergessen
• bei erfolgreicher Abgabe schulscharfe Sicherung und unbedingt erneut freuen

• Anwendungsdaten/Wertelisten aktualisieren
• Bei Verbindungsproblemen zum ZSS und allen anderen Problematiken bitte immer unter https://doku.asv.bayern.de/cms/start vergewissern, dass kein aktueller Hinweis hierzu veröffentlicht wurde.
• Schulscharfe Sicherung erstellen und „sprechend“ benennen;
• Die neue Schülersuche ist aktiv: Es werden mehr Schüler mit ähnlicher Schreibweise angezeigt; bei Unklarheiten und Zweifeln bitte unbedingt mit der abgebenden Schule Kontakt aufnehmen;
• Hinweis GS: Schüler, die aus der Meldeamtsdatei übernommen wurden, aber nicht eingeschult werden - auch Rücksteller / Korridorkinder - müssen spätestens Ende Juli gelöscht werden, damit keine Schülerdoubletten entstehen. Bitte noch keine Schüler manuell am ZSS anmelden. Schülerdaten können über „Stammdatenexport“ im Menü „Modulbezogene Daten“ für das nächste Schuljahr exportiert werden (Datenschutzhinweis: verschlüsselt speichern bzw. auf Datenträger im Safe lagern!)

• 1. Meldung ist bei dem Schulamt angekommen und evtl. Änderungen sind in Absprache vorgenommen;
• Die 2. Lieferung beinhaltet den gesamten Pflicht- und Wahlpflichtuntericht sowie den Eintrag des Ganztagesunterricht in der Matrix.
• Weitere Zusatzstunden/-budgets sind nur dann einzutragen, wenn sie vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurden bzw. durch das KM definitiv feststehen (z.B. IND_FÖ_MK in MK).

• Überprüfung oder Ergänzung der Fachnamen (WiB, WiK, ES, NT, GPG, WG, Inf, IdiG) nach LP-Plus in Jahrgangsstufen 1-10 in der Matrix:
  • Ggf. Fach händisch setzen: Fächer, rechts SchulNr. der MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) WG suchen, Einstellungen, Hauptschule, Haken „in der Matrix verwenden“ setzen.
  • Ggf. Fächer in der Matrix neu sortieren über: Fächer, modulbezogene Funktionen, Fächer, Fächer sortieren, Reiter „Fächer Matrix“, Fach an der Nr. anpacken und ziehen.
  • Ggf. Anzahl der Fachspalten anpassen über: Fächer, rechts SchulNr. der GS/MS, amtl. Kürzel (1. Spalte) Fach suchen, Einstellungen, Grund- oder Hauptschule, „Fachgruppen Anzahl“ Zahl ändern (Fächerspalten in der Matrix anlegen).
• Fach Informatik - Besonderheiten pflegen (Pflichtfach in Matrix in Jgst. 5-10)
  (Fächerbezeichnung LehrplanPLUS Mittelschule
• Ggf. in der GS über Fächermodul neue Fachspalten anlegen (Überprüfen, dass bei den neuen Fächern „GU(MuKuWG)“ und „IF“ der Haken bei in der Matrix gesetzt ist.
• In der Matrix in GU(MuKuWG)“ und „IF“ überprüfen, ob die Unterrichtsart „P“ (Pflichtunterricht) eingetragen ist.
• Jami GU 2-3 in der Jahrgangsstufe 2 mit Einzelfächern in Jahrgangsstufe 3 zu kombinieren
  (Jahrgangsstufenübergreifende Koppelung bei unterschiedlicher Stundentafel).

• Alle SuS sollten in der zu erwarteten Klasse des Planungsschuljahres sitzen bzw. bei Abgängern im aktuellen Schuljahr mit Austrittsdatum (spätestens 31.07.202x) versehen sein.
• Das Fächerwahlmodul hilft, die Fächer in Schülermodul und Matrix mit den richtigen Ist-Zahlen zu befüllen. (Datei-Schüler-Fächerwahl). Ggf. müssen die korrekten Fächer ein- oder falsche ausgeblendet werden. Achtung: Das Ausblenden eines Fachs im Fächerwahlmodul löscht nicht die Fächerbelegung bei den Schülern! Hilfestellung Fächerwahl-Modul: Fächerwahl der Schüler
• Die Schulaufsicht erwartet zum Abgleich der Plan-Zahlen auch die Lieferung der Ist-Zahlen (über reale SuS), soweit möglich. Plausible Abweichungen von den vorhandenen Ist-Schülern können dennoch über die Planzahlen geplant werden.

Siehe auch: Pflege der Klassen und Klassengruppen (Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr).

• Unstimmigkeiten müssten schon aufgefallen sein; hier bitte händisch bei Schülerzahländerungen nachpflegen; Änderungen auch bei den Planzahlen in der Matrix;
• Ggf. Aktualisierung der Schülerzahlen in Klassengruppen (Planzahlen!)
• Pflege der „Besonderheit“ im Reiter „Stammdaten“ bei Ganztagsklassen Offene und gebundene Ganztagsangebote
• Pflege von Klassengruppen insbesondere bei Jamiklassen (über modulbezogene Funktionen im Klassenmodul) und weiteren klassenübergreifenden Klassen
  (Jahrgangskombinierte Klasse (GS)
• Schon bekannte Klassenleiter eintragen (optional)

• Bei allen jahrgangsreinen Klassen bitte zwingend mit einer Ziffer beginnen, also 5aGT oder 5GT und nicht G5a.
• Jahrgangsgemischte Klassen mit einem Buchstaben beginnen, also J3/4 für Jami 3/5.

Siehe auch: Pflege der Matrix (Überarbeiten der Unterrichtselemente in der Matrix im neuen Schuljahr);

• Bei JaMi derzeit auf die Führung der Sammelzeile verzichten, da Planzahlen sonst nicht händisch angepasst werden können.
• Händische Pflege der Schülerzahlen in der Matrix für alle Unterrichtselemente
• Ggf. unter besonderer Vorsicht Schülerplanzahlen in der Matrix über „Modulbezogene Funktionen“, „Matrixfunktionen“, „Schülerzahlen aktualisieren“ aktualisieren: „im ausgewählten Unterrichtselement“, „geplante Schülerzahlen soweit möglich aktualisieren“ oder händisch! (Nicht „in allen Unterrichtselementen der Schule“, da sonst Sport- oder Fachgruppen zerschossen werden!)
• Pflege aller Koppeln

• Kontrolle, der Abweichungen in der Matrix;
  (Zur Kontrolle: Häkchen bei „Abweichungen markieren“ setzen.)
• Gebundenen Ganztag entsprechend der Vorgaben eintragen: Offene und gebundene Ganztagsangebote.
• Flexible Stunde in GS eintragen, bei Aufteilung in Jahrgangsstufe 4 (ab 26 SuS möglich) auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren; Abweichung eintragen.
• Förderstunden in 5/6 eintragen, bei Aufteilung auf zwei Gruppen Schülerzahlen halbieren; Abweichung eintragen; (Stunden müssen aus dem Verbundbudget getragen werden.)

Sportindex

• DSU entsprechend der Vorgaben eintragen - die durchschnittliche Anzahl der Sportstunden eines Schülers pro Woche in der Mittelschule (ehemals Sportindex) muss erfüllt sein,
• Koppeln über 6/7 sind nun möglich, da der Sportindex nun aus der Schülersicht erfüllt werden muss und nicht mehr aus Sichtweise der Unterrichtselemente.
• Weitere Infos unter: Sportunterricht an Grund- und Mittelschulen

Externe Schüler im Verbund

• Externe Schüler an der Zielschule (im Verbund) in eine EXT-Klasse hinzuaddieren (unter Schülerzahlen geplant - kein Eintrag bei extern). Dafür eine EXT-Klasse im Klassenmodul anlegen.
• An abgebender Schule die Zahlen im Kurs reduzieren bzw. Unterrichtselement löschen.
• Im Kommentarfeld beim Absenden der UP unbedingt das Schulamt über die Abweichungen durch Verbundschüler informieren.
• In JgSt. X im Fach Q gehen/kommen Y SuS im Verbund an/von Schule Z.

Wahlpflichtfächer

• x statt p bei WPF überprüfen/eintragen (Listendarstellung über Datei, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht-/Wahpflicht)
• In allen Pflichtfächern muss „P“ ausgewählt sein.

Besondere Klassenarten wie Deutschlassen oder Praxisklassen

• GMS: Klassenarten an Grund- und Mittelschulen

Ggf. reicht die Überprüfung.

• Überprüfen, ob bei den Lehrkräften ein SNR####-Reiter existiert, der mit der Stammschule oder „verwaltet von“ Schule übereinstimmt. Wenn nicht, eine neue Einsatzschule mit der entsprechenden Nummer erstellen.
• Vor/zu der UP müssen im Lehrkräftemodul bei den Anrechnungen der Lehrkräfte im Reiter [Schunummer]GMS folgende Anrechnungen gelöscht werden:
  • vk (Vorkurs Deutsch)
  • wkE (Kooperation Kindergarten-Grundschule)
  • baG (Zusatzstunden gebundener Ganztag)
• Setzen Sie bei LAAs die UPZ auf 0.
• Löschen Sie den Einsatz teilmobiler Reserven (unter Reiter „Einsatz 2x/2x“ → „Einsatz als mobile Reserve“ und Reiter „1234GMS“ → „Anrechnungen“). Vollzeitliche Mobile Reserven, die keine festen Unterrichtsstunden haben, können unverändert belassen werden.
• Beim Schulleiter unter dem Reiter „1234GMS“ die Funktion Schulleitung eintragen.
• Die Reiter mit der/den Schulnummern überprüfen. Hier sind eventuell Einträge bei „Mehrarbeit/Nebentätigkeit“ und „Zuweisung an diese Schule“ vorhanden. Diese müssen unbedingt gelöscht werden.

• Bitte den BU komplett löschen, soweit noch nicht geschehen, da die Stundenbudgets sonst im Schulamt nicht korrekt ankommen.
• Wahlunterricht wie IdiG oder Buchführung kann jetzt schon eingetragen werden - sofern überhaupt realistisch und mit Schulrat abgesprochen:
  Wählen Sie bei „Unterricht“, „Unterrichtsverteilung, „Liste Besonderer Unterricht“ das Fach „IdiG“ (oder „BuF“) und die UArt „w“ aus. Die Lehrkraft kann jetzt noch unberücksichtigt bleiben. Unter „Schüler gepl.“ tragen Sie die entsprechende Anzahl ein.
• Weiterer BU (Zusatzstunden/-budgets) ist erst dann einzutragen, wenn er vom Schulamt tatsächlich zugewiesen wurde.

plausibilitaetspruefung

• Nach Eingabe der Matrix sollte eine Datenprüfung durchgeführt werden für den Bereich Klassen/Klassengruppen (Name der Plausibilitätsprüfung: ASVKlasse_UP_PKL_MS)
• Überprüfen Sie auf jeden Fall (sofern nicht per Fehlerprüfung bemängelt) die Einträge in den Fächern SmD, SwD, FöU
• Überüfen Sie in der Liste „Datei“, Unterricht, Unterrichtsverteilung, Liste Pflicht- Wahlpflichtunterricht die Einträge bei „Schüler gepl.“
• Ergänzen Sie nötige Abweichungen, die zu einer Unterrichtsmehrung führen (z.B.: T) sowie die Stundenabweichungen (z.B.: +2)
• Alle Datenprüfungen unter dem Datenbereich Schulen durchführen, die mit UP: beginnen.

• Abgabe der UP-Meldung
• Anwendungsdaten & ASD-Schnittstelle aktualisieren
• Anlegen einer „sprechenden“, schulscharfen Datensicherung
• Wechsel in Planungsschuljahr 2024/25 falls noch nicht geschehen.
• Übermittlung anstoßen an ASD: „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung an ASD“, rechts Button „Unterrichtsplanung“, Kommentare erfassen (min. das Datum und Schulleiternamen).
• Bei Fehlermeldung nach automatischer Datenprüfung die Fehler verbessern und erneut Übermittlung anstoßen bzw. „dennoch senden“ bei überprüften und unbestätigten K-Fehlern.
• Nach erfolgreicher Übermittlung Quittungen abholen unter „Datei“, „Verwaltung“, „ASD-Schnittstelle“, Reiter „Übermittlung aus ASD“. Bei nicht selbst lösbaren Fehlern den Multi kontaktieren.
• Geänderte erneute Meldungen nach Ende der Meldefrist müssen immer mit der Schulaufsicht abgesprochen werden.
• Mitteilung des Übermittlungserfolgs bis zum Stichtag an Ingrid Faust per E-Mail faust@bdb-bay.de.
  

Die Schülerdaten sollten zum Schuljahresende abgeschlossen werden, damit zur Oktoberstatistik nicht zu viele entsprechende Nacharbeiten anfallen. Hier werden alle entsprechenden Schritte erklärt: Arbeiten zum Jahresabschluss

Über Eintragungen von Zu-/Abgängen von Lehrkräften kann man sich vorab unter folgenden Links informieren:
Die verfügbaren und relevanten Beschäftigungsverhältnisse entnehmen Sie bitte der unten verlinkten Liste. Auf einem zweiten Reiter in der Exceltabelle finden Sie zusätzlich die Übersicht der Zu- und Abgängsgründe: Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

Diese Eintragungen sind zwar nicht Bestandteil der Übermittlung der UP, können aber dennoch schon angegangen werden:

Korridor-Kinder:
Für Kinder, die im aktuellen Schuljahr den Korridor in Anspruch genommen haben und im Planungsschuljahr eingeschult werden, gibt es ein Einschulungsmerkmal „Art der Einschulung“ K (mit Korridor).
Bei Korridor-Kindern des Planungsschuljahres, die auf Wunsch der Eltern nicht eingeschult werden, müssen die bereits erfassten Daten aus Datenschutzgründen (Verbot der Vorratsdatenspeicherung) im Planungsschuljahr gelöscht werden. Die Daten müssen im folgenden Schuljahr wieder eingegeben werden. Das Schulkind wird dann mit dem Eintrag „K“ in die erste Klasse aufgenommen. Einschulungskorridor

• Doku zur AP: Die Abschlussprüfung an Grund- und Mittelschulen
• Damit die Teilnahmelisten für die Abschlussprüfungen (MSA) korrekt funktionieren, wird über Datei-Schüler-AbschlussprüfungenBerechnungen/Datenprüfungen empfohlen. Dort für jede Prüfungsklasse die Funktion MSA Fächerwahl starten.
• Typische Fehlerquellen beim Anlegen des QA: Für die Fachkategorie 6 (R/Sp/Mu/Ku/Info/BuF) und die Fachkategorie 8 (Einzelprüfung) muss unter Datei → Schulische Daten → Fächer mehr als nur ein Fach eingetragen sein.
• Häufig liegt es daran, dann nicht alle Inhalte aus der Doku Vorbereitungen umgesetzt wurden, wenn beispielsweise Eingaben nicht gespeichert werden können. Insbesondere müssen ggf. wiederholt erneut die Fachschlüssel für den QA erneut eingetragen werden.

Bundesjugendspiele - Export aus ASV
Auslesen aus ASV (Verwaltung –> Exportbibliothek –> Bundesjugendspiele)
Klasse im Navigator einstellen
alle auswählen (Steuerung + A)
Namen in der Tabelle evtl. verändern https://www.bundesjugendspiele.de/wp-content/uploads/downloads/testimport.xls. evtl. auch Überschriftenzeile anpassen
https://www.bundesjugendspiele.de/ Veranstaltung anlegen
Gruppen anlegen
Sygronisieren –> dauert immer eine Weile; evtl. Neustart erforderlich Teilnehmer verwalten –> Teilnehmer importieren: Datei auswählen –> alle markieren –> Teilnehmer importieren
in Klassen bzw. Riegen einteilen.
alle Listen drucken

Druck der Urkunden - für meine Begriffe mehr Aufwand bei der Druckereinrichtung als händisch ausfüllen;

alternativ http://www.netschool.de/spo/bjs/bjsintro.htm http://www.netschool.de/spo/bjs/frml_laj.htm als Beispiel für Jungen; aber für meine Begriffe nur als Auswertungstool;